Documentatie verzoeken

Vraag documentatie aan van bedrijfseigenaren en belanghebbenden en sla relevante discussies op in de Projecten-app.

Hoe het werkt

Om documentatie aan te vragen kunt u een aanvraag toevoegen en deze aan de desbetreffende persoon toewijzen. Als de persoon eenmaal is toegewezen, ontvangt hij/zij een melding per e-mail met een koppeling waarmee de aanvraag geopend kan worden, waarbij hij/zij de optie heeft om een bijlage bij te voegen of een opmerking te posten.

Wanneer de toegewezen persoon een verzoek bijwerkt, wordt de verzoeker hiervan per e-mail op de hoogte gesteld. U kunt een discussie met de persoon voortzetten door aanvullende bestanden bij te voegen of een opmerking te posten of u kunt het verzoek sluiten.

Voorbeelden

Voorbeelden van verzoeken

In de korte lijst hieronder treft u een aantal verschillende soorten documentatie aan die vaak bij eigenaren van ondernemingen worden aangevraagd:

Afschrijvingsplanningen van vaste activa
Een lijst van nieuwe en ontslagen werknemers in het afgelopen jaar
Een lijst van gebruikersaccounts met superbeheerdertoegang tot de ERP
De zelfcontroleresultaten voor een transactievoorbeeld
Firewall-netwerkschema's
Procesdocumentatie financiële afsluiting

Werken met verzoeken

In de tabel hieronder worden de gebieden beschreven waarin u binnen de Projecten-app met verzoeken kunt werken.

Gebied	Beschrijving	Informatie
Verzoeken-paneel	Snel een nieuw verzoek toevoegen, een bestaand verzoek updaten, en bijlagen die bij een verzoek horen bekijken of downloaden.	Aanvragen toevoegen
Bulkimporteerprogramma op de startpagina van Platform	Verzoeken in bulk uploaden naar een project.	Aanvragen in bulk importeren
Pagina Verzoekenlijst volgen	Nieuwe verzoeken toevoegen, bestaande verzoeken updaten, bijlagen die bij verzoeken horen bekijken of downloaden, en alle verzoeken binnen het project bijhouden.	Verzoeken beheren
Taakvolger	Alle taken, verzoeken en beoordelingen voor alle projecten binnen het Diligent One-voorbeeld volgen	Verzoeken beheren

Verantwoordelijkheid voor verzoeken toewijzen

U kunt controleren wie er toegang heeft tot een verzoek door een persoon als de eigenaar van het verzoek aan te wijzen. Indien u extra personen moet bijvoegen om een bijdrage te leveren aan een verzoek, dan kunt u ze bij het verzoekitem in CC zetten.

Opmerking

Eigenaren en bijdragers van verzoeken hoeven niet als gebruikers te worden toegevoegd aan een Diligent One-instantie.

Opmerking

Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw Diligent One-organisatie zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt een waarschuwingsbericht: Dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Documentatie aanvragen bij Human Resources

Scenario

U dient extra informatie te verzamelen bij de Human Resources-afdeling met betrekking tot medewerkers die in het afgelopen jaar bij het bedrijf gekomen zijn.

Verwerken

U stuurt een aanvraag naar Human Resources, waarin u vraagt om een lijst van de nieuw aangenomen medewerkers:

AanvrageryourName
CCGeen
BeschrijvingEen door het systeem gegenereerde lijst van medewerkers die tijdens de auditperiode zijn aangenomen (er wordt een voorbeeld geselecteerd om mee te testen)
BronControletest
EigenaarHuman Resources
Vervaldatum04-02-2018
StatusOpenen

Resultaat

Human Resources ontvangt de aanvraag en kan de relevante documentatie verstrekken door een bestand bij te voegen.

Meldingen

Er bestaan twee soorten meldingen die gerelateerd zijn aan verzoeken:

E-mailmeldingen
Meldingen binnen de Projecten-app

E-mailmeldingen

Als u eenmaal een persoon hebt aangewezen als de eigenaar van het verzoek, of een persoon in CC zet om een bijdrage te leveren aan het verzoek, dan ontvangt die persoon een melding per e-mail.

Meldingen binnen de Projecten-app

Verzoekers, eigenaars van verzoeken en de personen in CC worden op de hoogte gesteld van nieuwe bijlagen () en opmerkingen () op de pagina Verzoekenlijst volgen en Taakvolger.

De melding voor nieuwe bijlagen in het venster Verzoeken wordt weergegeven door een paperclip met een rode stip .

Terugkerende herinneringen sturen

Als u terugkerende herinneringen over verzoeken moet verzenden, kunt u configureren hoe vaak e-mailmeldingen moeten worden verzonden naar verzoekeigenaren en personen in CC.

Zie Terugkerende aanvraagherinneringen sturen voor meer informatie.

Vergrendelde verzoeken

Als een onderdeel door een andere gebruiker is uitgecheckt met behulp van Offline projecten of Diligent One voor de iPad, dan worden de verzoeken binnen dat gedeelte vergrendeld in de alleen lezen-modus.

Vergrendelde verzoeken worden op de pagina Verzoekenlijst volgen en in de Taakvolger weergegeven met een slotpictogram naast het desbetreffende verzoek.

Beveiligingsfunctionaliteiten

Om beveiligde en juiste toegang tot verzoeken te kunnen aanbieden, heeft Diligent een aantal beveiligingsfunctionaliteiten ingebouwd.

URL met tokens

De verzoekkoppeling is een URL met tokens die bij ieder verzoek automatisch wordt aangemaakt. De URL met tokens bevat een combinatie van kleine letters, numerieke tekens en speciale tekens.

Opmerking

De URL met tokens is met opzet complex gemaakt, om beveiliging van de datatoegang te verzekeren.

Let op

Aangezien de URL met tokens als een wachtwoord functioneert, is het van belang om deze veilig en privé te bewaren. Zorg ervoor dat u de URL met tokens niet met anderen deelt.

Toegewezen toegang

Als een verzoek eenmaal is toegewezen, wordt er een e-mailmelding aan de beantwoorder verstuurd met een koppeling naar het verzoek.

Als u een verzoek aan een Bijdrager-beheerder, een Bijdrager-tester of een Bijdrager-gebruiker toewijst, dan dient de gebruiker op de koppeling in de e-mail te klikken en zich met de aanmeldingsgegevens van de startpagina van het Platform aan te melden alvorens hij/zij toegang kan krijgen tot het verzoek. E-mailmeldingen die worden verzonden vanuit Projecten leiden Diligent One-gebruikers om naar de app Beoordelingen. Elke kaart binnen Beoordelingen heeft een koppeling naar Projecten. Gebruikers die niet bij Diligent One staan ingeschreven, ontvangen een openbare URL.
Indien u een verzoek aan een niet-gelicentieerde gebruiker toewijst, dan ontvangt die persoon per e-mail een openbare koppeling om toegang te krijgen tot het verzoek.

Beperkingen

Wanneer de beantwoorder op de koppeling in de e-mail klikt, wordt hij of zij omgeleid naar de Details-pagina van het verzoek en kan hij/zij de volgende, beperkte acties uitvoeren:

Bijlagen uploaden of bekijken
Opmerkingen bijvoegen
De volgende velden bekijken: Verzoeker, Beschrijving, Contact, Vervaldatum en Status.

Verlopen van verzoekkoppelingen

De koppeling om het verzoek te bekijken verloopt indien:

de gebruiker aan wie het verzoek is toegewezen uit het project verwijderd wordt
een project wordt gearchiveerd of verwijderd
een verzoek aan een andere gelicentieerde of niet-gelicentieerde gebruiker wordt toegewezen
een verzoek wordt verwijderd
een verzoek wordt gesloten
Opmerking
Indien het verzoek wordt heropend, dan kunt u een nieuwe melding naar de desbetreffende persoon sturen, waarmee automatisch een nieuwe koppeling naar het verzoek wordt aangemaakt.