Creare programmi di certificazione

Inviare richieste di certificazione alle parti interessate nei vari reparti dell'organizzazione.

Prima di iniziare

Prima di poter creare un programma di certificazione, è necessario creare un progetto e definire uno dei seguenti elementi nel progetto:

Flusso di lavoro del piano di lavoro	Flusso di lavoro del controllo interno
Obiettivi Rischi. Procedure.	Obiettivi Narrazioni Rischi. Controlli.

Come funziona

Un programma di certificazione è un sistema di gestione che definisce i gruppi di persone e gli elementi che devono essere certificati e altre informazioni contestuali. È possibile creare più programmi di certificazione all'interno di un singolo progetto.

Una volta creato un programma di certificazione, è possibile inviare richieste di certificazione (questionari di Risultati) dall'applicazione Progetti alle parti interessate appropriate, monitorare i progressi e aggregare le risposte per l'analisi.

Flusso di lavoro

Stati

Una volta creato un programma di certificazione, è possibile visualizzare lo stato di ogni programma nella sezione Certificazioni sulla dashboard del progetto:

Stato	Descrizione
Bozza	È stata salvata la configurazione del programma di certificazione e scelto di inviare i questionari ai partecipanti in un secondo momento.
Non avviato	Sono stati inviati i questionari ai partecipanti, ma non è stata ricevuta alcuna risposta.
In corso	I partecipanti hanno iniziato a rispondere al questionario e hanno salvato le proprie risposte. È stato presentato almeno un questionario.
Completo	Tutti i partecipanti hanno risposto al questionario.
Scaduto	La data di scadenza del programma di certificazione è trascorsa e almeno un partecipante ha risposto al questionario.

Stato di avanzamento

La sezione Certificazioni sulla dashboard del progetto mostra anche lo stato di avanzamento complessivo di ogni programma. Avanzamento rappresenta il numero di questionari completati rispetto al numero totale di questionari per il programma di certificazione in tutti i gruppi.

Tipi di certificazione

È possibile creare due tipi di certificazione:

• Sequenziale richiede ai partecipanti di rispondere in un ordine specifico (impostazione predefinita)
• Parallela consente ai partecipanti di rispondere contemporaneamente

Livelli di certificazione

Il livello di certificazione definisce il tipo di elemento nell'applicazione Progetti che richiede la certificazione. A seconda del flusso di lavoro del progetto, è possibile includere i seguenti elementi in un programma di certificazione:

Flusso di lavoro	Elemento	Utile per...
Piano di lavoro	Obiettivi	Programmi SOX che certificano più procedure per obiettivo
	Rischi.	condurre valutazioni del rischio
	Procedure.	Programmi SOX che certificano mediante singole procedure
Controllo interno	Obiettivi	Programmi SOX che certificano più controlli per obiettivo
	Narrazioni	Programmi SOX che certificano mediante singole narrazioni di processo
	Rischi.	condurre valutazioni del rischio
	Controlli.	Programmi SOX che certificano mediante singoli controlli

Dati delle certificazioni

Per sapere dove vengono registrati i dati delle certificazioni e a quali dati gli altri hanno accesso, vedere Registrare le certificazioni.

Limitazioni

• Il numero massimo di istanze del questionario di Risultati per ciascun progetto è 100.000.

  Per inviare la certificazione è necessario ridurre il numero di partecipanti o gli elementi specificati nella certificazione.

• Il numero massimo di obiettivi, rischi, narrazioni o procedure/controlli per gruppo di certificazione è 500.

Quali modifiche nell'applicazione Progetti hanno un impatto sul meccanismo delle certificazioni?

A seconda della modifica apportata, alcuni aspetti hanno un impatto sul meccanismo delle certificazioni.

Modifica	Quando è possibile apportare la modifica	Impatto
Si aggiunge una persona a un gruppo di certificazione	Solo se la certificazione è in stato di bozza	Certificazione sequenziale La persona riceve un'e-mail contenente un link al questionario solo dopo che la persona che la precede nella sequenza ha inviato una risposta. Certificazione parallela La persona riceve un'unica e-mail che elenca tutti gli elementi che dovono essere certificati e i link al questionario associati.
Si aggiunge, rinomina o rimuove un gruppo di certificazione	In qualsiasi momento	Aggiungi gruppo I partecipanti al gruppo possono iniziare a certificarsi sugli elementi una volta inviate le richieste di certificazione. Rinomina un gruppo Nessun impatto. Rimuovi gruppo Interrompe il processo di certificazione per il gruppo. Tutti i record in Risultati vengono conservati. Nota Non è possibile rimuovere l'ultimo gruppo rimasto in una certificazione inviata. È possibile eliminare interamente la certificazione oppure aggiungere un nuovo gruppo prima di rimuovere il vecchio.
Si sostituisce una persona con un'altra all'interno di un gruppo di certificazione	In qualsiasi momento	Le risposte della persona precedente vengono conservate nei record di certificazione in Risultati. Certificazione sequenziale La nuova persona riceve un'e-mail contenente un link al questionario e la sequenza di invio delle risposte continua. Certificazione parallela La nuova persona riceve un'unica e-mail che elenca tutti gli elementi che dovono essere certificati e i link al questionario associati.
Si rimuove una persona da un gruppo di certificazione	Solo se la certificazione è in stato di bozza	Certificazione sequenziale La persona successiva nella sequenza (se applicabile) riceve un'e-mail contenente un link al questionario. Certificazione parallela La persona non può più rispondere al questionario.
Si aggiunge o si rimuove un elemento su cui i partecipanti si possono certificare	Solo se la certificazione è in stato di bozza	I partecipanti si possono certificare sugli elementi specificati una volta inviate le richieste di certificazione.
Si elimina un elemento incluso nella certificazione	In qualsiasi momento Nota È necessario rimuovere l'elemento dalla certificazione o eliminare la certificazione prima di poter eliminare l'elemento.	Tutte le risposte al questionario inviate relative all'elemento vengono conservate in Risultati. Tutti i link ai questionari in sospeso relativi all'elemento scadono e le e-mail interrompono l'invio.
Si esegue una delle seguenti operazioni: Disabilitare le certificazioni all'interno del progetto Archiviare il progetto Eliminare temporaneamente il progetto	In qualsiasi momento	Tutti i link ai questionari in sospeso scadono e le e-mail interrompono l'invio. La raccolta viene archiviata in Risultati.
Si annulla l'archiviazione o si ripristina un progetto eliminato	In qualsiasi momento	Anche l'archiviazione della raccolta corrispondente in Risultati viene annullata o la stessa viene ripristinata e il processo di certificazione riprende.
Si elimina definitivamente un progetto	In qualsiasi momento	La raccolta viene archiviata in Risultati e non mostra più un link al progetto.
Si esegue il rollforward del progetto	In qualsiasi momento	Le certificazioni vengono copiate nel nuovo progetto in stato di bozza. I questionari non vengono inviati automaticamente ai partecipanti. È necessario inviarli manualmente dal nuovo progetto. In Risultati viene creata automaticamente una nuova raccolta contenente tutti i membri della raccolta e i questionari creati in precedenza. Il nuovo progetto e la nuova raccolta vengono collegati automaticamente.
Si copia una certificazione	In qualsiasi momento	I dettagli del programma di certificazione e gli eventuali file allegati vengono copiati. Il programma di certificazione viene salvato come bozza. Le risposte delle certificazioni (i record di Risultati) non vengono copiate.
Si elimina una certificazione	In qualsiasi momento	La certificazione viene rimossa definitivamente dall'applicazione Progetti. Tutti i link ai questionari in sospeso scadono e le e-mail interrompono l'invio. I questionari e i record in Risultati vengono conservati.

Esempi

Autorizzazioni

Gli amministratori di sistema con una sottoscrizione Professional in Launchpad possono abilitare le certificazioni.

I gestori professionali e gli utenti professionali hanno accesso in lettura e scrittura alle certificazioni. I revisori di supervisione, i dirigenti di supervisione e i responsabili dei collaboratori hanno accesso di sola lettura alle certificazioni.

Abilitare le certificazioni

Abilitare le certificazioni in un progetto per iniziare a creare un programma di certificazione.

1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

   Si apre l'home page Progetti.

2. Aprire un progetto.

   Si apre la dashboard del progetto.

3. Fare clic su Impostazioni della scheda di gestione del progetto.

   Si apre la sottoscheda Impostazioni.

4. Accanto a Certificazioni, selezionare Abilita.
5. Fai clic su Salva.

   Risultato Le certificazioni sono abilitate nel progetto. È possibile fare clic sul link alla raccolta Risultati per creare un questionario. Per maggiori informazioni, consultare Creare questionari.

Creare un programma di certificazione

Inserire i dettagli della certificazione

Inserire le informazioni di base sulla certificazione, personalizzare l'oggetto e il messaggio dell'email e fornire tutti i dettagli pertinenti alle persone che partecipano al programma di certificazione.

1. All'interno del progetto, fare clic sulla scheda Dashboard.
2. Fare clic su Aggiungi certificazione.

   Si apre la procedura guidata Crea certificazione.

3. Inserire le informazioni nei seguenti campi:
   • Nome il titolo del programma di certificazione

     Il limite massimo di caratteri è 120.

   • Data di scadenza la data in cui il programma di certificazione deve essere completato
4. Facoltativo. Espandere una delle seguenti sezioni e inserire le informazioni:

   Sezione	Campo	Descrizione
   E-mail personalizzata	Oggetto dell'e-mail	Definire un oggetto personalizzato da includere nell'e-mail. Questo oggetto viene utilizzato per l'invito iniziale e per tutti i promemoria successivi che si inviano, ma lo si può modificare anche in seguito.
   	Messaggio dell'e-mail	Definire un messaggio personalizzato da includere nell'e-mail. Questo messaggio viene utilizzato per l'invito iniziale e per tutti i promemoria successivi che si inviano, ma lo si può modificare anche in seguito. Il limite di caratteri è 50.000.
   Informazioni aggiuntive	Informazioni aggiuntive	Fornire istruzioni aggiuntive alle persone che partecipano al programma di certificazione. Queste informazioni sono riportate nel questionario inviato ai partecipanti al programma di certificazione. Il limite di caratteri è 50.000.
   File aggiuntivi	File aggiuntivi	Caricare file per includere la documentazione di supporto. Nota Se il questionario include già file allegati, eventuali file allegati successivamente aggiunti come parte della sezione File aggiuntivi vengono aggiunti al questionario. Nota Non è possibile fare riferimento ai file allegati al programma di certificazione utilizzando la Modalità citazione. Nota Per motivi di sicurezza, Diligent One non accetta file allegati con le seguenti estensioni: .bat, .com, .dmg, .exe o .scr. Scaricare i file allegati Le persone che partecipano al programma di certificazione possono scaricare i file allegati. I partecipanti non possono scaricare i file allegati quando: il progetto contenente il programma di certificazione è archiviato il programma di certificazione è completato I partecipanti possono scaricare i file allegati quando: il progetto contenente il programma di certificazione non è archiviato un nuovo gruppo viene aggiunto a una certificazione completata viene effettuato il rollforward del progetto contenente il programma di certificazione

5. Fare clic su Salva e continua.

Creare o selezionare un questionario

Specificare il questionario da inviare ai partecipanti al programma di certificazione.

1. Completare una delle seguenti azioni:
   • Se in precedenza è stato creato un questionario su Risultati Selezionare un questionario.
   • Se non sono presenti questionari in Risultati Fare clic su Crea questionario e creare il questionario in Risultati. Una volta terminato, tornare alla procedura guidata, aggiornare la pagina e selezionare il questionario.

     Per maggiori informazioni, consultare Creare questionari.

     Nota

     • Il pulsante Crea questionario è disponibile solo per gli amministratori di sistema con una sottoscrizione Professional.
     • È possibile selezionare un solo questionario per certificazione.

     Consiglio

     Eventuali istruzioni e file aggiuntivi precedentemente specificati sono inclusi nel questionario inviato ai partecipanti.

2. Fare clic su Salva e continua.

   In alternativa, è possibile fare clic su Salva e chiudi per salvare la certificazione nel suo stato attuale e ritornarvi in un secondo momento.

Considerare quali dati si desidera che i partecipanti vedano

Quando si chiede a qualcuno di partecipare al processo di certificazione, questi ha diverse occasioni di vedere i dati su cui si sta certificando.

• Nell'e-mail di invito a partecipare
• Nel questionario a cui risponde
• Nella raccolta di Risultati che memorizza le risposte (se vi ha accesso)

Prima di invitare qualcuno a partecipare, considerare quali dati si desidera che questi veda e quali no. Prestare particolare attenzione alle preoccupazioni relative alla sicurezza o alla privacy, nonché al contesto. I partecipanti hanno bisogno di un contesto sufficiente per capire cosa si sta chiedendo loro, ma troppe informazioni potrebbero confonderli o esporre informazioni che non sono destinate a loro.

• Per assistenza nel controllo dei campi visualizzati nell'e-mail di invito, vedere Personalizzare le e-mail del questionario.
• Per assistenza nel controllo dei campi visualizzati nel questionario, vedere Creare questionari.
• Per assistenza nel controllo di ciò che le persone possono visualizzare in Risultati, vedere Impostazioni dell'applicazione Risultati.

Specificare partecipanti ed elementi

Specificare i partecipanti e gli elementi da includere nella certificazione. È inoltre possibile definire se i partecipanti debbano rispondere in un ordine specifico o contemporaneamente.

1. Definire quanto indicato di seguito:

   Campo	Descrizione
   Tipo	Vengono definiti i flussi di lavoro della certificazione: Sequenziale Viene richiesto ai partecipanti di rispondere in un ordine specifico. Il valore predefinito è Sequenziale. Parallela consente ai partecipanti di rispondere contemporaneamente Nota Una volta creata la certificazione, non è possibile modificare questo campo.
   Certificazione Livello	Viene definito il tipo di elemento nell'applicazione Progetti che richiede la certificazione. Nota Una volta creata la certificazione, non è possibile modificare questo campo.

2. Creare un gruppo di certificazione per specificare i partecipanti al programma di certificazione:
   1. Nel campo Nome gruppo, inserire un nome descrittivo per il gruppo.
   2. Nel campo Cerca dipendenti / digita indirizzo e-mail, inserire un indirizzo e-mail o iniziare a digitare per scegliere da un elenco di utenti nell'istanza Diligent One.

      Se è stato selezionato un flusso di lavoro di certificazione Sequenziale, è inoltre possibile riordinare i partecipanti all'interno del gruppo in modo che possano rispondere nell'ordine corretto.

      Consiglio

      È possibile creare più gruppi di certificazione. I questionari possono essere inviati a chiunque, compresi gli utenti privi di licenza.

3. Specificare gli elementi su cui il gruppo deve certificarsi.

   È possibile visualizzare gli ID, i titoli e le descrizioni degli elementi in modo da poter identificare facilmente cosa includere nel programma di certificazione.

   Nota

   Se è stato selezionato un flusso di lavoro di certificazione Parallela e si seleziona un elemento con un proprietario definito, il proprietario viene aggiunto automaticamente come partecipante al gruppo. Questo permette di identificare le parti interessate più velocemente senza doversi ricordare ogni proprietario.

   Se il proprietario è lo stesso per più elementi, viene visualizzata una sola istanza del proprietario. I proprietari non vengono automaticamente rimossi come partecipanti da un gruppo quando si deselezionano tutti gli elementi di loro proprietà.

   Consiglio

   Più gruppi possono certificare lo stesso elemento.

4. Fare clic su Salva gruppo.
5. Facoltativo. Fare clic su Aggiungi un altro gruppo e ripetere i passaggi da 2 a 4 per definire gruppi di certificazione aggiuntivi.
6. Una volta terminato, fare clic su Salva e continua.

Revisionare e finalizzare

Verificare la configurazione della propria certificazione e scegliere se inviare le certificazioni in un secondo momento o immediatamente.

1. Rivedere il programma di certificazione definito.
2. Completare una delle seguenti azioni:
   • Effettuare aggiornamenti al programma di certificazione Fare clic su Modifica accanto alla sezione appropriata.
   • Salvare la configurazione del programma di certificazione e inviare le certificazioni in un secondo momento Fare clic su Invia in seguito.
   • Inviare immediatamente le certificazioni Fare clic su Invia certificazioni e fare clic su Invia ora nel popup di conferma.

     I partecipanti ricevono un'e-mail per ogni elemento su cui devono certificarsi per ciascun gruppo di certificazione a cui appartengono.

     Nota

     Una volta inviata la certificazione ai partecipanti, non è possibile:

     • modificare il tipo o il livello di certificazione
     • modificare il questionario inviato ai partecipanti.

       Il questionario stesso, tuttavia, è ancora modificabile in Risultati.

     • riordinare i partecipanti o rimuoverli da un gruppo di certificazione se hanno risposto al questionario.

Visualizzare o aggiornare un programma di certificazione

Visualizzare l'impostazione del programma di certificazione e aggiornare le impostazioni configurate.

1. Dalla scheda Dashboard all'interno di un progetto, accedere alla sezione Certificazioni .

   Tutte le certificazioni sono elencate in una tabella e ordinate in ordine decrescente per data di scadenza.

2. Fare clic sul pulsante di overflow  accanto alla certificazione appropriata e selezionare Modifica.

   Si apre la procedura guidata Modifica certificazione.

3. Fare clic su Modifica accanto alla sezione appropriata, effettuare eventuali aggiornamenti e salvare le modifiche.

Inviare nuovamente i questionari a tutti i partecipanti

Inviare un'e-mail di promemoria a tutti i partecipanti che non hanno risposto al questionario.

1. Dalla scheda Dashboard all'interno di un progetto, accedere alla sezione Certificazioni .
2. Fare clic sul pulsante di overflow  accanto alla certificazione appropriata e selezionare Invia promemoria.

   Risultato Viene inviata un'e-mail di promemoria a tutti i partecipanti che devono ancora rispondere.

Visualizzare i dati in Risultati

Visualizzare le risposte acquisite in una tabella, con ciascuna domanda definita come una colonna distinta.

1. Dalla scheda Dashboard all'interno di un progetto, accedere alla sezione Certificazioni .
2. Fare clic sul pulsante di overflow  accanto alla certificazione appropriata e selezionare Visualizza risultati.

   Risultato La tabella Risultati si apre in una nuova scheda. Se la certificazione è in modalità bozza, la raccolta Risultati si apre in una nuova scheda.

Copiare un programma di certificazione

Copiare un programma di certificazione esistente per ridurre i tempi di configurazione.

1. Dalla scheda Dashboard all'interno di un progetto, fare clic sul pulsante di overflow  accanto alla certificazione appropriata, selezionare Copia e fare clic su Copia certificazione.

   I dettagli del programma di certificazione e gli eventuali file allegati vengono copiati. Il programma di certificazione viene salvato come bozza. Il programma di certificazione copiato è preceduto dalla dicitura "Copia di" per facilitarne l'identificazione.

   Nota

   Le risposte delle certificazioni (i record di Risultati) non vengono copiate.

2. Facoltativo. Aprire la certificazione copiata e, nella procedura guidata Modifica certificazione, aggiornare tutti i dettagli.

   Consiglio

   Più certificazioni possono avere lo stesso nome.

3. Inviare le certificazioni in un secondo momento o immediatamente.

   Risultato Il programma di certificazione viene salvato come bozza per un utilizzo successivo oppure le richieste di certificazione vengono inviate immediatamente alle parti interessate.

Eliminare un programma di certificazione

Eliminare un programma di certificazione per rimuoverlo definitivamente da un progetto.

1. Dalla scheda Dashboard all'interno di un progetto, fare clic sul pulsante di overflow  accanto alla certificazione appropriata e selezionare Elimina.
2. Fare clic su Elimina certificazione nel popup di conferma.

   Risultato Diligent One inizia a eliminare il programma di certificazione. Potrebbe essere necessario un po' di tempo per completare il processo.