Pianificare progetti
È possibile preparare e il consolidare le informazioni di pianificazione di un progetto, tra cui le informazioni del progetto, il proposito, l'ambito e i file di pianificazione pertinenti.
- La scheda Pianificazione in un progetto equivale in termini di funzionalità alla scheda Riferimento in un framework.
- Quando due utenti modificano lo stesso campo, la modifica verrà applicata solo per il primo utente che effettuerà il salvataggio. Il secondo utente riceverà un messaggio di avviso che lo inviterà a copiare le modifiche e aggiornare la pagina per evitare di sovrascrivere la modifica precedente.
Come funziona
La pianificazione di un progetto è il processo di definizione degli obiettivi all'interno di un progetto e di impostazione di tutte le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi.
La pianificazione di un progetto in genere comprende:
- Definire le informazioni o il contesto del progetto.
- Documentare il proposito del progetto.
- Definire le attività di progetto di alto livello nell'ambito di applicazione.
- Preparare tutti i file di pianificazione correlati.
All'interno di ciascun progetto è possibile documentare le informazioni di pianificazione dalla scheda Pianificazione e caricare i file di supporto relativi al processo di pianificazione dalla scheda File di pianificazione.
Esempio
Informazioni di pianificazione: valutazione e monitoraggio della FCPA.
Scenario
Ipotizziamo di essere responsabili della preparazione e del consolidamento di tutta la documentazione di pianificazione relativa a un progetto Valutazione e monitoraggio della FCPA. È necessario acquisire queste informazioni nel progetto, in modo da potervi fare riferimento in un secondo momento.
Processo
Innanzitutto, andare alla pagina Pianificazione e definire le informazioni, il proposito e l'ambito del progetto. Quindi, aggiungere la documentazione di supporto utilizzando la pagina File di pianificazione.
Risultato
Le informazioni di pianificazione recitano come segue:
Contesto I rischi relativi alla legislazione antitangenti e anticorruzione non sono ben mitigati dai controlli finanziari standard (ossia focalizzati sulla rendicontazione). L'impatto della mancata conformità alla legislazione antitangenti e anticorruzione è una potenziale indagine da parte delle autorità che potrebbe comportare multe fino a miliardi.
Le organizzazioni che operano negli Stati Uniti sono soggette al "Foreign Corrupt Practices Act", mentre le organizzazioni collegate al Regno Unito sono soggette al "Bribery Act" del Regno Unito.
Il "Foreign Corrupt Practices Act" (FCPA) del 1977 è una legge federale statunitense volta principalmente a vietare il pagamento di tangenti a funzionari e personaggi politici stranieri (nota anche come Disposizione anticorruzione). La seconda disposizione richiede che le aziende mantengano i requisiti di trasparenza per la contabilità aziendale come delineato dal "Securities Exchange Act" del 1934 (noto anche come Disposizione contabile).
Il Bribery Act del 2010 è una legge del Regno Unito che crea quattro distinti reati penali di:
- Corruzione nei confronti di un altra persona: l'offerta, la promessa o la concessione di un vantaggio a un'altra persona.
- Essere soggetti di corruzione: richiedere, accettare di ricevere o accettare un vantaggio da un'altra persona.
- Corruzione di un funzionario straniero.
- Mancata prevenzione della corruzione (per le organizzazioni commerciali).
Proposito/obiettivo: questo programma ha lo scopo di fornire informazioni sulla prevenzione e l'individuazione del rischio di antitangente/anticorruzione e non deve essere interpretato come consulenza legale.
La legislazione antitangente e anticorruzione è complessa. Invitiamo l'utente a ottenere consulenza legale e contabile indipendente e qualificata in merito alle normative che riguardano la propria organizzazione.
Ambito: questo programma fornirà indicazioni su come implementare controlli preventivi e investigativi nella propria organizzazione per mitigare i rischi a livello di processo legati all'antitangente e all'anticorruzione.
Includeremo tutti i processi di business chiave e di governance generale nell'ambito del progetto, in particolare:
- Governance e partner di business
- Contabilità generale
- Gestione dei fornitori
- Acquisto-pagamento (P2P, purchase to payment)
- Ordine all'incasso (Order to cash)
- Buste paga
- Viaggi e intrattenimento
Autorizzazioni
Solo i Gestori professionali e gli Utenti professionali possono aggiungere le informazioni di pianificazione. I Dirigenti di supervisione e i Revisori di supervisione hanno l'accesso di sola lettura alle informazioni di pianificazione.
Aggiungere le informazioni di pianificazione
È possibile aggiungere informazioni di pianificazione per definire le informazioni, il proposito e l'ambito di un progetto.
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Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.
Si apre l'home page di Progetti.
- Aprire un progetto.
Si apre la dashboard del progetto.
- Fare clic sulla scheda Pianificazione.
- Inserire le informazioni rilevanti e fare clic su Salva:Nota
I campi di testo RTF non possono superare i 524.288 caratteri.
Campo Descrizione Informazioni
Il contesto del progetto. Questo è un campo opzionale.
Proposito/obiettivo
Gli obiettivi del progetto. Questo è un campo opzionale. Ambito
L'entità del progetto. Questo è un campo opzionale.
Attributi
Vengono specificati gli attributi associati alla pianificazione o al progetto intero. Questo è un campo opzionale.
Gli Amministratori di progetto e gli Amministratori del tipo di progetto possono definire gli attributi personalizzati per la pianificazione in Gestire i tipi di progetto.
Consiglio
Per abilitare il controllo ortografico sui campi di testo ricco, esegui una delle seguenti operazioni:
- Chrome, Firefox o Safari CTRL + tasto destro all'interno del campo su Windows o Command + tasto destro su Mac
- Internet Explorer o Microsoft Edge apri le impostazioni del browser e attivato il controllo ortografico/la sottolineature delle parole con errori ortografici
Risultato: le informazioni sulla pianificazione vengono aggiunte al progetto.
- Copertura di entità: facoltativo. Consente di contrassegnare il progetto a una o più entità per la creazione di rapporti.Nota
Solo i Gestori professionali possono contrassegnare un progetto con un'entità facendo clic su Mostra contenuto e selezionando ciascuna entità da associare al progetto. Le modifiche vengono salvate automaticamente.
Aggiungere una voce del file di pianificazione
È possibile aggiungere rapidamente una voce del file di pianificazione al progetto.
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Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.
Si apre l'home page di Progetti.
- Aprire un progetto.
Si apre la dashboard del progetto.
Caricare le informazioni del file di pianificazione
Quando due utenti modificano lo stesso campo, la modifica verrà applicata solo per il primo utente che effettuerà il salvataggio. Il secondo utente riceverà un messaggio di avviso che lo inviterà a copiare le modifiche e aggiornare la pagina per evitare di sovrascrivere la modifica precedente.
È possibile aggiornare le informazioni del file di pianificazione e caricare i file di supporto relativi al processo di pianificazione.
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Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.
Si apre l'home page di Progetti.
- Aprire un progetto.
Si apre la dashboard del progetto.
Dopo aver pianificato un progetto
Dopo aver pianificato un progetto, è possibile completare le attività seguenti:
| Attività | Informazioni |
|---|---|
| 1. Assicurarsi che tutti i membri del team dispongano dell'accesso appropriato al progetto. | |
| 2. Creare il progetto (definire gli obiettivi, i rischi e i controlli). | Flussi di lavoro e tipi di progetto |
|
3. Gestire le timeline e le date nelle diverse fasi di tutti i progetti attivi in un'unica vista singola. |
