Importare in massa le issue

Importa in massa le issue se devi evitare l'inserimento manuale e dispendioso dei dati o migrarli da un altro sistema.

È possibile anche aggiornare più issue contemporaneamente utilizzando le sessioni in Utilità di importazione in massa. Per maggiori informazioni, consultare Aggiornare in massa le issue esistenti.

Come funziona

Apri una nuova sessione Utilità di importazione in massa e scarica il modello Excel dalla pagina Utilità di importazione in massa in Launchpad. Prepara i dati nel modello e successivamente caricalo nella pagina Utilità di importazione in massa.

Dove si trovano le issue caricate?

Una volta che carichi le issue, i dati sono disponibili:

• Nella scheda Issue
• Nell'applicazione Tracciatore di issue
• NomeOrganizzazione Rapporto del progetto (il report finale dell'audit)
• Tutti i rapporti delle issue scaricabili

Prima di iniziare

Prima di cominciare a importare le issue, occorre creare un progetto tramite l'Utilità di importazione in massa compilando il foglio di lavoro Projects o dall'interfaccia utente.

Flusso di lavoro

Autorizzazioni

Solo gli Amministratori di sistema possono caricare in massa le risorse Diligent One da Utilità di importazione in massa.

Caricare in massa nuove issue

Apri una nuova sessione di Utilità di importazione in massa e scarica il modello Excel

1. Apri Launchpad.

   Nota

   Se l'azienda utilizza più di un'istanza su Launchpad, assicurarsi che quella appropriata sia attiva.

2. Selezionare Impostazioni piattaforma > Organizzazione.

   Se non visualizzi l'opzione Organizzazione, l'account utilizzato per l'accesso non dispone dei privilegi di amministratore.

3. In Utilità di importazione in massa, fai clic su Gestisci le risorse in massa.

   Comincia una nuova sessione di Utilità di importazione in massa, con l'ID della sessione aggiunto all'URL.

   Attenzione

   Comincia sempre una nuova sessione per aggiungere nuove risorse, altrimenti potresti perdere i dati caricati in precedenza.

   Scopri di più

   Per esempio: vuoi importare 200 entità in due lotti (100 + 100). Se carichi i lotti uno dopo l'altro nella stessa sessione poi, dopo l'upload del secondo lotto, i dati caricati nel primo verranno sostituiti da quelli del secondo. Per evitare questa perdita di dati, carica il primo lotto in una sessione e inizia una nuova sessione per il loto successivo. Allo stesso modo, comincia una nuova sessione per aggiungere altre nuove risorse.

   Nota

   Puoi utilizzare le sessioni precedenti per aggiornare i dati caricati in precedenza. Per maggiori informazioni, consulta Aggiornare la funzionalità in Utilità di importazione in massa.

4. In Seleziona risorsa, nel tipo di risorsa, seleziona Tutte le risorse.

5. Fai clic su Scarica il modello.xlsx.

   Il modello di Excel si salva in computer locale.

Prepara i dati nel modello

1. Apri il modello scaricato (HighBond_Template.xlsx) e vai al foglio di lavoro Issues.
2. Copia e incolla o inserisci i dati nel modello. Per aiuto con l'inserimento dei dati, consulta Consigli per preparare i contenuti.
   Nota

   • Se utilizzi Add-in per Excel, assicurati che l'opzione ACL Add-In sia disabilitata prima di modificare il modello Excel. Per scoprire come farlo, consultare Configurare Add-In per Excel.
   • Non modificare il nome del foglio di lavoro o dei campi. Questi sono sensibili alle maiuscole e non devono essere modificati.
   • Il numero massimo di righe che possono essere caricate contemporaneamente è 2.000 (inclusi tutti i fogli di lavoro).

   Campo	Descrizione
   referenceId obbligatorio	Specifica un ID univoco per la risorsa. Deve essere univoco per ogni riga nel foglio di lavoro. Può contenere una combinazione di testo e numeri e la lunghezza massima è di 255 caratteri. Questo campo è la chiave primaria per ogni riga nel modello. Ne avrai bisogno se vuoi aggiornare nuovamente questa risorsa. Importante Puoi utilizzare gli ID di riferimento per associare le risorse l'una all'altra, al volo. Per esempio, puoi creare un nuovo progetto e un nuovo obiettivo associato a quel progetto nello stesso upload. Puoi farlo creando un collegamento tra il progetto e l'obiettivo fornendo il referenceId nel campo richiesto. Per scoprire di più sull'associazione delle risorse Diligent One su Utilità di importazione in massa, consultare Utilizzare gli ID di riferimento per collegare le risorse su Utilità di importazione in massa. Nota Quando si aggiungono o aggiornano le risorse utilizzando Utilità di importazione in massa vengono richiesti gli ID di riferimento. Non sono disponibili quando si aggiungono o si aggiornano le risorse dall'interfaccia utenti di Diligent One.
   projectId obbligatorio	Viene specificato l'ID del progetto in cui deve essere posizionata questa issue. Per esempio: https://stark.projects.highbond.com/audits /90305/dashboard, dove 90305 è l'ID del progetto. In alternativa, in questo campo, è possibile fornire l'ID di riferimento di un nuovo progetto aggiunto nel modello attuale. Questo assocerà la issue al progetto quando si carica il modello. Per scoprire di più sull'associazione delle risorse Diligent One su Utilità di importazione in massa, consultare Utilizzare gli ID di riferimento per collegare le risorse su Utilità di importazione in massa.
   description obbligatorio	Viene specificata la descrizione dettagliata della issue. Consiglio Utilizza i tag HTLM per formattare il testo. Per esempio: <b>, <i>, <ol>, <ul>. Per informazioni sulle issue, consultare Gestire le issue e il rimedio
   proprietario obbligatorio a determinate condizioni	Viene specificato il nome o l'ID dell'e-mail della persona responsabile della issue. Questo campo è più adatto agli utenti non Diligent One. Diventa obbligatorio se ownerUser è lasciato vuoto.
   ownerUser obbligatorio a determinate condizioni	Viene specificato l'ID dell'utente (UID) o l'ID dell'e-mail della persona responsabile della issue. Scopri come ottenere l'UID di un utente. Non è possibile aggiungere utenti non Diligent One a questo campo. Diventa obbligatorio se owner è lasciato vuoto. Tenere presente che la specificazione di un ownerUser sovrascrive qualunque valore fornito nel campo owner. Nota Assicurati che l'utente che vuoi aggiungere a questo campo sia già stato assegnato al rispettivo progetto/framework. Per apprendere riguardo all'assegnazione dei ruoli dell'utente, consulta Assegnare i ruoli dell'utente in progetti e framework
   deficiencyType obbligatorio	Viene specificata la classificazione della issue come Raccomandazione per la dirigenza, Carenza significativa, Debolezza materiale. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di progetto.
   recommendation	Viene specificata la descrizione dettagliata delle azioni raccomandate da intraprendere in base alla issue.
   title	Viene specificato il titolo della issue.
   gravità	Viene specificata l'intensità della issue. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di progetto.
   pubblicato	Viene specificata la visibilità della issue: True: visibile a tutti gli utenti. False: nascosta dagli utenti assegnati ai ruoli Tester collaboratore, Utente collaboratore, Dirigente di supervisione e Revisore di supervisione. L'impostazione predefinita è False.
   identifiedAt	Viene specificata la marca temporale quando la issue è stata identificata. L'impostazione predefinita è la data e l'ora attuale.
   riferimento	Viene specificato l'ID della issue.
   rischio	Viene specificata la descrizione del rischio o dell'impatto che avrà la issue.
   escalation	Vengono specificati la persona, il dipartimento o l'ente organizzativo a cui verrà portata la issue. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di progetto.
   causa	Viene specificata la descrizione dettagliata di cosa ha causato la issue alla issue.
   effetto	Viene specificata la descrizione dettagliata dell'effetto che la issue avrà sull'organizzazione.
   costImpact	Viene specificato il costo monetario stimato o effettivo associato alla issue.
   ambito	Viene specificata la misura in cui la issue interessa l'organizzazione. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di progetto.
   executiveSummary	Viene specificata la panoramica della issue che in genere riassume le informazioni provenienti da altri campi correlati, come rischio/impatto, causa ed effetto.
   executiveOwner	Viene specificato il proprietario esecutivo della issue.
   projectOwner	Viene specificato il proprietario del progetto della issue.
   closed	Viene specificato lo stato generale della issue: True: chiuso. False: aperto. L'impostazione predefinita è False.
   remediationStatus	Viene specificato lo stato di rimedio della issue. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di progetto.
   remediationPlan	Viene specificata la descrizione dettagliata del piano di rimedio.
   remediationDate	Viene specificata una scadenza entro la quale la issue deve essere risolta. La data deve essere nel formato AAAA/MM/GG
   actualRemediationDate	Viene specificata la data in cui la issue è stata effettivamente risolta. La data deve essere nel formato AAAA/MM/GG
   retestDeadlineDate	Viene specificata una scadenza entro la quale la issue deve essere nuovamente testata. La data deve essere nel formato AAAA/MM/GG
   actualRetestDate	Viene specificata la data effettiva in cui la issue è stata nuovamente testata. La data deve essere nel formato AAAA/MM/GG
   retestingResultsOverview	Viene specificata la descrizione dettagliata che specifica se la issue è stata davvero rimediata o meno.
   position	Viene specificato il valore che determina l'ordine in cui viene visualizzata la issue. Consiglio Compila i valori in ordine sequenziale, così che le risorse appaiano nello stesso ordine dopo l'importazione.
   entità	Vengono specificati gli ID delle entità contrassegnate alla issue. Puoi trovare l'ID dell'entità nell'URL quando navighi a un'entità. Per esempio: https://stark.projects.highbond.com/ auditable_entities/33055, dove 33055 è l'ID dell'entità. Puoi fornire più ID separati da virgole. In alternativa, in questo campo, è possibile anche fornire l'ID di riferimento di una nuova entità aggiunta nel modello attuale. Questo assocerà la issue all'entità quando si carica il modello. Per scoprire di più sull'associazione delle risorse Diligent One su Utilità di importazione in massa, consultare Utilizzare gli ID di riferimento per collegare le risorse su Utilità di importazione in massa. Per informazioni sulle entità, consultare Impostare i tag di entità.
   targetType	Viene specificato il tipo di componente in cui deve essere posizionata questa issue. Il tipo di destinazione deve essere uno dei seguenti: projects project_files objectives narratives risks controls walkthroughs control_test_plans control_tests walkthrough_summaries project_plannings project_results risk_control_matrices testing_rounds quello predefinito è progetti. Importante Utilizza la terminologia esatta come menzionato sopra Nota Utilizza solo valori predefiniti inglesi per questo campo. I valori personalizzati inglesi e quelli localizzati (non inglesi) non sono ancora supportati in Utilità di importazione in massa. Per informazioni su quale ID di destinazione utilizzare per quale componente, consulta Tipo di destinazione e ID per i componenti dei progetti
   targetId obbligatorio	Viene specificato l'ID della risorsa in cui deve essere posizionata questa issue. È possibile trovare l'ID della risorsa nell'URL. Per esempio:  https://stark.projects.highbond.com/audits /90305/objectives/94778, dove 90305 è l'ID di progetto e 94778 quello dell'obiettivo. Nel campo targetId, puoi effettuare una delle seguenti operazioni: specificare l'ID di progetto se vuoi posizionare la issue nel progetto (questo sarebbe lo stesso ID di quello menzionato nel campo projectId). specificare l'ID del componente (ID obiettivo nell'esempio sopra) se vuoi posizionare la issue nel componente di un progetto. Ti ricordiamo che l'ID di progetto deve essere menzionato nel campo projectId. Per informazioni su quale ID di destinazione utilizzare per quale componente, consulta Tipo di destinazione e ID per i componenti dei progetti
   customAttributes_1_term - customAttributes_n_term	Vengono specificati i campi di attributo personalizzato da 1 a n. Per impostazione predefinita, il modello avrà un paio di termini e valori degli attributi personalizzati nel modello. Puoi aggiungerne manualmente altri nove, portando il totale a dieci coppie. Per aggiungere, segui la stessa convenzione di denominazione con un contatore, ad esempio: attributiPersonalizzati_2_termine, attributiPersonalizzati_2_valore , ecc. Gli attributi personalizzati di un progetto, un framework e i loro componenti sono definiti nel tipo di progetto. Per maggiori informazioni sugli attributi personalizzati, consulta Personalizzare termini, campi e notifiche.
   customAttributes_1_value - customAttributes_n_value	Vengono specificati i valori degli attributi personalizzati da 1 a n. Per impostazione predefinita, il modello avrà un paio di termini e valori degli attributi personalizzati nel modello. Puoi aggiungerne manualmente altri nove, portando il totale a dieci coppie. Per aggiungere, segui la stessa convenzione di denominazione con un contatore, ad esempio: attributiPersonalizzati_2_termine, attributiPersonalizzati_2_valore , ecc. Gli attributi personalizzati di un progetto, un framework e i loro componenti sono definiti nel tipo di progetto. Per maggiori informazioni sugli attributi personalizzati, consulta Personalizzare termini, campi e notifiche. Nota Se un valore inizia con una parentesi quadrata e contiene una virgola, un punto e virgola o un'interruzione di linea, racchiudi il valore tra virgolette doppie (" "). Per esempio: "[2021]", "Prima, seconda risorsa", "Questo è importante: anche questo". Per un campo a scelta multipla, puoi aggiungere valori multipli separando ogni valore con una virgola. Per un elenco a discesa o un campo a scelta multipla, assicurati che i valori siano esattamente gli stessi forniti nelle opzioni.

3. Salva e chiudi il modello.

Consigli per preparare il contenuto

La preparazione del contenuto implica:

• copiare e incollare i dati di origine nel modello Excel
• inserire i dati, dove applicabile, nel modello Excel
• salvare il modello in preparazione alla carica in massa

Utilizzare gli ID di riferimento per collegare le risorse in Utilità di importazione in massa

L'ID di riferimento è un campo nel modello Excel di Utilità di importazione in massa. È il primo in tutti i fogli di lavoro ed è disponibile per tutte le risorse. È un identificatore univoco per ogni record nel foglio di lavoro.

Utilizzando gli ID di riferimento, è possibile associare le risorse Diligent One l'una con l'altra, al volo. Per esempio, si possono creare un progetto e un obiettivo associati al progetto nella stessa importazione. Puoi farlo fornendo il referenceId nel campo richiesto.

Tipo di destinazione e ID per i componenti dei progetti

La sezione seguente mostra il tipo di destinazione e l'ID per il rispettivo componente del progetto.

In base al componente dove vuoi posizionare la issue, utilizza il tipo di destinazione e l'ID pertinente nel modello Excel.

Caricare i dati

Esegui una delle seguenti operazioni:

• Trascina e rilascia il modello nella finestra del browser.
• Fai clic su Seleziona i file dal tuo computer e seleziona il modello aggiornato dal tuo computer.

  Può essere caricato un solo modello Excel alla volta (ogni file è convalidato separatamente).

Risultato Appare un messaggio di successo o errore a seconda del risultato del processo e l'ultima sessione viene caricata nella tabella Sessioni.

Sessioni in Utilità di importazione in massa

Una sessione nell'Utilità di importazione in massa è una serie di interazioni utente per importare le risorse Diligent One. Ogni sessione utente viene registrata nella tabella Sessioni.

La tabella Sessioni contiene le seguenti informazioni.

Nome del campo	Descrizione
Sessioni web	Mostra l'elenco delle sessioni web. Una sessione web si riferisce a una completata utilizzando l'interfaccia utente di Utilità di importazione in massa. Una nuova sessione inizia ogni volta che apri la pagina di Utilità di importazione in massa.
Sessioni API	Mostra l'elenco delle sessioni API. Una sessione API si riferisce a una completata utilizzando una piattaforma API come Postman, ecc.
Aggiorna	Ricarica la tabella Sessioni.
ID della sessione	Identificativo della sessione. Nelle sessioni web, puoi fare clic sull'ID della sessione per andare a una in particolare, e l'ID della sessione viene aggiunto all'URL. Per esempio: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, dove bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc è l'ID della sessione. Nota Gli ID della sessione sia di quelle che web che di quelle API sembrano simili: assicurati di non scambiare gli ID per evitare errori.
Data	Mostra la data e l'orario della sessione. Puoi ordinare la data in ordine crescente o decrescente.
Caricato da	Mostra il nome dell'utente.
Stato	Mostra lo stato dell'upload, se è riuscito o meno. Puoi fare clic sullo stato per visualizzare i dettagli di importazione completi.
Nome del file	Mostra il nome del modello/del log di errore caricato. Per esempio: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx. Template: puoi fare clic su e scaricare il modello per correggere qualsiasi dato caricato precedentemente. Error log Un log di errore viene generato quando un upload non riesce. Puoi controllare il log di errore per rettificare gli errori e ricaricare il modello. Nota Il modello e il log di errore sono disponibili per il download per un massimo di 18 mesi dalla data di caricamento. Il collegamento per scaricare il modello è disponibile per le sessioni di Utilità di importazione in massa a partire dal 13 maggio 2022. Non puoi scaricare il modello delle sessioni precedenti a questa data.

Aggiornare in massa le issue esistenti

È possibile aggiornare più elementi contemporaneamente su Utilità di importazione in massa utilizzando le sessioni.

Risoluzione dei problemi

Puoi scaricare e controllare il log dell'errore dalla tabella Sessioni. Comprendi gli errori comuni di carica in massa e scopri come correggerli.

La seguente tabella fornisce un elenco di possibili errori che potrebbero verificarsi durante l'upload del modello.

Errore	Soluzione/i
Potrebbero esserci più di 2.000 righe nel file caricato (inclusi tutti i fogli di lavoro).	Rimuovi le righe extra dal modello e ricaricalo.
I campi obbligatori potrebbero essere vuoti o mancare nel file caricato.	Assicurati che tutti i campi obbligatori (segnati con i nomi delle colonne rosse e arancione nel modello) siano completate. Nota Se non vengono forniti dati nei campi obbligatori, la riga non è elaborata.
Il formato dei dati potrebbe non essere corretto.	Assicurati che i dati nei campi di testo siano validi e non ne superino la lunghezza massima: 255 caratteri. I campi di testo RTF non hanno una limitazione di caratteri.
I valori dei dati potrebbero essere non validi o non corrispondere a quelli dell'elenco a discesa.	Per esempio: il valore dei campi received e endRecurrentNotifications nel foglio Requests deve essere True o False.
Campi non validi nel modello.	Non aggiungere nuovi campi al modello. Non rimuovere campi dal modello.
Il modello potrebbe non essere nel formato atteso.	Assicurati che il formato del file sia .xlsx.
Nomi del foglio di lavoro non valido.	Non modificare il nome del foglio di lavoro.
La sessione potrebbe essere scaduta.	Aggiorna la pagina e riprova a caricare.
L'ID di sessione potrebbe essere non valido.	Assicurati di stare utilizzando un'ID di sessione web.