Gestire le notifiche e-mail di Diligent One
Per impostazione predefinita, gli utenti ricevono notifiche tramite e-mail dalle applicazioni di Diligent One quando si verificano azioni o modifiche specifiche. Se si desidera, è possibile disattivare le notifiche e-mail.
In caso di mancata ricezione delle notifiche e-mail, occorre controllare il filtro antispam. Le notifiche e-mail vengono inviate da notifications@highbond.com, a meno che l'organizzazione non abbia impostato un mittente personalizzato. Per maggiori informazioni, consultare Configurare un mittente delle e-mail personalizzato.
Applicazioni
Le applicazioni disponibili dipendono dall'edizione di Diligent One in uso (standard o premium) e dal fatto che l'organizzazione abbia acquistato o meno applicazioni aggiuntive.
Per maggiori informazioni, consultare Sottoscrizioni, edizioni e funzionalità.
Lingua delle e-mail
Quando un'e-mail viene inviata a un indirizzo appartenente a un utente, il contenuto della e-mail viene visualizzato nella lingua impostata dall'utente. Quando un'e-mail viene inviata a un indirizzo e-mail che non appartiene a un utente, il contenuto della e-mail viene visualizzato utilizzando le impostazioni linguistiche predefinite dell'organizzazione.
Disabilitare le notifiche e-mail
È possibile disabilitare le notifiche e-mail ricevute da Diligent One in Launchpad. La disattivazione delle notifiche e-mail impedisce l'invio di tutte le notifiche automatiche.
La disattivazione delle notifiche e-mail non si applica ai questionari dell'applicazione Risultati in quanto le risposte possono essere inviate solo tramite e-mail.
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Aprire la home page di Launchpad (www.highbond.com).
- Se l'azienda utilizza più di un'organizzazione su Launchpad, assicurarsi che l'organizzazione appropriata sia attiva oppure selezionare quella appropriata dall'elenco a discesa.
- Selezionare
> Impostazioni del profilo. - Attivare o disattivare le notifiche per qualsiasi applicazione di Diligent One inclusa in Notifiche e-mail. Le modifiche vengono salvate automaticamente.
Informazioni dettagliate
E-mail di Launchpad
Le e-mail vengono inviate da Launchpad per avvisare gli utenti circa:
- l'attivazione del proprio account
- le modifiche apportate al proprio account
- l'aggiunta come proprietario di un gruppo
Le organizzazioni abilitate con SSO non ricevono e-mail
Gli utenti che appartengono a organizzazioni abilitate con SSO non ricevono le e-mail di invito e di attivazione. Quando il SSO è abilitato, gli utenti possono semplicemente accedere a Launchpad andando su www.highbond.com, facendo clic su Accedi a un dominio personalizzato e fornendo il dominio personalizzato che è stato loro assegnato.
Elenco delle notifiche e-mail di Launchpad
| Tipo di notifica | Oggetto dell'e-mail | Occorrenza dell'e-mail | Amministratore di sistema | Utente |
|---|---|---|---|---|
| Attivazione dell'account |
Attiva il tuo account |
Alla creazione dell'account Diligent One | ||
| Accedi per cominciare | All'attivazione dell'account Diligent One | |||
|
Accedi al tuo account |
Quando l'organizzazione viene resa disponibile per la prima volta su Launchpad o quando si riceve l'invito come utente per un'organizzazione Launchpad esistente | |||
| Modifiche dell'account |
Modifiche al tuo account |
|
||
| Modifiche alla tua e-mail |
|
|||
| Modifica della password |
Reimposta password |
Quando si richiede la modifica della password | ||
| Aggiunta in massa di utenti |
Utente aggiunto a organizzazione |
Quando un amministratore di sistema ha aggiunto in massa gli utenti a Launchpad con successo | ||
| Correggi gli errori e aggiungi gli utenti rimanenti | Quando un amministratore di sistema ha caricato in massa gli utenti a Launchpad ma non tutti gli utenti sono stati aggiunti con successo | |||
| Gruppi | Gestisci i membri nel gruppo | Quando si viene aggiunti come proprietario del gruppo, è possibile gestire l'accesso degli utenti a determinate risorse in Diligent One | ||
| Gruppo è ora disabilitato | Quando un amministratore di sistema disabilita un gruppo e l'utente è il proprietario del gruppo | |||
| Gruppo è ora abilitato | Quando un amministratore di sistema abilita un gruppo e l'utente è il proprietario del gruppo |
= riceve la notifica e-mail
= non riceve la notifica e-mail
E-mail di Strategia
Nell'applicazione Strategia, è possibile iscriversi ai segmenti di operazione e agli obiettivi strategici identificati nella propria Mappa della strategia per ricevere aggiornamenti sui rischi. Una volta effettuata l'iscrizione, l'utente riceve un'e-mail di riepilogo giornaliero da parte di Diligent One una volta al giorno alle ore 00:00 UTC. Ricevono questa e-mail tutti gli utenti di Strategia che si sono iscritti agli aggiornamenti.
Quando viene inviata l'e-mail di riepilogo giornaliero?
L'e-mail viene inviata quando:
- viene inserito un nuovo commento
- un file è allegato a un rischio
- i punteggi di rischio inerente (automatizzati utilizzando i fattori di valutazione) cambiano
- un fattore di valutazione è stato disabilitato a causa di un errore
Esempio
Sottoscrivere gli aggiornamenti tramite e-mail
Scenario
Un amministratore delegato si iscrive al segmento di operazione EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa). Un membro del personale inserisce un commento e allega un nuovo documento a un rischio associato al segmento di operazione EMEA.
Risultato
L'amministratore delegato riceve l'e-mail di riepilogo giornaliero che:
- annota il nuovo commento e il file associato al rischio
- fornisce un link al rischio aggiornato in Strategia
Sottoscrizione agli aggiornamenti tramite e-mail
- Aprire l'applicazione Strategia.
- Dalla home page di Strategia, selezionare la scheda Impostazioni.
- Per gli amministratori di Strategia, si apre la pagina Utenti.
- Per i Dirigenti di supervisione e i Revisori di supervisione, si apre la pagina Le mie notifiche.
- Per gli amministratori di Strategia, fare clic su Le mie notifiche.
- Per ogni segmento di operazione od obiettivo strategico, selezionare la casella di controllo per iscriversi agli aggiornamenti sui rischi oppure deselezionare la casella di controllo per annullare la ricezione degli aggiornamenti.
- Fare clic su Aggiorna. Viene salvata l'impostazione di sottoscrizione.
E-mail di Progetti
Le e-mail vengono inviate da Progetti per avvisare gli utenti circa:
- richieste, revisioni, cose da fare o azioni assegnate
- modifiche ai progetti
Configurare la frequenza di invio dei promemoria
Qualora sia necessario inviare promemoria ricorrenti relativi ad azioni e richieste, è possibile configurare la frequenza di invio delle notifiche tramite e-mail ai proprietari e alle persone in CC.
È possibile inviare promemoria ricorrenti:
- su base giornaliera, settimanale o mensile
- secondo una programmazione personalizzata basata su un numero "x" di giorni prima della data di scadenza
Esempio
Configurare i promemoria ricorrenti
Scenario
Crei una richiesta e specifichi la data di scadenza al 3 maggio 2019. È inoltre possibile le impostazioni di notifica come segue:
- Invia promemoria ricorrenti: settimanalmente
- Invia promemoria prima della data di scadenza: 5, 3, 1, vuoto, vuoto
Risultato
Le e-mail di promemoria per la richiesta vengono inviate settimanalmente (ogni lunedì) prima del 3 maggio 2019. Ulteriori e-mail di promemoria per la richiesta vengono inviate anche 5 giorni, 3 giorni e 1 giorno prima del 3 maggio 2019.
Dopo il 3 maggio 2019, le e-mail di promemoria continuano a essere inviate settimanalmente fino a quando la richiesta viene chiusa, eliminata o assegnata a un'altra persona. Se la persona assegnata alla richiesta è rimossa dal progetto, o il progetto è archiviato, anche le e-mail di promemoria non vengono più inviate.
Passaggi
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Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.
Si apre l'home page Progetti.
- Fare clic sulla scheda Notifiche.
- Configurare i seguenti campi, quindi selezionare Salva:
Campo Predefinito Osservazioni Invia promemoria ricorrenti Settimanale Selezionare Giornalmente, Settimanalmente o Mensilmente dall'elenco a discesa per indicare la frequenza con cui verranno inviate le e-mail di promemoria per gli elementi in sospeso (azioni/richieste aperte o scadute).
Le e-mail di promemoria cominciano a essere inviate alle 00:00 UTC. I promemoria settimanali vengono inviati di lunedì, mentre quelli mensili il primo giorno del mese.
Le e-mail di promemoria riguardo alle azioni e alle richieste vengono inviate prima di e dopo la data di scadenza fino a quando gli elementi sono chiusi, eliminati o assegnati a un'altra persona. Se la persona assegnata all'elemento è rimossa dal progetto, o il progetto è archiviato, anche le e-mail di promemoria non vengono più inviate.
Invia promemoria prima della data di scadenza Selezionare questa opzione per impostare una pianificazione personalizzata per le notifiche di promemoria basata su un numero "x" di giorni prima della data di scadenza dell'azione/richiesta. Puoi specificare fino a cinque frequenze di notifica personalizzate.
Se la data di scadenza di un'azione/richiesta è passata, o se non ve n'è alcuna impostata, le e-mail di promemoria vengono inviate alla frequenza predefinita (Settimanalmente) o alla frequenza di promemoria ricorrente specificata (Giornalmente o Mensilmente).
Nota
Se si abilitano solamente le e-mail di promemoria ricorrenti regolarmente, senza promemoria aggiuntivi pianificati "x" giorni prima della data di scadenza, Diligent One invia i promemoria ricorrenti regolarmente sia prima che dopo la data di scadenza.
Tuttavia, se abiliti entrambi i tipi di notifica, Diligent One invia solo i promemoria secondo la pianificazione personalizzata prima della data di scadenza e quelli aggiuntivi ricorrenti regolarmente dopo che la data di scadenza è passata.
Elenco delle notifiche e-mail
| Tipo di notifica | Oggetto dell'e-mail | Occorrenza dell'e-mail | Ruoli che possono ricevere l'e-mail |
|---|---|---|---|
| Reimpostare password dell'utente | Reimposta password |
quando un amministratore di progetto reimposta la password di un utente Nota
Gli amministratori di Progetti possono reimpostare la password di un utente in Amministrazione di sistema > Gestisci utenti. |
Qualsiasi ruolo |
| Caricamento in massa | Elementi aggiornati | quando i rischi o i controlli vengono caricati in massa in un progetto o framework oppure le issue vengono caricate in massa in un progetto | Gestore professionale |
| Backup | Scarica il backup di progetto | quando il backup di un progetto è completato | Gestore professionale |
| Backup di progetto non riuscito: riprova | quando si verifica un problema durante il processo di backup di un progetto | Gestore professionale | |
| Creazione di progetto | Creazione di progetto non riuscita: riprova | quando si verifica un problema durante il processo di creazione di un progetto all'interno di un piano di assurance |
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| Progetto archiviato o effettuato il rollforward | Progetto archiviato | quando un progetto viene archiviato | Gestore professionale |
| Archiviazione di progetto nome_del_progetto non riuscita: riprova | quando un progetto viene archiviato e si verifica un problema | Gestore professionale | |
| Rollforward di progetto completato | quando viene effettuato il rollforward di un progetto | Gestore professionale | |
| Progetto eliminato | Progetto eliminato | quando un progetto è stato eliminato e sarà eliminato definitivamente in maniera automatica entro 30 giorni |
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| Importazione, clonazione e copia | Standard e regolamenti importati | quando gli standard o i regolamenti vengono importati con successo in una mappa di conformità |
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| Importazione nella mappa di conformità non riuscita: riprova | quando gli standard o i regolamenti non vengono importati in una mappa di conformità |
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| Importazione dalla biblioteca dei contenuti non riuscita: riprova | quando si verifica un problema durante il processo di importazione dalla Biblioteca dei contenuti |
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Quando si verifica un problema durante il processo di importazione, clonazione, rollforward o copia |
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| Valutazioni automatiche | Aggiornamenti alle valutazioni automatiche |
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| Revisione | Utente ti ha assegnato come revisore |
quando al revisore successivo viene assegnata la revisione di uno dei seguenti documenti:
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| Cose da fare. | Utente ti ha assegnato una cosa da fare | quando viene assegnata all'utente una cosa da fare | Qualsiasi ruolo |
| Utente ha commentato una cosa da fare | quando una persona pubblica un commento su una cosa da fare | Qualsiasi ruolo | |
|
Chiudi una cosa da fare |
quando una persona cancella una cosa da fare |
Qualsiasi ruolo | |
| Utente ha chiuso una cosa da fare | quando una persona chiude una cosa da fare | Qualsiasi ruolo | |
| Azioni, richieste, certificazioni e assegnazioni |
Assegnatore ha assegnato a assegnatario un elemento di azione |
quando all'utente è stato assegnato di rispondere o contribuire ad un'azione | Chiunque (non solo utenti Diligent One) |
| Utente ha aggiornato un elemento di azione |
quando una persona aggiorna un'azione Questa e-mail viene inviata al creatore dell'azione (Assegnazione di). Il creatore dell'azione non riceve l'e-mail se ha aggiornato l'azione. |
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| Utente ha commentato un elemento di azione |
quando una persona pubblica un commento su un'azione Questa e-mail viene inviata al creatore dell'azione, al proprietario azione e a tutti gli utenti in CC. La persona che ha inserito il commento non riceve questa e-mail. |
Chiunque (non solo utenti Diligent One) | |
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Rispondi a una richiesta Nota
L'oggetto dell'e-mail è personalizzabile. |
quando all'utente è stato assegnato di rispondere o contribuire a una richiesta | Chiunque (non solo utenti Diligent One) | |
| Utente ha aggiornato una richiesta |
quando una persona aggiorna una richiesta Questa e-mail viene inviata al richiedente. Il richiedente non riceve l'e-mail se ha aggiornato la richiesta. |
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| Utente ha commentato una richiesta |
quando una persona pubblica un commento su una richiesta Questa e-mail viene inviata al richiedente, al proprietario della richiesta e a tutti gli utenti in CC. La persona che ha inserito il commento non riceve questa e-mail. |
Chiunque (non solo utenti Diligent One) | |
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Utente ti ha assegnato elemento |
Quando un utente è stato assegnato come Proprietario, Proprietario esecutivo o Utente assegnato per un obiettivo, un controllo, un test o una issue pubblicata Quando un utente è stato assegnato come Proprietario per una issue non pubblicata e tale issue viene poi pubblicata Nota
Se una issue viene assegnata e poi pubblicata, le persone con un ruolo professionale o di supervisione riceveranno due notifiche: una quando la issue viene assegnata a loro e un'altra quando la issue viene pubblicata. Chi ha un ruolo di Collaboratore viene avvisato solo dopo la pubblicazione della issue.
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| Hai ricevuto un'assegnazione come proprietario di procedura con xassegnazioni | quando a un utente è stato assegnato il ruolo di proprietario per più controlli contemporaneamente in Controllo della missione | Qualsiasi ruolo | |
| Hai ricevuto un'assegnazione come tester di controllo con x assegnazioni | quando a un utente è stato assegnato il ruolo di utente assegnato per più controlli contemporaneamente in Controllo della missione | Qualsiasi ruolo | |
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Rispondi a questionario |
quando un'attività di performance del controllo è inviata a un esecutore del controllo |
Chiunque (non solo utenti Diligent One) | |
| Rispondi a sondaggio di valutazione | quando un sondaggio di valutazione viene inviato a un proprietario del controllo | Chiunque (non solo utenti Diligent One) | |
| Utente ha richiesto la certificazione Nota L'oggetto dell'e-mail è personalizzabile. |
quando viene inviata una richiesta di certificazione |
Chiunque (non solo utenti Diligent One) | |
| Promemoria | Rispondi agli elementi di azione |
quando la condizione di un'azione è su "Aperto" vengono inviati promemoria ricorrenti in base alle impostazioni configurate |
Chiunque (non solo utenti Diligent One) |
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quando lo stato di un'azione è su "Aperto" vengono inviati promemoria ricorrenti in base alle impostazioni configurate |
Chiunque (non solo utenti Diligent One) | |
E-mail di Risultati
Le e-mail vengono inviate dall'applicazione Risultati per avvisare gli utenti circa:
- azioni con trigger
- record assegnati, questionari, rapporti dell'evento e sondaggi
- restrizioni ed errori di importazione dei dati
Elenco delle notifiche e-mail
| Oggetto dell'e-mail | Occorrenza dell'e-mail |
|---|---|
| Revisiona i record | Quando viene eseguito un trigger impostato per notificare l'utente. |
| Un trigger ti ha assegnato record | Quando viene eseguito un trigger impostato per assegnare i record all'utente. Se non si desidera ricevere una notifica ogni volta che un trigger assegna un record, l'utente o un amministratore di Risultati può modificare il trigger e disattivare la notifica tramite e-mail. |
| Utente ti ha assegnato alcuni record | Quando una persona assegna un record all'utente. |
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Rispondi a questionario Nota
L'oggetto e il corpo dell'e-mail sono personalizzabili. Per maggiori informazioni, consultare Personalizzare le e-mail del questionario. |
Quando viene eseguito un trigger impostato per assegnare un questionario all'utente. |
| Quando una persona invia all'utente un questionario durante il rimedio dei record. | |
| Quando una persona invia un sondaggio di valutazione da Progetti al proprietario del controllo. | |
| Quando una persona invia all'utente un sondaggio. | |
| Importazione dei dati in tabella non riuscita: riprova | Quando Risultati non può importare i dati a causa di valori mancanti o in conflitto che esistono all'interno della chiave primaria. |
| Soglia di metrica raggiunta | Quando viene eseguito un trigger impostato per notificare il raggiungimento di una soglia di metrica. |
E-mail di Storyboard
L'applicazione Storyboards invia e-mail per notificare le modifiche all'accesso allo storyboard.
| Oggetto dell'e-mail | Occorrenza dell'e-mail |
|---|---|
| Utente ti ha aggiunto a uno storyboard | Quando una persona consente l'accesso a uno storyboard. |
| Utente ha condiviso il tuo storyboard | Quando una persona condivide uno storyboard creato dall'utente con un altro utente o gruppo del workflow. |
| Utente ha modificato il tuo livello di accesso a uno storyboard | Quando una persona modifica il livello di accesso a uno storyboard. |
E-mail di Robot
Quando si crea un'attività pianificata nell'applicazione Robot, è possibile scegliere di notificare uno o più utenti specifici qualora l'attività non venga eseguita per qualsiasi motivo.
Per maggiori informazioni, consultare Creare e pianificare attività.
E-mail di Rapporti
Le e-mail vengono inviate dall'applicazione Rapporti quando si condivide un rapporto o una dashboard con una persona o si trasmette un rapporto. Per maggiori informazioni, vedere i seguenti argomenti:
