Gestire le notifiche e-mail di Diligent One

Per specificare le notifiche e-mail disponibili agli utenti dell'organizzazione e la relativa modalità di recapito, usa Impostazioni di notifica in Diligent One Platform.

È possibile:

• Abilitare o disabilitare categorie di notifica specifiche per una determinata applicazione.

• Per ogni categoria, specificare se viene imposta dall'organizzazione o gestita dai singoli utenti.

• Per ogni categoria, specificare se è disponibile il raggruppamento dei messaggi e-mail e impostare il comportamento di raggruppamento predefinito per l'organizzazione.

Il comportamento delle notifiche viene determinato a tre livelli:

• Impostazioni predefinite di sistemaDiligent One definisce le categorie di notifica, i comportamenti predefiniti e le opzioni di configurazione disponibili.

• Amministratori (a livello di organizzazione)Gli amministratori di sistema possono:

  • Disattivare una determinata categoria per tutti gli utenti dell'organizzazione.

  • Imporra le notifica per una determinata categoria, in modo che tutti gli utenti ricevano le notifiche e non possano disattivarle.

  • Consentire agli utenti di controllare una determinata categoria, affinché possano decidere se ricevere o meno quel tipo di notifica.

  • Abilitare o disabilitare il raggruppamento dei messaggi e-mail per una determinata categoria e impostare il comportamento di raggruppamento predefinito a livello di intera organizzazione, se supportato.

• UtentePer le categorie impostate come controllabili dall'utente, ogni utente può gestire le sue preferenze nella pagina Preferenze di notifica del menu Profilo. Per ulteriori informazioni, consulta Gestire le notifiche e-mail.

Puoi anche scegliere di raggruppare più notifiche, in modo da ridurre il numero dei messaggi e-mail della stessa categoria. Se si abilita il raggruppamento per una determinata categoria, il servizio di notifica raccoglie le notifiche indirizzate a ciascun utente durante il periodo di tempo specificato, quindi le invia tutte insieme in base alla pianificazione configurata a livello di organizzazione o selezionata dai singoli utenti, ove consentito.

Applicazioni

Le applicazioni disponibili dipendono dall'edizione di Diligent One in uso (standard o premium) e dal fatto che l'organizzazione abbia acquistato o meno applicazioni aggiuntive.

Per ulteriori informazioni, consulta Sottoscrizioni, edizioni e funzionalità.

Lingua delle e-mail

Quando un'e-mail viene inviata a un indirizzo appartenente a un utente, il contenuto della e-mail viene visualizzato nella lingua impostata dall'utente. Quando un'e-mail viene inviata a un indirizzo e-mail che non appartiene a un utente, il contenuto della e-mail viene visualizzato utilizzando le impostazioni linguistiche predefinite dell'organizzazione.

Raggruppamento dei messaggi e-mail per le categorie di notifica

Il raggruppamento dei messaggi e-mail permette di controllare la frequenza con cui gli utenti ricevono i messaggi e-mail per le categorie di notifica ad alto volume. Una categoria di notifica è un gruppo denominato di notifiche correlate, che vengono gestite tutte insieme.

• Il raggruppamento dei messaggi e-mail viene configurato a livello di categoria di notifica.

• L'amministratore di sistema decide se consentire o meno il raggruppamento per una determinata categoria e impostare la frequenza di raggruppamento predefinita per tutti gli utenti dell'organizzazione, scegliendo se effettuare l'invio immediatamente, a intervalli di alcuni minuti, con cadenza oraria o una volta al giorno.

• Se la configurazione utilizzata lo consente, gli utenti possono modificare la frequenza di raggruppamento per una determinata categoria nelle loro preferenze di notifica. Per ulteriori informazioni, consulta Gestire le notifiche e-mail.

• Se per una determinata categoria il raggruppamento è disabilitato o impostato su Immediatamente, non appena sono disponibili aggiornamenti, le notifiche per tale categoria vengono inviate come messaggi e-mail separati.

Definire le impostazioni di notifica

L'amministratore di sistema può specificare quali impostazioni di notifica possono essere configurate dagli utenti e impostare le preferenze predefinite in base alle linee guida dell'organizzazione.

1. Apri la home page della piattaforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Se l'azienda utilizza più di un'organizzazione in Diligent One Platform, assicurati che quella appropriata sia attiva.

2. Dalla finestra di navigazione a sinistra, seleziona Impostazioni della piattaforma.

   La finestra di navigazione a sinistra mostra le diverse opzioni di impostazione della piattaforma.

3. In Gestione organizzazione, seleziona Impostazioni di notifica.
4. Nella pagina Impostazioni di notifica, seleziona il pulsante Definisci impostazioni accanto a Preferenze di notifica specifiche per il prodotto.
5. Nella pagina Impostazioni di notifica specifiche per il prodotto, nell'elenco delle applicazioni integrate espandi l'applicazione per cui desideri configurare le impostazioni.
6. Nell'elenco delle categorie seleziona il pulsante Configura accanto alla categoria per cui desideri specificare le impostazioni.
7. Nel pannello di configurazione, procedi come segue:

   1. Gli utenti possono abilitare o disabilitare le notificheSeleziona Sì o No per specificare se gli utenti sono autorizzati o meno a controllare una determinata categoria.

   2. Lo stato di notifica predefinito per tutti gli utentiSeleziona On o Off per impostare lo stato predefinito della notifica.

   3. Imposta dettagliSeleziona Sì o No per specificare se gli utenti sono autorizzati o meno a raggruppare i messaggi e-mail e a pianificarne l'invio.

   4. Selezionare l'opzione di pacchetto predefinita per tutti gli utentiPer specificare la frequenza con cui desideri raggruppare i messaggi e-mail, seleziona una delle opzioni seguenti:

      • Immediatamente, non appena sono disponibili aggiornamenti

      • Raggruppati ogni 5 minuti

      • Raggruppati ogni 15 minuti

      • Raggruppati ogni 60 minuti

      • Raggruppati giornalmente alle - Seleziona dall'elenco a discesa l'ora del giorno a cui devono essere inviati i messaggi e-mail raggruppati.

   5. Seleziona Salva.

Informazioni dettagliate

Messaggi e-mail di Diligent One Platform

I messaggi e-mail vengono inviati da Diligent One Platform per segnalare agli utenti:

• l'attivazione del proprio account
• le modifiche apportate al proprio account
• l'aggiunta come proprietario di un gruppo

Le organizzazioni abilitate con SSO non ricevono e-mail

Gli utenti che appartengono a organizzazioni abilitate con SSO non ricevono le e-mail di invito e attivazione. Quando l'SSO è abilitato, gli utenti possono accedere a Diligent One Platform semplicemente andando su www.diligentoneplatform.com, facendo clic su Accedi a un dominio personalizzato e inserendo il dominio personalizzato assegnato.

Elenco dei messaggi e-mail di notifica di Diligent One Platform 

Tipo di notifica	Oggetto dell'e-mail	Occorrenza dell'e-mail	Amministratore di sistema	Utente
Attivazione dell'account	Attiva il tuo account	Alla creazione dell'account Diligent One
	Accedere all'account	Quando sei stato invitato come utente in un'organizzazione Diligent One Platform esistente
Modifiche dell'account	Modifiche al tuo account	Quando vengono apportate modifiche recenti alle sottoscrizioni dell'account Quando un utente viene aggiunto all'organizzazione Quando un utente viene rimosso dall'organizzazione
	Modifiche all'e-mail	Quando un amministratore di sistema modifica l'indirizzo e-mail per l'utente
Modifica della password	Reimposta password	Quando si richiede la modifica della password
Aggiunta in massa di utenti	Utente aggiunto a organizzazione	Quando un amministratore di sistema ha correttamente aggiunto in massa gli utenti a Diligent One Platform
	Correggere gli errori e aggiungere gli utenti rimanenti	Quando un amministratore di sistema ha caricato in massa gli utenti in Diligent One Platform, ma non tutti gli utenti sono stati aggiunti correttamente
Gruppi	Gestione dei membri nel gruppo	Quando si viene aggiunti come proprietario del gruppo, è possibile gestire l'accesso degli utenti a determinate risorse in Diligent One
	Gruppo è ora disabilitato	Quando un amministratore di sistema disabilita un gruppo e l'utente è il proprietario del gruppo
	Gruppo è ora abilitato	Quando un amministratore di sistema abilita un gruppo e l'utente è il proprietario del gruppo

 = riceve la notifica e-mail

   = non riceve la notifica e-mail

E-mail di Strategia

Nell'applicazione Strategia, è possibile iscriversi ai segmenti di operazione e agli obiettivi strategici identificati nella propria Mappa della strategia per ricevere aggiornamenti sui rischi. Una volta effettuata l'iscrizione, l'utente riceve un'e-mail di riepilogo giornaliero da parte di Diligent One una volta al giorno alle ore 00:00 UTC. Ricevono la e-mail tutti gli utenti di Strategia che si sono iscritti agli aggiornamenti.

Quando viene inviata l'e-mail di riepilogo giornaliero?

L'e-mail viene inviata quando:

• viene inserito un nuovo commento
• un file è allegato a un rischio
• i punteggi di rischio inerente (automatizzati utilizzando i fattori di valutazione) cambiano
• un fattore di valutazione è stato disabilitato a causa di un errore

Esempio

Sottoscrivere gli aggiornamenti tramite e-mail

Scenario

Un amministratore delegato si iscrive al segmento di operazione EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa). Un membro del personale inserisce un commento e allega un nuovo documento a un rischio associato al segmento di operazione EMEA.

Risultato

L'amministratore delegato riceve l'e-mail di riepilogo giornaliero che:

• annota il nuovo commento e il file associato al rischio
• fornisce un link al rischio aggiornato in Strategia

Sottoscrizione agli aggiornamenti tramite e-mail

1. Dalla home page della piattaforma (www.diligentoneplatform.com), seleziona l'applicazione Strategia per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Strategia.

2. Dalla home page di Strategia, selezionare la scheda Impostazioni.
   • Per gli amministratori di Strategia, si apre la pagina Utenti.
   • Per i Dirigenti di supervisione e i Revisori di supervisione, si apre la pagina Le mie notifiche.
3. Per gli amministratori di Strategia, fare clic su Le mie notifiche.
4. Per ogni segmento di operazione od obiettivo strategico, selezionare la casella di controllo per iscriversi agli aggiornamenti sui rischi oppure deselezionare la casella di controllo per annullare la ricezione degli aggiornamenti.
5. Fare clic su Aggiorna. Viene salvata l'impostazione di sottoscrizione.

Messaggi e-mail dell'applicazione Progetti

Le e-mail vengono inviate da Progetti per avvisare gli utenti circa:

• richieste, revisioni, cose da fare o azioni assegnate
• modifiche ai progetti

Configurare la frequenza di invio dei promemoria

Qualora sia necessario inviare promemoria ricorrenti relativi ad azioni e richieste, è possibile configurare la frequenza di invio delle notifiche tramite e-mail ai proprietari e alle persone in CC.

È possibile inviare promemoria ricorrenti:

• su base giornaliera, settimanale o mensile
• secondo una pianificazione personalizzata basata su un numero "x" di giorni prima della data di scadenza

Esempio

Configurare i promemoria ricorrenti

Scenario

Crei una richiesta e specifichi la data di scadenza al 3 maggio 2019. Puoi anche configurare le impostazioni di notifica come segue:

• Invia promemoria ricorrentiSettimanale
• Invia promemoria prima della data di scadenza5, 3, 1, vuoto, vuoto

Risultato

Le e-mail di promemoria per la richiesta vengono inviate settimanalmente (ogni lunedì) prima del 3 maggio 2019. Ulteriori e-mail di promemoria per la richiesta vengono inviate anche 5 giorni, 3 giorni e 1 giorno prima del 3 maggio 2019.

Dopo il 3 maggio 2019, le e-mail di promemoria continuano a essere inviate settimanalmente fino a quando la richiesta viene chiusa, eliminata o assegnata a un'altra persona. Se la persona assegnata alla richiesta è rimossa dal progetto, o il progetto è archiviato, anche le e-mail di promemoria non vengono più inviate.

Passaggi

1. Dalla home page della piattaforma (www.diligentoneplatform.com), seleziona l'applicazione Progetti per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

2. In Amministrazione del sistema, seleziona Gestisci tipi di progetto.

3. Navigare al tipo di progetto appropriato e fare clic su Modifica.

4. Nella pagina Gestisci tipi di progetto, seleziona la scheda Notifiche.

5. Configurare i seguenti campi, quindi selezionare Salva:

   Campo	Impostazioni predefinite	Osservazioni
   Invia promemoria ricorrenti	Settimanale	Seleziona Giornaliero, Settimanale o Mensile dall'elenco a discesa per indicare la frequenza con cui verranno inviate le e-mail di promemoria per gli elementi in sospeso (azioni/richieste aperte o in ritardo). Le e-mail di promemoria cominciano a essere inviate alle 00:00 UTC. I promemoria settimanali vengono inviati di lunedì, mentre quelli mensili il primo giorno del mese. Le e-mail di promemoria riguardo alle azioni e alle richieste vengono inviate prima di e dopo la data di scadenza fino a quando gli elementi sono chiusi, eliminati o assegnati a un'altra persona. Se la persona assegnata all'elemento è rimossa dal progetto o il progetto è archiviato, anche le e-mail di promemoria non vengono più inviate.
   Invia promemoria prima della data di scadenza		Selezionare questa opzione per impostare una pianificazione personalizzata per le notifiche di promemoria basata su un numero "x" di giorni prima della data di scadenza dell'azione/richiesta. Puoi specificare fino a cinque frequenze di notifica personalizzate. Se la data di scadenza di un'azione/richiesta è passata, o se non è stata impostata alcuna data di scadenza, le e-mail di sollecito vengono inviate con la frequenza predefinita (Settimanale) o con la frequenza di sollecito ricorrente specificata (Giornaliera o Mensile).

Nota

Se si abilitano solamente le e-mail di promemoria ricorrenti regolarmente, senza promemoria aggiuntivi pianificati "x" giorni prima della data di scadenza, Diligent One invia i promemoria ricorrenti regolarmente sia prima che dopo la data di scadenza.

Tuttavia, se abiliti entrambi i tipi di notifica, Diligent One invia solo i promemoria secondo la pianificazione personalizzata prima della data di scadenza e quelli aggiuntivi ricorrenti regolarmente dopo che la data di scadenza è passata.

Elenco delle notifiche e-mail

Tipo di notifica	Oggetto dell'e-mail	Occorrenza dell'e-mail	Ruoli che possono ricevere l'e-mail
Reimpostare password dell'utente	Reimposta password	quando un amministratore di progetto reimposta la password di un utente Nota Gli amministratori di Progetti possono reimpostare la password di un utente in Amministrazione di sistema > Gestisci utenti.	Qualsiasi ruolo
Carica in massa	Elementi aggiornati	quando i rischi o i controlli vengono caricati in massa in un progetto o framework oppure le issue vengono caricate in massa in un progetto	Gestore professionale
Backup	Scarica il backup di progetto	quando il backup di un progetto è completato	Gestore professionale
	Backup di progetto non riuscito: riprova	quando si verifica un problema durante il processo di backup di un progetto	Gestore professionale
Creazione di progetto	Creazione di progetto non riuscita: riprova	quando si verifica un problema durante il processo di creazione di un progetto all'interno di un piano di assurance	Amministratore del progetto Creatore del progetto
Progetto archiviato o effettuato il rollforward	Progetto archiviato	quando un progetto viene archiviato	Gestore professionale
	Archiviazione di progetto nome_del_progetto non riuscita: riprova	quando un progetto viene archiviato e si verifica un problema	Gestore professionale
	Rollforward di progetto completato	quando viene effettuato il rollforward di un progetto	Gestore professionale
Progetto eliminato	Progetto eliminato	quando un progetto è stato eliminato e sarà eliminato definitivamente in maniera automatica entro 30 giorni	Amministratore del progetto Creatore del progetto
Importazione, clonazione e copia	Standard e regolamenti importati	quando gli standard o i regolamenti vengono importati con successo in una mappa di conformità	Gestore professionale Utente professionale
	Importazione nella mappa di conformità non riuscita: riprova	quando gli standard o i regolamenti non vengono importati in una mappa di conformità	Gestore professionale Utente professionale
	Importazione dalla biblioteca dei contenuti non riuscita: riprova	quando si verifica un problema durante il processo di importazione dalla Biblioteca dei contenuti	Gestore professionale Utente professionale
	Processo di importazione non riuscito: riprova Processo di clonazione non riuscito: riprova Processo di rollforward non riuscito: riprova Copia di certificazione non riuscita: riprova	Quando si verifica un problema durante il processo di importazione, clonazione, rollforward o copia	Gestore professionale Utente professionale
Valutazioni automatiche	Aggiornamenti alle valutazioni automatiche	quando le valutazioni dei rischi e dei controlli sono state aggiornate da un fattore di valutazione se un fattore di valutazione viene disabilitato a causa di un errore	Gestore professionale Utente professionale
Revisore	Utente ti ha assegnato come revisore	quando al revisore successivo viene assegnata la revisione di uno dei seguenti documenti: un file di pianificazione una narrazione una matrice di controllo del rischio o una pianificazione del progetto un elenco di guide dettagliate o procedure d'esecuzione una singola guida dettagliata o procedura d'esecuzione un elenco di piani di test un singolo piano di test un ciclo di testing un singolo test una issue (dettagli, rimedi o informazioni di ripetizione del test)	Gestore professionale Utente professionale Dirigente di supervisione
Cose da fare	Utente ti ha assegnato una cosa da fare	quando viene assegnata all'utente una cosa da fare	Qualsiasi ruolo
	Utente ha commentato una cosa da fare	quando una persona pubblica un commento su una cosa da fare	Qualsiasi ruolo
	Chiudere una cosa da fare	quando una persona cancella una cosa da fare	Qualsiasi ruolo
	Utente ha chiuso una cosa da fare	quando una persona chiude una cosa da fare	Qualsiasi ruolo
Azioni, richieste, certificazioni e assegnazioni	Assegnatore ha assegnato a assegnatario un elemento di azione	quando è stato assegnato all'utente di rispondere o contribuire ad un'azione	Chiunque (non solo utenti Diligent One)
	Utente ha aggiornato un elemento di azione	quando una persona aggiorna un'azione Questa e-mail viene inviata al creatore dell'azione (Assegnazione di). Il creatore dell'azione non riceve l'e-mail se ha aggiornato l'azione.	Gestori professionali Utenti professionali
	Utente ha commentato un elemento di azione	quando una persona pubblica un commento su un'azione Questa e-mail viene inviata al creatore dell'azione, al proprietario azione e a tutti gli utenti in CC. La persona che ha inserito il commento non riceve questa e-mail.	Chiunque (non solo utenti Diligent One)
	Rispondi a una richiesta Nota L'oggetto dell'e-mail è personalizzabile.	quando è stato assegnato all'utente di rispondere o contribuire a una richiesta	Chiunque (non solo utenti Diligent One)
	Utente ha aggiornato una richiesta	quando una persona aggiorna una richiesta Questa e-mail viene inviata al richiedente. Il richiedente non riceve l'e-mail se ha aggiornato la richiesta.	Gestori professionali Utenti professionali
	Utente ha commentato una richiesta	quando una persona pubblica un commento su una richiesta Questa e-mail viene inviata al richiedente, al proprietario della richiesta e a tutti gli utenti in CC. La persona che ha inserito il commento non riceve questa e-mail.	Chiunque (non solo utenti Diligent One)
	Utente ti ha assegnato elemento	Quando un utente è stato assegnato come Proprietario, Proprietario esecutivo o Utente assegnato per un obiettivo, un controllo, un test o una issue pubblicata Quando un utente è stato assegnato come Proprietario per una issue non pubblicata e tale issue viene poi pubblicata Nota Se una issue viene assegnata e poi pubblicata, le persone con un ruolo professionale o di supervisione riceveranno due notifiche: una quando la issue viene assegnata a loro e un'altra quando la issue viene pubblicata. Le persone con il ruolo di Collaboratore vengono avvisate solo dopo la pubblicazione della issue.	Proprietario o Proprietario esecutivoQualsiasi ruolo Utente assegnatosolo Gestore professionale, Utente professionale o Tester collaboratore
	Hai ricevuto un'assegnazione come proprietario di procedura con xassegnazioni	quando a un utente è stato assegnato il ruolo di proprietario per più controlli contemporaneamente in Controllo della missione	Qualsiasi ruolo
	Hai ricevuto un'assegnazione come tester di controllo con x assegnazioni	quando a un utente è stato assegnato il ruolo di utente assegnato per più controlli contemporaneamente in Controllo della missione	Qualsiasi ruolo
	Rispondi a questionario	quando un'attività di performance del controllo è inviata a un esecutore del controllo	Chiunque (non solo utenti Diligent One)
	Rispondi a sondaggio di valutazione	quando un sondaggio di valutazione viene inviato a un proprietario del controllo	Chiunque (non solo utenti Diligent One)
	Utente ha richiesto la certificazione Nota L'oggetto dell'e-mail è personalizzabile.	quando viene inviata una richiesta di certificazione	Chiunque (non solo utenti Diligent One)
Promemoria	Rispondi agli elementi di azione	quando la condizione di un'azione è su "Aperto" vengono inviati promemoria ricorrenti in base alle impostazioni configurate	Chiunque (non solo utenti Diligent One)
	Azione necessaria per un elemento di richiesta aperto Rispondi a più richieste	quando lo stato di un'azione è su "Aperto" vengono inviati promemoria ricorrenti in base alle impostazioni configurate	Chiunque (non solo utenti Diligent One)

Messaggi e-mail dell'applicazione Risultati

Le e-mail vengono inviate dall'applicazione Risultati per avvisare gli utenti circa:

• azioni con trigger
• record assegnati, questionari, rapporti dell'evento e sondaggi
• restrizioni ed errori di importazione dei dati

Elenco delle notifiche e-mail

Oggetto dell'e-mail	Occorrenza dell'e-mail
Revisiona i record	Quando viene eseguito un trigger impostato per notificare l'utente.
Un trigger ti ha assegnato record	Quando viene eseguito un trigger impostato per assegnare i record all'utente. Se non si desidera ricevere una notifica ogni volta che un trigger assegna un record, l'utente o un amministratore di Risultati può modificare il trigger e disattivare la notifica tramite e-mail.
Utente ti ha assegnato alcuni record	Quando una persona assegna un record all'utente.
Rispondi a questionario Nota L'oggetto e il corpo dell'e-mail sono personalizzabili. Per ulteriori informazioni, consulta Personalizzare le e-mail del questionario.	Quando viene eseguito un trigger impostato per assegnare un questionario all'utente.
	Quando una persona invia all'utente un questionario durante il rimedio dei record.
	Quando una persona invia un sondaggio di valutazione da Progetti al proprietario del controllo.
	Quando una persona invia all'utente un sondaggio.
Importazione dei dati in tabella non riuscita: riprova	Quando Risultati non può importare i dati a causa di valori mancanti o in conflitto che esistono all'interno della chiave primaria.
Soglia di metrica raggiunta	Quando viene eseguito un trigger impostato per notificare il raggiungimento di una soglia di metrica.

Messaggi e-mail dell'applicazione Storyboard

L'applicazione Storyboards invia e-mail per notificare le modifiche all'accesso allo storyboard.

Oggetto dell'e-mail	Occorrenza dell'e-mail
Utente ti ha aggiunto a uno storyboard	Quando una persona consente l'accesso a uno storyboard.
Utente ha condiviso il tuo storyboard	Quando una persona condivide uno storyboard creato dall'utente con un altro utente o gruppo del workflow.
Utente ha modificato il tuo livello di accesso a uno storyboard	Quando una persona modifica il livello di accesso a uno storyboard.

Messaggi e-mail dell'applicazione Robot

Quando si crea un'attività pianificata nell'applicazione Robot, è possibile scegliere di notificare uno o più utenti specifici qualora l'attività non venga eseguita per qualsiasi motivo.

Per maggiori informazioni, consultare Creare e pianificare attività.

Messaggi e-mail dell'applicazione Rapporti

Le e-mail vengono inviate dall'applicazione Rapporti quando si condivide un rapporto o una dashboard con una persona o si trasmette un rapporto. Per maggiori informazioni, vedere i seguenti argomenti:

• Inviare rapporti tramite e-mail
• Inviare dashboard tramite e-mail
• Trasmettere rapporti tramite e-mail