Registrare le azioni
Registrare le azioni per identificare le misure di follow-up per risolvere le issue identificate.
Prima di iniziare
Prima di poter registrare un'azione, è necessario registrare una issue.
Come funziona
Un'azione è una specifica misura di follow-up associata a una issue identificata.
Per definire le responsabilità di rimedio, è possibile aggiungere azioni, designare proprietari azione e mettere in copia collaboratori aggiuntivi sulle azioni. È inoltre possibile impostare promemoria per testare nuovamente le issue o per monitorare le ore impiegate a ripetere i test mediante azioni autoassegnate.
Una volta designato un proprietario azione, o messi in copia dei collaboratori su un'azione, le persone competenti ricevono una notifica e-mail con un link all'azione e sono così in grado di aggiornare l'azione.
Notifiche e-mail sugli aggiornamenti delle azioni
I link di azione scadono una volta chiusa l'azione. Se l'azione viene riaperta, è possibile inviare una nuova notifica e-mail, creando così automaticamente un nuovo link all'azione.
Quando una persona aggiorna un'azione (modifica i valori del campo) o pubblica un commento su un'azione, viene inviata una notifica e-mail per avvisare gli altri. Le tabelle seguenti illustrano i destinatari di una notifica e-mail, che dipendono da chi aggiorna o commenta l'azione.
Aggiornare un'azione
Questo creatore azione è la persona indicata nel campo Assegnato da.
| Azione aggiornata da | Notifica e-mail ricevuta da | ||
|---|---|---|---|
| Creatore azione | Proprietario azione | Persona messa in copia | |
| Creatore azione |
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| Proprietario azione |
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| Persona messa in copia |
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Commentare un'azione
| Azione commentata da | Notifica e-mail ricevuta da | ||
|---|---|---|---|
| Creatore azione | Proprietario azione | Persona messa in copia | |
| Creatore azione |
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| Proprietario azione |
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| Persona messa in copia |
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Esempio
Registrare un'azione
Scenario
È necessario acquisire un'azione quando si rileva che i protocolli di disaster recovery non sono coordinati all'interno di un'organizzazione.
Processo
Aprire il progetto Revisione della sicurezza informatica, fare clic sulla scheda Issue , accedere alla issue Protocolli di disaster recovery, fare clic sulla sottoscheda Follow-up e rimedio e quindi su Aggiungi accanto a Azioni per acquisire l'azione.
Risultato
Si registra l'azione come segue:
Autorizzazioni
- I gestori professionali e gli utenti professionali possono creare, aggiornare ed eliminare qualsiasi azione in un progetto.
- I responsabili della supervisione e le persone senza accesso a Diligent One a cui sono state assegnate azioni, hanno accesso di sola risposta (possono aggiornare i campi Inviato il e Stato, pubblicare commenti e allegare file).
- I revisori della supervisione hanno accesso di sola lettura alle azioni.
- Gestori, Tester o Utenti collaboratore possono aggiornare o eliminare solo le azioni di loro proprietà.
Accedere all'area delle issue
Nota
- I termini dell'interfaccia sono personalizzabili e i campi e le schede configurabili. Nell'istanza di Diligent One, alcuni termini, campi e schede potrebbero essere diversi.
- Se un campo richiesto è lasciato vuoto, verrà visualizzato un messaggio di avviso: Questo campo è obbligatorio. Alcuni campi personalizzati potrebbero avere valori predefiniti.
Esegui una delle seguenti operazioni:
- Lavorare con le issue da un progetto specifico
-
Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.
- Accedere a un progetto.
- Fare clic sulla scheda Issue.
-
- Lavorare con le issue da tutti i progetti Aprire l'applicazione Tracciatore di issue .
Individuare una issue nell'Elenco delle issue
- Eseguire una delle seguenti operazioni:
- Inserire il titolo, o il titolo parziale, delle issue nella casella di ricerca.
Issue che non corrispondono alla ricerca vengono filtrate durante la digitazione.
- Utilizzare uno dei filtri per limitare le issue visualizzate sulla pagina.
Per impostazione predefinita, vengono visualizzate tutte le issue del progetto. Fare clic su Cancella per rimuovere i filtri applicati.
- Fare clic su una qualsiasi intestazione di colonna per ordinare l'elenco di issue in base a quella colonna in ordine crescente o decrescente.
- Fare clic sul nome del progetto per visualizzare tutte le issue ad esso associate. Nota
Questa opzione è disponibile solo nel Tracciatore di issue.
- Inserire il titolo, o il titolo parziale, delle issue nella casella di ricerca.
- Dalla scheda Issue, fare clic sul nome della issue oppure dal Tracciatore di issue, fare clic su Dettagli accanto alla issue appropriata.
Risultato Si apre la pagina Dettagli issue.
Aggiungere un'azione
- Individuare una issue nell'Elenco delle issue.
- Fare clic sulla scheda Follow-up e rimedio.
- Inserire le seguenti informazioni e fare clic su Salva:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Titolo |
indica il nome dell'azione La lunghezza massima è di 255 caratteri. |
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Proprietario facoltativo |
indica la persona responsabile dell'azione Il campo di ricerca opera sul nome e/o cognome della persona. Selezionare Indicare un utente... ed eseguire una delle seguenti operazioni:
Se esistono e-mail duplicate perché la persona è sia un utente di Diligent One che un contatto, l'e-mail del contatto viene filtrata dai risultati di ricerca e viene visualizzata solo l'e-mail dell'utente. Nota
Chiunque può essere designato come proprietario azione. Se la persona non ha accesso a Diligent One o le è stato assegnato il ruolo di Supervisore esecutivio sul progetto, le verrà inviato un link non autenticato all'azione tramite e-mail, consentendole di accedere per rispondere all'azione. |
|
Invia una notifica ora facoltativo |
Selezionare questa opzione per inviare una notifica e-mail immediata al proprietario e a eventuali persone messe in copia. |
|
Inviare un promemoria settimanale facoltativo |
Selezionare questa opzione per inviare promemoria e-mail ricorrenti al proprietario e a eventuali persone messe in copia. La configurazione predefinita è impostata per l'invio di promemoria via e-mail con 28, 14, 7, 2 e 1 giorni di anticipo rispetto alla data di scadenza, ma è possibile configurare una frequenza personalizzata, se necessario. Per maggiori informazioni sui promemoria ricorrenti, vedere Inviare promemoria ricorrenti sulle azioni. |
|
Includi titolo/intestazione della issue e descrizione facoltativo |
Selezionare questa opzione per fornire dettagli aggiuntivi sulla issue al proprietario azione. Una volta che il proprietario azione fa clic sul link all'azione nell'e-mail, può vedere i campi nella pagina dell'azione. Consiglio Ciò offre la possibilità di condividere informazioni contestuali con coloro a cui è stata assegnata un'azione, mantenendo nel contempo il controllo sulle informazioni riservate del progetto. |
|
Includere piano di rimedio e scadenza facoltativo |
Selezionare questa opzione per fornire dettagli aggiuntivi sulla risoluzione al proprietario azione. Una volta che il proprietario azione fa clic sul link all'azione nell'e-mail, può vedere i campi nella pagina dell'azione. Consiglio Ciò offre la possibilità di condividere informazioni contestuali con coloro a cui è stata assegnata un'azione, mantenendo nel contempo il controllo sulle informazioni riservate del progetto. Ad esempio, da utilizzare per coloro che non hanno accesso al sistema. |
|
Descrizione facoltativo |
indica i dettagli dell'azione prevista Nota
I campi di testo RTF non possono superare i 524.288 caratteri. Consiglio Per abilitare il controllo ortografico sui campi di testo ricco, esegui una delle seguenti operazioni:
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|
CC facoltativo |
indica una o più persone che possono collaborare sull'azione Solo i gestori professionali, gli utenti professionali o gli utenti a cui è assegnato un ruolo di collaboratore possono aggiornare questo campo. Nota
Chiunque può essere messo in copia su un'azione. Se la persona non ha accesso a Diligent One o le è stato assegnato il ruolo di Supervisore esecutivio sul progetto, le verrà inviato un link non autenticato all'azione tramite e-mail, consentendole di accedere per rispondere all'azione. Consiglio
È possibile premere Invio, barra spaziatrice, virgola, tabulazione o punto e virgola per aggiungere un'e-mail all'elenco CC. |
| Data di scadenza | indica la data entro la quale l'azione deve essere completata |
|
Priorità facoltativo |
indica la priorità dell'azione Ad esempio, l'azione potrebbe essere specificata come avente priorità "Alta", "Media" o "Bassa". Gli Amministratori di progetto e gli Amministratori del tipo di progetto possono personalizzare le opzioni per questo campo sotto Gestisci tipi di progetto. |
Aggiungere più azioni
Per informazioni sull'aggiunta di più azioni contemporaneamente, vedere Importare in massa le azioni.
Visualizzare o aggiornare un'azione
Se è stata assegnata un'azione, è possibile visualizzarla o aggiornarla.
Nota
Non è possibile aggiornare le schede Informazioni e Notifica e-mail dopo la conferma di Follow-up e rimedio a qualsiasi livello. Tuttavia, è possibile aggiornare le schede Follow-up azione e Completa azione dopo la conferma di Follow-up e rimedio a qualsiasi livello.
- Individuare una issue nell'Elenco delle issue.
- Fare clic sulla scheda Follow-up e rimedio.
Visualizzare o aggiornare le informazioni sull'azione
Nota
Non è possibile aggiornare la scheda Informazioni dopo la conferma di Follow-up e rimedio a qualsiasi livello.
- Individuare una issue nell'Elenco delle issue.
- Fare clic sulla scheda Follow-up e rimedio.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Titolo |
indica il nome dell'azione La lunghezza massima è di 255 caratteri. |
| Assegnata da |
Indica il creatore dell'azione Questo campo è disponibile solo se si sta aggiornando un'azione esistente. Solo i Gestori professionali, gli Utenti professionali o gli utenti a cui è assegnato un ruolo di Collaboratore possono aggiornare questo campo. |
|
Proprietario facoltativo |
indica la persona responsabile dell'azione Il campo di ricerca opera sul nome e/o cognome della persona. Selezionare Indicare un utente... ed eseguire una delle seguenti operazioni:
Se esistono e-mail duplicate perché la persona è sia un utente di Diligent One che un contatto, l'e-mail del contatto viene filtrata dai risultati di ricerca e viene visualizzata solo l'e-mail dell'utente. Nota
Chiunque può essere designato come proprietario azione. Se la persona non ha accesso a Diligent One o le è stato assegnato il ruolo di Supervisore esecutivio sul progetto, le verrà inviato un link non autenticato all'azione tramite e-mail, consentendole di accedere per rispondere all'azione. |
|
Descrizione facoltativo |
indica i dettagli dell'azione prevista Nota
I campi di testo RTF non possono superare i 524.288 caratteri. Consiglio Per abilitare il controllo ortografico sui campi di testo ricco, esegui una delle seguenti operazioni:
|
| Data di scadenza | indica la data entro la quale l'azione deve essere completata |
|
Priorità facoltativo |
indica la priorità dell'azione Ad esempio, l'azione potrebbe essere specificata come avente priorità "Alta", "Media" o "Bassa". Gli Amministratori di progetto e gli Amministratori del tipo di progetto possono personalizzare le opzioni per questo campo sotto Gestisci tipi di progetto. |
Visualizzare o aggiornare le notifiche e-mail
Nota
Non è possibile aggiornare le schede Informazioni e Notifica e-mail dopo la conferma di Follow-up e rimedio a qualsiasi livello.
- Individuare una issue nell'Elenco delle issue.
- Fare clic sulla scheda Follow-up e rimedio.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
|
Invia una notifica ora facoltativo |
Selezionare questa opzione per inviare una notifica e-mail immediata al proprietario e a eventuali persone messe in copia. |
|
Inviare promemoria con 28, 14, 7, 2 e 1 giorni di anticipo rispetto alla data di scadenza facoltativo |
Selezionare questa opzione per inviare promemoria e-mail ricorrenti al proprietario e a eventuali persone messe in copia. La configurazione predefinita è impostata per l'invio di promemoria via e-mail con 28, 14, 7, 2 e 1 giorni di anticipo rispetto alla data di scadenza, ma è possibile configurare una frequenza personalizzata, se necessario. Per maggiori informazioni sui promemoria ricorrenti, vedere Inviare promemoria ricorrenti sulle azioni. |
|
Includi titolo/intestazione della issue e descrizione facoltativo |
Selezionare questa opzione per fornire dettagli aggiuntivi sulla issue al proprietario azione. Una volta che il proprietario azione fa clic sul link all'azione nell'e-mail, può vedere i campi nella pagina dell'azione. Consiglio Ciò offre la possibilità di condividere informazioni contestuali con coloro a cui è stata assegnata un'azione, mantenendo nel contempo il controllo sulle informazioni riservate del progetto. |
|
Includere piano di rimedio e scadenza facoltativo |
Selezionare questa opzione per fornire dettagli aggiuntivi sulla risoluzione al proprietario azione. Una volta che il proprietario azione fa clic sul link all'azione nell'e-mail, può vedere i campi nella pagina dell'azione. Consiglio Ciò offre la possibilità di condividere informazioni contestuali con coloro a cui è stata assegnata un'azione, mantenendo nel contempo il controllo sulle informazioni riservate del progetto. |
|
CC facoltativo |
indica una o più persone che possono collaborare sull'azione Solo i gestori professionali, gli utenti professionali o gli utenti a cui è assegnato un ruolo di collaboratore possono aggiornare questo campo. Nota
Chiunque può essere messo in copia su un'azione. Se la persona non ha accesso a Diligent One o le è stato assegnato il ruolo di Supervisore esecutivio sul progetto, le verrà inviato un link non autenticato all'azione tramite e-mail, consentendole di accedere per rispondere all'azione. Consiglio
È possibile premere Invio, barra spaziatrice, virgola, tabulazione o punto e virgola per aggiungere un'e-mail all'elenco CC. |
Follow-up su un'azione
Nota
È possibile aggiornare gli elementi nella scheda Follow-up azione dopo la conferma di Follow-up e rimedio a qualsiasi livello.
- Individuare una issue nell'Elenco delle issue.
- Fare clic sulla scheda Follow-up e rimedio.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
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Inviato il |
indica la data in cui l'azione è stata completata o affrontata |
|
Stato |
indica lo stato attuale dell'azione Ad esempio, lo stato può essere "Aperto", "In attesa di risposta della dirigenza", "Rimedio della direzione", "Risolto - In attesa di verifica", "Verifica dell'audit", "Riaperto" o "Completato". Gli Amministratori di progetto e gli Amministratori del tipo di progetto possono personalizzare le opzioni per questo campo sotto Gestisci tipi di progetto. Nota Gli Amministratori di progetto possono configurare le impostazioni di autorizzazione in modo che chiunque abbia accesso alle azioni possa aggiornare il campo Stato. Possono inoltre limitare la possibilità di aggiornare il campo Stato solo agli utenti con licenza Diligent One con accesso alle azioni. Per maggiori informazioni, consultare Impostazioni dell'applicazione Progetti. |
| Nuovo commento |
Aggiungere un commento e/o caricare un file. Per maggiori informazioni sugli allegati, consultare Lavorare con gli allegati. Nota Per motivi di sicurezza, Diligent One non accetta file allegati con le seguenti estensioni: .bat, .com, .dmg, .exe o .scr. |
Completare un'azione
Nota
È possibile aggiornare gli elementi nella scheda Completa azione dopo la conferma di Follow-up e rimedio a qualsiasi livello.
- Individuare una issue nell'Elenco delle issue.
- Fare clic sulla scheda Follow-up e rimedio.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Completata il |
indica la data in cui l'azione è stata completata o affrontata Questo campo viene generalmente compilato dal proprietario della issue. Questo campo è disponibile solo se si sta aggiornando un'azione esistente. |
| Stato |
Questo campo è disponibile solo se si sta aggiornando un'azione esistente.
|
Eliminare un'azione
Eliminare un'azione in maniera permanente la rimuove dal progetto. Una volta eliminata, non sarà possibile accedervi o ripristinarla.
- Accedere al progetto che contiene l'azione che si desidera rimuovere.
- Fare clic sulla scheda Issue.
- Fare clic sulla sottoscheda Follow-up e rimedio.
- Fare clic su Visualizza/Discuti accanto all'azione che si desidera rimuovere.
- Fare clic su Elimina azione nella parte inferiore della scheda Informazioni.
- Fare clic su OK nella finestra di dialogo di conferma.
Risultato: l'azione è eliminata in maniera permanente.
