Importação em massa de solicitações

Importe solicitações em massa para um projeto se precisar evitar a demorada entrada manual de dados ou migrar dados de outro sistema.

Você também pode atualizar várias solicitações ao mesmo tempo usando sessões no Importador em Massa. Para obter mais informações, consulte Carregar solicitações existentes em massa.

Como funciona?

Abra uma nova sessão do Importador em massa e faça download do modelo em Excel na página do importador no Launchpad. Você deve preparar os dados no modelo e depois fazer upload do modelo na página do Importador em massa.

Você pode fazer upload de solicitações em massa para projetos ou para um componente dentro de um projeto, como um objetivo, narrativa, etc.

Onde estão as solicitações carregadas?

Após o carregamento das solicitações, os dados estarão disponíveis nos seguintes locais:

• guia Solicitações
• Aplicativo Rastreador de Tarefas
• componente dentro do projeto, como objetivo, narrativa, etc. (se targetType e targetId forem mencionados no modelo). Para obter mais informações, consulte Preparar dados no modelo.

Antes de começar

Antes de começar a importar solicitações, você deve criar um projeto com o Importador em massa preenchendo a planilha Projetos ou com a interface do usuário.

Fluxo de trabalho

Permissões

Apenas os Administradores do Sistema podem usar o Importador em massa para carregamento em massa de recursos do Diligent One.

Carregar novas solicitações em massa

Abrir uma nova sessão do Importador em massa e fazer download do modelo em Excel

1. Abra o Launchpad.

   Observação

   Se a sua empresa usa mais de uma instância no Launchpad, verifique se a instância apropriada está ativa.

2. Selecione Configurações da Plataforma > Organização.

   Se a opção Organização não for exibida, a conta usada para fazer login não tem privilégios de Administrador.

3. Em Importador em massa, clique em Gerenciar recursos em massa.

   Uma nova sessão do Importador em massa começa, com o ID da sessão anexado ao URL.

   Cuidado

   Sempre inicie uma nova sessão para adicionar recursos novos, ou você poderá perder os dados enviados anteriormente.

   Saiba mais

   Por exemplo: você quer importar 200 entidades em dois lotes (100 +100). Se você carregar os lotes um após o outro na mesma sessão, os dados carregados no primeiro lote serão substituídos pelos dados do segundo lote. Para evitar a perda de dados, sempre carregue o primeiro lote em uma sessão e inicie uma nova para o próximo lote. Da mesma forma, inicie uma nova sessão para adicionar mais recursos novos.

   Observação

   Você pode usar sessões anteriores para atualizar os dados já carregados. Para obter mais informações, consulte Funcionalidade de atualização no Importador em massa.

4. Em Selecionar recurso, no tipo Recurso, selecione Todos os recursos.

5. Clique em Baixar modelo .xlsx.

   O modelo em Excel é salvo na máquina local.

Preparar dados no modelo

1. Abra o modelo baixado (HighBond_Template.xlsx) e vá para a planilha Requests.
2. Copie e cole ou insira os dados no modelo. Para saber como inserir dados, consulte Dicas para preparar conteúdo.
   Observação

   • Se você usa o Add-in para Excel, certifique-se de que a opção ACL Add-In esteja desativada antes de modificar o modelo do Excel. Para saber como fazer isso, consulte Configuração do Add-in para Excel.
   • Não altere o nome da planilha ou dos campos. Eles diferenciam maiúsculas e minúsculas e não devem ser modificados.
   • O número máximo de linhas que podem ser carregadas de uma vez é 2.000 (incluindo todas as planilhas).

   Campo	Descrição
   referenceId obrigatório	Especifica um ID exclusivo para o recurso. Deve ser exclusivo para cada linha na planilha. Ele pode conter uma combinação de texto e números e o comprimento máximo é de 255 caracteres. Esse campo é a chave primária para cada linha no modelo. Você precisará dessa chave se quiser atualizar este recurso novamente. Importante Você pode usar IDs de referência para associar recursos uns aos outros, instantaneamente. Por exemplo, você pode criar um novo projeto e um novo objetivo associado a esse projeto no mesmo upload. Faça isso criando um link entre o projeto e o objetivo informando o referenceId Para saber mais sobre como associar recursos do Diligent One no Importador em massa, consulte Usar IDs de referência para vincular recursos no Importador em massa. Observação Os IDs de referência são necessários ao adicionar ou atualizar recursos usando o Importador em massa. Eles não estão disponíveis quando você adiciona/atualiza recursos na interface de usuário do Diligent One.
   ccContacts	Especifica os IDs de e-mail de usuários responsáveis por responder à solicitação. Dica Você pode adicionar vários IDs de e-mail separados por vírgulas.
   description obrigatório	Descreve as informações solicitadas, como nome do documento, número de versão ou departamento onde você espera encontrar as informações. Dica Use tags HTML para formatar o texto. Por exemplo: <b>, <i>, <ol>, <ul>. Para obter mais informações sobre solicitações, consulte Solicitando documentação.
   dueDate	Especifica até quando a solicitação deve ser respondida. A data deve estar no formato AAAA-MM-DD.
   emailMessage	Permite personalizar o corpo do e-mail.
   emailSubject	Permite personalizar a linha de assunto do e-mail.
   proprietário condicionalmente obrigatório	Especifica o nome da pessoa responsável por atender à solicitação. É mais adequado para adicionar usuários que não são da Diligent One. O campo torna-se obrigatório se o campo ownerUser for deixado em branco.
   ownerEmail condicionalmente obrigatório	Especifica os IDs de e-mail de usuários responsáveis por atender à solicitação. É mais adequado para adicionar usuários que não são da Diligent One.
   ownerUser condicionalmente obrigatório	Especifica o ID de usuário (UID) ou o ID de e-mail da pessoa responsável por atender a solicitação. Saiba como obter a UID de um usuário. Não é possível adicionar usuários que não são do Diligent One a este campo. Esse campo torna-se obrigatório se o campo owner for deixado em branco. Observe que a especificação de um ownerUser substitui qualquer valor fornecido nos campos owner e ownerEmail. Observação Verifique se o usuário que você quer adicionar a este campo já foi atribuído ao respectivo projeto/estrutura. Para aprender a atribuir funções de usuário, consulte Atribuindo funções de usuário em projetos e estruturas
   position	Especifica a ordem na qual a solicitação é exibida.
   ID do projeto obrigatório	Especifica o ID do projeto onde essa solicitação deve ser colocada. Por exemplo: https://stark.projects.highbond.com/audits/ 90305/dashboard, onde 90305 é o ID do projeto. Observação Como alternativa, neste campo, você pode informar o ID de referência de um novo projeto que adicionou no modelo atual. Isso associará a solicitação ao projeto quando você carregar o modelo. Para saber mais sobre como associar recursos do Diligent One no Importador em massa, consulte Usar IDs de referência para vincular recursos no Importador em massa.
   received	Especifica o status da solicitação: True: recebido(a). False: aberto(a). O padrão é falso.
   Usuário solicitante obrigatório	Especifica o ID de usuário (UID) ou o ID de e-mail da pessoa que solicitou a documentação. Saiba como obter a UID de um usuário.
   sendRecurrentNotifications	Especifica se um e-mail deve ser enviado ao proprietário da solicitação e às pessoas em CC em uma programação recorrente especificada. True: envia o e-mail em uma programação recorrente. False: desativa a programação do e-mail. Para obter mais informações sobre lembretes recorrentes, consulte Enviando lembretes de solicitação recorrentes.
   ccUsers	Especifica o ID de usuário (UID) ou o ID de e-mail de usuários internos que são a parte da organização responsável por atender à solicitação. Saiba como obter a UID de um usuário.
   targetType	Especifica o tipo de componente em que essa solicitação deve ser colocada. O tipo de destino deve ser um dos seguintes: projects project_files objectives narratives risks controls walkthroughs control_test_plans control_tests issues walkthrough_summaries project_plannings project_results risk_control_matrices testing_rounds O padrão é projetos. Importante Use a exata terminologia da forma mencionada acima. Observação Use somente valores padrão em inglês para esse campo. Valores personalizados em inglês e valores localizados (outro idioma) ainda não são compatíveis com o Importador em massa. Para obter informações sobre qual ID de destino deve ser usado para cada componente, consulte Tipo e ID de destino dos componentes do projeto
   ID de destino obrigatório	Especifica o ID do recurso em que essa solicitação deve ser colocada. Você pode encontrar o ID do recurso no URL. Por exemplo: https://stark.projects.highbond.com/audits/ 90305/objectives/94778, em que 90305 é o ID do projeto e 94778 é o ID do objetivo. No campo targetId, você pode executar uma das seguintes ações: especifique o ID do projeto se quiser colocar o problema no projeto (seria o mesmo ID mencionado no campo projectId). especifique o ID do componente (ID do objetivo no exemplo acima) se quiser colocar o problema no componente de um projeto. Observe que o ID do projeto precisa ser mencionado no campo projectId. Para obter informações sobre qual ID de destino deve ser usado para cada componente, consulte Tipo e ID de destino dos componentes do projeto

3. Salvar e fechar o modelo

Dicas para preparar conteúdo

A preparação de conteúdo envolve:

• copiar e colar seus dados de origem no modelo do Excel
• inserir dados, quando aplicável, no modelo do Excel
• salvar o modelo como preparação para o carregamento em massa

Usando IDs de referência para vincular recursos no Importador em massa

ID de referência é um campo no modelo do Excel do Importador em massa. É o primeiro campo em todas as planilhas e está disponível para todos os recursos. É um identificador exclusivo para cada registro na planilha.

Usando IDs de referência, é possível associar recursos do Diligent One uns aos outros, durante o processo. Por exemplo, você pode criar um projeto e um objetivo associado a ele na mesma importação. Você pode fazer isso informando o referenceId no campo obrigatório.

Tipo e ID de destino dos componentes do projeto

A seção a seguir mostra o tipo de destino e a ID do respectivo componente do projeto.

Use o tipo e ID de destino relevante no modelo do Excel de acordo com o componente em que você deseja colocar a solicitação.

Carregar dados

Execute uma das seguintes ações:

• Arraste e solte o modelo na janela do navegador.
• Clique em Selecionar do seu computador para selecionar o modelo de atualizado.

  Apenas um modelo em Excel pode ser carregado por vez (cada arquivo é validado separadamente).

Resultado Uma mensagem de sucesso ou falha aparece, dependendo do resultado do processo, e a última sessão é atualizada na tabela Sessões.

Sessões no Importador em massa

Uma sessão no Importador em massa é uma série de interações de usuário para importar recursos do Diligent One. Cada sessão do usuário é registrada na tabela Sessões.

A tabela Sessões contém as seguintes informações.

Nome do campo	Descrição
Sessões da web	Mostra a lista de sessões da web. Uma sessão da web se refere a uma sessão concluída usando a interface do usuário Importador em massa. Uma nova sessão começa sempre que você abre a página do Importador em massa.
Sessões da API	Mostra a lista de sessões da API. Uma sessão de API refere-se a uma sessão concluída usando uma plataforma de API, como Postman, etc.
Atualizar	Recarrega a tabela Sessões.
ID da Sessão	Identificador de sessão. Em Sessões da web, você pode clicar no ID da sessão para acessar uma sessão específica. O ID da sessão é anexado à URL. Por exemplo: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, onde bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc é o ID da sessão. Observação Os IDs de sessões na web e na API são parecidos. Para evitar erros, tome cuidado para não trocar os IDs.
Data	Mostra a data e a hora da sessão. Você pode ordenar a data em ordem crescente ou decrescente.
Carregado por	Mostra o nome do usuário.
Status	Mostra o status do carregamento, se foi concluído com sucesso ou não. Você pode clicar no status para exibir os detalhes completos da importação.
Nome do Arquivo	Mostra o nome do modelo/log de erros carregados. Por exemplo: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx. Modelo Você pode clicar e baixar o modelo para corrigir dados carregados anteriormente. Log de erros Um log de erros é gerado quando ocorre falha no upload. Você pode verificar o log de erros para corrigir os erros e carregar o modelo novamente. Observação O modelo e os logs de erros ficarão disponíveis para download por até 18 meses depois da data de upload. O link para baixar o modelo está disponível para sessões do Importador em massa a partir de 13 de maio de 2022. Não é possível baixar o modelo das sessões anteriores a essa data.

Carregar solicitações existentes em massa

Você pode atualizar vários itens de uma vez no Importador em Massa usando sessões.

Solução de problemas

Você pode baixar e verificar o log de erros da tabela Sessões. Compreenda erros comuns de carregamento em massa e saiba como corrigir erros.

A tabela a seguir oferece uma lista de erros que podem ocorrer no upload do modelo.

Erro	Solução(ões)
Pode haver mais de 2.000 linhas no arquivo carregado (incluindo todas as planilhas).	Remova as linhas extras do modelo de e carregue novamente.
Os campos obrigatórios podem estar em branco ou ausentes no arquivo carregado.	Verifique se todos os campos obrigatórios (marcados com nomes de coluna vermelha e laranja no modelo) estão preenchidos. Observação Se você não preencher dados nos campos obrigatórios, a linha não será processada.
O formato dos dados pode estar incorreto.	Verifique se os dados nos campos de texto são validos e se não excedem o comprimento máximo do campo: 255 caracteres. Campos de rich texto não têm um limite de caracteres.
Os valores de dados podem ser inválidos ou não corresponder aos valores da lista suspensa.	Por exemplo: O valor para os campos received e sendRecurrentNotifications na planilha Requests deve ser True ou False.
Campos inválidos no modelo.	Não adicione novos campos ao modelo. Não remova campos do modelo.
O modelo pode não estar no formato esperado.	Certifique-se de que o formato do arquivo seja .xlsx.
Nomes de planilhas inválidos.	Não mude o nome da planilha.
A sessão pode ter expirado.	Atualize a página e tente carregar novamente.
O ID de sessão pode ser inválido.	Verifique se você está usando um ID de sessão da web.