Gerenciamento de notificações por e-mail da Diligent One
Por padrão, os usuários recebem notificações por e-mail dos aplicativos do Diligent One quando ocorrem ações ou alterações específicas. Você pode desativar essas notificações, se desejar.
Usuários que informarem que não receberam a notificações por e-mail podem precisar verificar seu filtro de spam. As notificações por e-mail são enviadas de notifications@highbond.com a menos que sua organização tenha configurado um remetente personalizado. Para obter mais informações, consulte Configure um remetente de e-mail personalizado.
Aplicativos
A disponibilidade dos aplicativos para você depende da edição do Diligent One (Standard ou Premium) utilizada e de a sua organização ter adquirido aplicativos suplementares.
Para obter mais informações, consulte Assinaturas, edições e recursos.
Idioma do e-mail
Quando um e-mail é enviado para um endereço que pertence a um usuário, o conteúdo do e-mail é exibido nas configurações de idioma do usuário. Quando um e-mail é enviado para um endereço de e-mail que não pertence a um usuário, o conteúdo do e-mail é exibido nas configurações de idioma padrão da organização.
Desativar notificações por e-mail
Você pode desativar as notificações por e-mail que recebe do Diligent One no Launchpad. Ao fazer isso, você interrompe o envio de todas as notificações automáticas.
Desativar notificações por e-mail não se aplica a questionários no aplicativo Resultados, pois a única forma de responder é por e-mail.
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Abra a página inicial do Launchpad (www.highbond.com).
- Se a sua empresa usa mais de uma organização no Launchpad, confira se a organização apropriada está ativa ou selecione-a na lista suspensa.
- Selecione
> Configurações de perfil. - Ative ou desative as notificações para qualquer um dos aplicativos da Diligent One incluídos em Notificações por e-mail. As alterações são automaticamente salvas.
Informações detalhadas
E-mails do Launchpad
Os e-mails são enviados do Launchpad para notificar os usuários sobre:
- as ativações de contas deles
- alterações feitas nas contas
- ser adicionado como proprietário de um grupo
Organizações com SSO ativado não recebem alguns e-mails
Usuários que pertencem a organizações com SSO ativado não recebem e-mails de convite e ativação. Quando o SSO está habilitado, os usuários podem simplesmente acessar o Launchpad acessando www.highbond.com, clicando em Entrar em um domínio personalizado e fornecendo o domínio personalizado ao qual foram designados.
Lista de notificações do Launchpad por e-mail
| Tipo de notificação | Assunto do e-mail | Ocorrência do e-mail | Admin de Sistema | Usuário |
|---|---|---|---|---|
| Ativação de conta |
Ativar sua conta |
Quando sua conta do Diligent One é criada | ||
| Efetuar login para começar | Quando você ativa sua conta do Diligent One | |||
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Efetuar login na sua conta |
Quando sua organização é disponibilizada pela primeira vez no Launchpad ou quando você é convidado como usuário para uma organização existente no Launchpad | |||
| Alterações da conta |
Alterações na sua conta |
|
||
| Mudanças no seu e-mail |
|
|||
| Mudança de senha |
Redefinir sua senha |
Quando você faz uma solicitação para mudar sua senha | ||
| Adição de usuários em massa |
Usuários adicionados à organização Nomeorganização |
Quando um Administrador do Sistema adiciona usuários em massa ao Launchpad com sucesso | ||
| Corrigir erros para adicionar usuário(as) restantes | Quando um Administrador do Sistema fez upload de usuários em massa para o Launchpad, mas nem todos os usuários foram adicionados com sucesso | |||
| Grupos | Gerenciar membros em seu grupo | Quando você é adicionado como proprietário de um grupo, permitindo que gerencie o acesso do usuário a diferentes recursos no Diligent One | ||
| O grupo Nomegrupo está desativado | Quando um Administrador do Sistema desativa um grupo e você é proprietário do grupo | |||
| O grupo Nomegrupo está ativado | Quando um Administrador do Sistema ativa um grupo e você é proprietário do grupo |
= Recebe notificação por e-mail
= Não recebe notificação por e-mail
E-mails do Estratégia
No aplicativo Estratégia, você pode assinar segmentos em operação e objetivos estratégicos identificados no Mapa do Estratégia para receber atualizações sobre riscos. Após o cadastro, você recebe o resumo diário em seu e-mail do Diligent One todos os dias, à 00h (UTC). O e-mail é enviado a todos os usuários do Estratégia que se cadastraram para receber atualizações.
Quando o e-mail de resumo diário é enviado?
O e-mail é enviado quando:
- um novo comentário é feito
- um arquivo é anexado a um risco
- alteração de pontuações de risco inerente (automatizada com drivers de avaliação)
- um driver de avaliação foi desabilitado devido a um erro
Exemplo
Assinando atualizações por e-mail
Cenário
Um diretor administrativo assina o segmento em operação EMEA (Europa, Oriente Médio e África). Um membro da equipe faz com que um comentário anexe um novo documento a um risco associado ao segmento em operação EMEA.
Resultado
O diretor administrativo recebe o e-mail do resumo diário que:
- anota o novo comentário e arquivo associado ao risco
- fornece um link para o risco atualizado no Estratégia
Assinar atualizações por e-mail
- Abra o aplicativo Estratégia.
- Na página inicial do Estratégia, selecione a guia Configurações.
- Se você for Administrador do Estratégia, a página Usuários abre.
- Se você for Executivo de Falhas ou Revisor de Falhas, a página Minhas Notificações abre.
- Se você for Administrador do Estratégia, selecione Minhas Notificações.
- Para cada segmento em operação ou objetivo estratégico, marque a caixa de seleção para receber as atualizações sobre riscos ou desmarque a caixa de seleção para não receber atualizações.
- Clique em Atualizar. Suas configurações de assinatura são salvas.
E-mails do Projetos
Os e-mails são enviados do Projetos para notificar os usuários sobre:
- solicitações atribuídas, revisões, tarefas ou ações
- alterações em projetos
Configurar a frequência de envio dos lembretes
Se você precisar enviar lembretes recorrentes sobre ações e solicitações, poderá configurar a frequência de envio das notificações aos proprietários e às pessoas copiadas.
Você pode enviar lembretes recorrentes com agendamento:
- diário, semanal ou mensal
- personalizado com base no número de dias "x" antes da data de vencimento
Exemplo
Configurando lembretes de ações recorrentes
Cenário
Você cria uma solicitação e especifica a data de vencimento como 3 de maio de 2019. Você também define suas configurações de notificações da seguinte maneira:
- Enviar lembretes recorrentes Semanalmente
- Enviar lembretes antes da data de vencimento 5, 3, 1, em branco, em branco
Resultado
Os e-mails de lembrete da solicitação são enviados semanalmente (todas as segundas-feiras) antes de 3 de maio de 2019. Os e-mails de lembrete adicionais para a solicitação também são enviados cinco dias, três dias e um dia antes de 3 de maio de 2019.
Depois de 3 de maio de 2019, os e-mails de lembrete continuam sendo enviados em uma programação semanal até que a solicitação seja fechada, excluída ou atribuída a outra pessoa. Se a pessoa designada para a solicitação for removida do projeto ou se o projeto for arquivado, os e-mails de lembrete também deixarão de ser enviados.
Etapas
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Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.
Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.
A página inicial do Projetos é exibida.
- Clique na guia Notificações.
- Configure os campos a seguir e clique em Salvar:
Campo Padrão Observações Enviar lembretes recorrentes Semanalmente Selecione Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente na lista suspensa para indicar a frequência com que os e-mails de lembrete serão enviados para itens pendentes (ações/solicitações em aberto ou vencidas).
E-mails de lembrete começam a ser enviados às 0h UTC. Os lembretes semanais são enviados às Segundas-feiras e os mensais no primeiro dia do mês.
E-mails de lembrete sobre ações e solicitações enviados antes e depois da data de vencimento até que os itens sejam fechados, excluídos ou atribuídos a outra pessoa. Se a pessoa designada para o item for removida do projeto ou se o projeto for arquivado, os e-mails de lembrete também deixarão de ser enviados.
Enviar lembretes antes da data de vencimento Selecione essa opção para definir um agendamento personalizado para notificações de lembrete com base no número de dias "x" antes da data de vencimento da ação/solicitação. Você pode especificar até cinco frequências de notificação personalizadas.
Se a data de vencimento de uma ação/solicitação tiver passado, ou se nenhuma data de vencimento for definida, os e-mails de lembrete serão enviados na frequência padrão (Semanalmente) ou na frequência especificada (Diariamente ou Mensalmente).
Observação
Se você habilitar apenas e-mails de lembrete recorrentes regulares sem lembretes agendados adicionais "x" dias antes da data de vencimento, o Diligent One enviará os lembretes recorrentes regulares antes e depois da data de vencimento.
No entanto, se você habilitar os dois tipos de notificação, o Diligent One enviará apenas os lembretes no agendamento personalizado antes da data de vencimento e enviará apenas os lembretes recorrentes regulares depois da data de vencimento.
Lista de notificações por e-mail
| Tipo de notificação | Assunto do e-mail | Ocorrência do e-mail | Funções que podem receber o e-mail |
|---|---|---|---|
| Redefinir senha do usuário | Redefinir sua senha |
quando um Administrador de Projeto redefine a senha de um usuário Observação
Os Administradores do Projetos podem redefinir a senha de um usuário em Administração do sistema > Gerenciar usuários. |
Qualquer função |
| Carregamento em massa | Itens carregados | quando riscos ou controles são carregados em massa em um projeto ou estrutura, ou quando riscos carregados em massa para um projeto | Gerente Profissional |
| Backup | Download do backup do projeto | quando um backup de um projeto é concluído | Gerente Profissional |
| Falha de backup do projeto: tente novamente | quando ocorre um problema durante o processo de backup de um projeto | Gerente Profissional | |
| Criação de projeto | Falha na criação do projeto: tente novamente | quando ocorre um problema durante o processo de criação de um projeto em um plano de garantia |
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| Projeto arquivado ou propagado | Projeto arquivado | quando um projeto é arquivado | Gerente Profissional |
| Falha de arquivamento de Nomeprojeto: tente novamente | quando um projeto é arquivado e ocorre um problema | Gerente Profissional | |
| Propagação do projeto concluída | quando um projeto foi propagado | Gerente Profissional | |
| Projeto excluído | Projeto excluído | quando um projeto foi excluído e será excluído permanentemente automaticamente em 30 dias |
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| Importando, clonando e copiando | Normas e regulamentos importados | quando a importação de normas ou regulamentos para um mapa de conformidade é bem-sucedida |
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| Falha de importação para o mapa de conformidade: tente novamente | quando a importação de normas ou regulamentos para um mapa de conformidade é malsucedida |
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| Falha ao Importar da Biblioteca de Conteúdo: tente novamente | quando ocorre um problema durante o processo de importação da Biblioteca de Conteúdo |
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Quando um problema ocorre durante o processo de importação, clonagem, propagação ou cópia |
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| Avaliações automatizadas | Atualizações a avaliações automatizadas |
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| Revisão | nomeUsuário designou você como revisor |
quando o próximo revisor é designado para revisar um dos seguintes:
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| Tarefas | nomeUsuário atribuiu uma tarefa a você | quando uma tarefa é atribuída a você | Qualquer função |
| nomeUsuário comentou em uma tarefa | quando uma pessoa posta um comentário em uma tarefa | Qualquer função | |
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Encerrar uma tarefa |
quando uma pessoa apaga uma tarefa |
Qualquer função | |
| nomeUsuário encerrou uma tarefa | quando uma pessoa encerra uma tarefa | Qualquer função | |
| Ações, solicitações, certificações e atribuições |
nomeDesignador designou um item de ação para nomeDesignado |
quando você for indicado(a) para responder ou colaborar com uma ação | Qualquer pessoa (não apenas usuários do Diligent One) |
| nomeUsuário atualizou um item de ação |
quando alguém atualiza uma ação Esse e-mail é enviado para o criador da ação (Designado por). O criador da ação não recebe o e-mail se tiver atualizado a ação. |
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| nomeUsuário comentou em um item de ação |
quando alguém posta um comentário em uma ação Esse e-mail é enviado ao criador da ação, ao proprietário da ação e a todos os usuários copiados (CC). A pessoa que fez o comentário não recebe o e-mail. |
Qualquer pessoa (não apenas usuários do Diligent One) | |
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Responder a uma solicitação Observação
O assunto do e-mail é personalizável. |
quando você for indicado(a) para responder ou colaborar com uma solicitação | Qualquer pessoa (não apenas usuários do Diligent One) | |
| nomeUsuário atualizou uma solicitação |
quando alguém atualiza uma solicitação Esse e-mail é enviado para o solicitante. O solicitante não recebe o e-mail se tiver atualizado a solicitação. |
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| nomeUsuário comentou em uma solicitação |
quando alguém posta um comentário em uma solicitação Esse e-mail é enviado ao solicitante, ao proprietário da solicitação e a todos os usuários copiados (CC). A pessoa que fez o comentário não recebe o e-mail. |
Qualquer pessoa (não apenas usuários do Diligent One) | |
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nomeUsuário atribuiu um(a) NomeItem a você |
Quando um usuário foi designado Proprietário, Proprietário Executivo ou Usuário Designado para um objetivo, controle, teste ou problema publicado quando um usuário foi designado como Proprietário de um problema não publicado e esse problema é então publicado Observação
Se um problema for designado e então publicado, as pessoas com função Profissional ou de Supervisão receberão notificações duplicadas: uma quando o problema for designado a elas e outra quando o problema for publicado. Pessoas com função de Colaborador só são notificadas depois que o problema é publicado.
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| Você recebeu a função de proprietário(a) do procedimento com x tarefa(s) | quando um(a) usuário(a) recebe a função de Proprietário(a) para vários controles de uma vez no Controle da Missão | Qualquer função | |
| Você recebeu a função de testador(a) do controle com x tarefa(s) | quando um(a) usuário(a) recebe a função de Usuário Designado(a) para vários controles de uma vez no Controle da Missão | Qualquer função | |
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Responder ao questionário Nomequestionário |
quando uma tarefa de desempenho do controle é enviada para um executor do controle |
Qualquer pessoa (não apenas usuários do Diligent One) | |
| Responder à pesquisa nomePesquisaavaliação | quando uma pesquisa de avaliação é enviada a um proprietário de controle | Qualquer pessoa (não apenas usuários do Diligent One) | |
| userName solicita sua certificação Observação O assunto do e-mail é personalizável. |
quando uma solicitação de certificação é enviada a alguém |
Qualquer pessoa (não apenas usuários do Diligent One) | |
| Lembrete | Responder a itens de ação |
quando o estado de uma ação é "Aberto(a)", lembretes recorrentes são enviados com base nas configurações estabelecidas |
Qualquer pessoa (não apenas usuários do Diligent One) |
|
quando o estado de uma solicitação é "Aberto(a)", lembretes recorrentes são enviados com base nas configurações estabelecidas |
Qualquer pessoa (não apenas usuários do Diligent One) | |
E-mails do Resultados
O aplicativo Resultados envia e-mails para notificar pessoas sobre:
- ações disparadas
- registros atribuídos, questionários, relatórios de eventos e pesquisas
- restrições e erros de importação de dados
Lista de notificações por e-mail
| Assunto do e-mail | Ocorrência do e-mail |
|---|---|
| Revisar registros | Quando um gatilho definido para notificar você é executado. |
| Um gatilho atribuiu registros a você | Quando um gatilho definido para atribuir registros a você é executado. Se você não quiser receber notificação sempre que um gatilho lhe atribuir um registro, você ou um administrador de resultados pode editar esse gatilho e desativar a notificação por e-mail. |
| nomeUsuário atribuiu registros a você | Quando alguém atribui registros a você. |
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Responder ao questionário Nomequestionário Observação
O assunto deste e-mail e o conteúdo da mensagem das solicitações são personalizáveis. Para obter mais informações, consulte Personalização de e-mails de questionário. |
Quando um gatilho configurado para atribuir um questionário é executado. |
| Quando alguém envia um questionário enquanto remedia registros. | |
| Quando você é proprietário de um controle e alguém envia uma pesquisa de avaliação do Projetos. | |
| Quando alguém envia uma pesquisa a você. | |
| Falha na importação de dados para Nometabela: tente novamente | Quando o aplicativo Resultados não pode importar dados com base em valores faltantes ou conflitantes que existem dentro da chave principal. |
| Limite de métrica atingido | Quando um gatilho definido para notificar você de que um limite de métrica foi atingido é executado. |
E-mails do Storyboards
O aplicativo Storyboards envia e-mails para notificar pessoas sobre alterações no acesso a storyboards.
| Assunto do e-mail | Ocorrência do e-mail |
|---|---|
| nomeUsuário adicionou você a um storyboard | Quando alguém concede a você acesso a um storyboard. |
| nomeUsuário compartilhou seu storyboard | Quando alguém compartilha um storyboard que você criou com outro usuário ou grupo de fluxo de trabalho. |
| nomeUsuário alterou seu nível de acesso a um storyboard | Quando alguém altera seu nível de acesso a um storyboard. |
E-mails do Robôs
Quando você cria uma tarefa agendada no aplicativo Robôs, pode optar por notificar um ou mais usuários específicos se a tarefa não for executada por algum motivo.
Para obter mais informações, consulte Criando e agendando tarefas.
E-mails do Relatórios
Os e-mails são enviados do aplicativo Relatórios quando você compartilha um relatório ou painel com alguém ou transmite um relatório. Para obter mais informações, consulte os seguintes tópicos:
