Gerenciando notificações por e-mail do Diligent One

Use as configurações de Notificação na Plataforma Diligent One para controlar quais notificações por e-mail estão disponíveis para os usuários da sua organização e como elas são entregues.

Você pode:

• Ativar ou desativar categorias específicas de notificação para um aplicativo.

• Definir se uma categoria é aplicada obrigatoriamente pela organização ou gerenciada por usuários individuais.

• Controlar se o agrupamento de e-mails está disponível para uma categoria e definir o comportamento padrão de agrupamento da organização.

O comportamento das notificações é definido em três níveis:

• Padrões do sistemaO Diligent One define as categorias de notificação, os comportamentos padrão e as opções de configuração disponíveis.

• Administradores (nível da organização)O Administradores de Sistema pode configurar o seguinte:

  • Desativar uma categoria para toda a organização.

  • Tornar uma categoria obrigatória, para que todos os usuários recebam notificações e não possam desativá-las.

  • Permitir que os usuários controlem uma categoria, decidindo se desejam receber esse tipo de notificação.

  • Ativar ou desativar o agrupamento de e-mails para uma categoria e definir o comportamento padrão de agrupamento para toda a organização, quando disponível.

• UsuárioQuando uma categoria é configurada para controle do usuário, os usuários podem gerenciar suas preferências na página Preferências de Notificação, no menu Perfil. Para obter mais informações, consulte Gerenciando notificações por e-mail.

Você também pode agrupar múltiplas notificações para reduzir a quantidade de e-mails de notificação da mesma categoria. Quando o agrupamento estiver habilitado para uma categoria, o serviço de notificações coleta as notificações de cada usuário durante um período de tempo e as envia juntas, de acordo com o cronograma configurado no nível organizacional ou escolhido individualmente pelos usuários, quando permitido.

Aplicativos

Os aplicativos disponíveis dependem da edição do Diligent One (standard ou premium) em uso, e se a sua organização comprou ou não aplicativos complementares.

Para obter mais informações, consulte Assinaturas, edições e recursos.

Idioma do e-mail

Quando um e-mail é enviado para um endereço que pertence a um usuário, o conteúdo do e-mail é exibido nas configurações de idioma do usuário. Quando um e-mail é enviado para um endereço de e-mail que não pertence a um usuário, o conteúdo do e-mail é exibido nas configurações de idioma padrão da organização.

Agrupamento de e-mails para categorias de notificação

Use o agrupamento de e-mails para controlar com que frequência os usuários recebem e-mails para categorias de notificação de alto volume. Uma categoria de notificação é um grupo nomeado de notificações relacionadas que são gerenciadas em conjunto.

• O agrupamento de e-mails é configurado por categoria de notificação.

• Como Admin de Sistema, você decide se o agrupamento estará disponível para uma categoria e define a frequência padrão de agrupamento para todos os usuários da organização, como enviar imediatamente, a cada poucos minutos, a cada hora ou uma vez por dia.

• Quando a sua configuração permitir, os usuários podem alterar a frequência de agrupamento de uma categoria em suas próprias preferências de notificação. Para obter mais informações, consulte Gerenciando notificações por e-mail.

• Se o agrupamento estiver desativado para uma categoria ou definido como No momento em que as atualizações forem disponibilizadas, as notificações dessa categoria serão enviadas como e-mails individuais.

Definir configurações de notificação

Como Admin de Sistema, você pode definir quais configurações de notificação os usuários podem ajustar e estabelecer preferências padrão de acordo com as diretrizes da sua organização.

1. Abra a página do Página inicial da plataforma ( www.diligentoneplatform.com).

   Observação

   Se sua empresa usa mais de uma organização na Plataforma Diligent One, verifique se a organização apropriada está ativa.

2. Na navegação à esquerda, selecione Configurações da plataforma.

   A navegação à esquerda apresenta as diferentes opções de definições da plataforma.

3. Em Gerência da organização, selecione Configurações de Notificação.
4. Na página Configurações de notificação, selecione o botão Definir configurações ao lado de Preferências de notificação específicas por produto.
5. Na página Configurações de notificação específicas por produto, na lista de aplicativos integrados, expanda o aplicativo para o qual você deseja configurar as definições.
6. Na lista de categorias, selecione o botão Configurar ao lado da categoria para a qual deseja definir as configurações.
7. No painel de configuração, faça o seguinte:

   1. Os usuários podem habilitar ou desabilitar as notificaçõesAlterne para Sim ou Não conforme deseja permitir ou não que os usuários controlem a categoria.

   2. O estado da notificação padrão para todos os usuáriosAlterne para Ativado ou Desativado para definir o estado padrão da notificação.

   3. Definir detalhesAlterne para Sim ou Não conforme deseja permitir ou não que os usuários agrupem e agendem e-mails.

   4. Selecione a opção de pacote padrão para todos os usuáriosCom base na frequência com que você deseja agrupar os e-mails, selecione uma das seguintes opções:

      • No momento em que as atualizações forem disponibilizadas

      • Agrupado a cada 5 minutos

      • Agrupado a cada 15 minutos

      • Agrupado a cada 60 minutos

      • Agrupamento diário às — Na lista suspensa, selecione o horário em que o e-mail agrupado será enviado.

   5. Selecione Salvar.

Informações detalhadas

E-mails dos Relatórios

Os e-mails são enviados do Resultados para notificar os usuários sobre:

• as ativações de contas deles
• alterações feitas nas contas
• ser adicionado como proprietário de um grupo

Organizações com SSO ativado não recebem alguns e-mails

Usuários que pertencem a organizações com SSO habilitado não recebem e-mails de convite e ativação. Quando o SSO está habilitado, os usuários podem simplesmente acessar o Plataforma Diligent One indo para www.diligentoneplatform.com, clicando em Acessar um domínio personalizado e fornecendo o domínio personalizado ao qual foram designados.

Lista de Plataforma Diligent One notificações por e-mail 

Tipo de notificação	Assunto do e-mail	Ocorrência do e-mail	Admin de Sistema	Usuário
Ativação de conta	Ativar sua conta	Quando sua conta do Diligent One tiver sido criada
	Efetuar login na sua conta	Quando você foi convidado como usuário para uma organização existente do Plataforma Diligent One
Alterações da conta	Alterações na sua conta	Quando alterações recentes são feitas nas assinaturas da sua conta Quando um usuário é adicionado à sua organização Quando um usuário é removido da sua organização
	Mudanças no seu e-mail	Quando um Admin de Sistema altera seu endereço de e-mail para você
Mudança de senha	Redefina sua senha	Quando você faz uma solicitação para mudar sua senha
Adição de usuários em massa	Usuários adicionados à organização Nomeorganização	Quando um Admin de Sistema adiciona usuários em massa ao Plataforma Diligent One com sucesso
	Corrigir erros para adicionar usuários restantes	Quando um Admin de Sistema fez upload de usuários em massa para o Plataforma Diligent One, mas nem todos os usuários foram adicionados com sucesso
GRUPOS	Gerenciar membros em seu grupo	Quando você for adicionado como proprietário de um grupo, permitindo que gerencie o acesso do usuário a diferentes recursos no Diligent One
	o grupo Nomegrupo está desativado	Quando um Admin de Sistema desativa um grupo e você é proprietário do grupo
	O grupo Nomegrupo está ativado	Quando um Admin de Sistema ativa um grupo e você é proprietário do grupo

 = Recebe notificação por e-mail

   = Não recebe notificação por e-mail

E-mails dos Relatórios

No aplicativo Estratégia, você pode assinar segmentos em operação e objetivos estratégicos identificados no Mapa do Estratégia para receber atualizações sobre riscos. Depois de assinar, você recebe o resumo diariamente em seu e-mail do Diligent One, todos os dias às 00h horário UTC. Todos os usuários do Estratégia que assinaram atualizações recebem o e-mail.

Quando o e-mail de resumo diário é enviado?

O e-mail é enviado quando:

• um novo comentário é feito
• um arquivo é anexado a um risco
• alteração de pontuações de risco inerente (automatizada com drivers de avaliação)
• um driver de avaliação foi desabilitado devido a um erro

Exemplo

Assinando atualizações por e-mail

Cenário

Um diretor administrativo assina o segmento em operação EMEA (Europa, Oriente Médio e África). Um membro da equipe faz com que um comentário anexe um novo documento a um risco associado ao segmento em operação EMEA.

Resultado

O diretor administrativo recebe o e-mail do resumo diário que:

• anota o novo comentário e arquivo associado ao risco
• fornece um link para o risco atualizado no Estratégia

Assinar atualizações por e-mail

1. Na página inicial da Página inicial da plataforma (www.diligentoneplatform.com), selecione o aplicativo Estratégia para abri-lo.

   Se já tiver entrado no Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Estratégia.

2. Na página inicial do Estratégia, selecione a guia Configurações.
   • Se você for Administrador do Estratégia, a página Usuários abre.
   • Se você for Executivo de Falhas ou Revisor de Falhas, a página Minhas Notificações abre.
3. Se você for Administrador do Estratégia, selecione Minhas Notificações.
4. Para cada segmento em operação ou objetivo estratégico, marque a caixa de seleção para receber as atualizações sobre riscos ou desmarque a caixa de seleção para não receber atualizações.
5. Clique em Atualizar. Suas configurações de assinatura são salvas.

Os e-mails do aplicativo Projetos

Os e-mails são enviados do Resultados para notificar os usuários sobre:

• solicitações atribuídas, revisões, tarefas ou ações
• muda para projetos

Configurar a frequência de envio dos lembretes

Se você precisar enviar lembretes recorrentes sobre ações e solicitações, poderá configurar a frequência de envio das notificações aos proprietários e às pessoas copiadas.

Você pode enviar lembretes recorrentes com agendamento:

• diário, semanal ou mensal
• personalizado com base no número de dias "x" antes da data de vencimento

Exemplo

Configurando lembretes de ações recorrentes

Cenário

Você cria uma solicitação e especifica a data de vencimento como 3 de maio de 2019. Você também define suas configurações de notificações da seguinte maneira:

• Enviar lembretes recorrentesSemanal
• Enviar lembretes antes da data de vencimento5, 3, 1, em branco, em branco

Resultado

Os e-mails de lembrete da solicitação são enviados semanalmente (todas as segundas-feiras) antes de 3 de maio de 2019. Os e-mails de lembrete adicionais para a solicitação também são enviados cinco dias, três dias e um dia antes de 3 de maio de 2019.

Depois de 3 de maio de 2019, os e-mails de lembrete continuam sendo enviados em uma programação semanal até que a solicitação seja fechada, excluída ou atribuída a outra pessoa. Se a pessoa designada para a solicitação for removida do projeto ou se o projeto for arquivado, os e-mails de lembrete também deixarão de ser enviados.

Etapas

1. Na página inicial da Página inicial da plataforma (www.diligentoneplatform.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

   Se já tiver entrado no Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

2. Em Administração do sistema, selecione Gerenciar tipos de projeto.

3. Vá para o tipo de projeto apropriado e clique em Editar.

4. Na página Gerenciar Tipos de Projeto, selecione a guia Notificações.

5. Configure os campos a seguir e clique em Salvar:

   Campo	Padrão	Observações
   Enviar lembretes recorrentes	Semanal	Selecione Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente na lista suspensa para indicar a frequência com que os e-mails de lembrete serão enviados para itens pendentes (ações/solicitações em aberto ou vencidas). E-mails de lembrete começam a ser enviados às 0h UTC. Os lembretes semanais são enviados às Segundas-feiras e os mensais no primeiro dia do mês. E-mails de lembrete sobre ações e solicitações enviados antes e depois da data de vencimento até que os itens sejam fechados, excluídos ou atribuídos a outra pessoa. Se a pessoa designada para o item for removida do projeto ou se o projeto for arquivado, os e-mails de lembrete também deixarão de ser enviados.
   Enviar lembretes antes da data de vencimento		Selecione essa opção para definir um cronograma personalizado para notificações de lembrete com base no número de dias "x" antes da data de vencimento da ação/solicitação. Você pode especificar até cinco frequências de notificação personalizadas. Se a data de vencimento de uma ação/solicitação tiver passado, ou se nenhuma data de vencimento for definida, os e-mails de lembrete serão enviados na frequência padrão (Semanalmente) ou na frequência especificada (Diariamente ou Mensalmente).

Observação

Se você habilitar apenas e-mails de lembrete recorrentes regulares sem lembretes agendados adicionais "x" dias antes da data de vencimento, o Diligent One envia os lembretes recorrentes regulares antes e depois da data de vencimento.

No entanto, se você habilitar os dois tipos de notificação, o Diligent One envia apenas os lembretes no agendamento personalizado antes da data de vencimento e envia apenas os lembretes recorrentes regulares depois da data de vencimento.

Lista de notificações por e-mail

Tipo de notificação	Assunto do e-mail	Ocorrência do e-mail	Funções que podem receber o e-mail
Redefinir senha do usuário	Redefina sua senha	quando um Administrador do Projeto redefine a senha de um usuário Observação Os Administradores de Projeto podem redefinir a senha de um usuário do Projetos em Administração do sistema > Gerenciar usuários.	Qualquer função
Carregamento em massa	Itens carregados	quando os riscos ou os controles são carregados em massa para um projeto ou estrutura, ou problemas são carregados em massa para um projeto	Gerente Profissional
Backup	Baixar backup de projeto	quando um backup de um projeto é concluído	Gerente Profissional
	Falha no backup de Projeto: tente novamente	quando ocorre um problema durante o processo de backup de um projeto	Gerente Profissional
Criação do Projeto	Falha ao criar Projeto: tente novamente	quando ocorre um problema durante o processo de criação de um projeto em um plano de garantia	Administrador do Projeto Criador do Projeto
Projeto arquivado ou propagado	Projeto arquivado(a)	quando um projeto é arquivado	Gerente Profissional
	Falha de arquivamento de Nomeprojeto: tente novamente	Quando um projeto é arquivado e ocorre um problema	Gerente Profissional
	Propagação de Projeto concluída	quando um projeto foi propagado	Gerente Profissional
Projeto excluído(a)	Projeto excluído(a)	quando um projeto foi excluído e será excluído permanentemente automaticamente em 30 dias	Administrador do Projeto Criador do Projeto
Importando, clonando e copiando	Normas e regulamentos importados	quando a importação de normas ou regulamentos para um mapa de conformidade é bem-sucedida	Gerente Profissional Usuário Profissional
	Falha de importação para o mapa de conformidade: tente novamente	quando a importação de normas ou regulamentos para um mapa de conformidade é malsucedida	Gerente Profissional Usuário Profissional
	Falha ao Importar da Biblioteca de Conteúdo: tente novamente	quando ocorre um problema durante o processo de importação da Biblioteca de Conteúdo	Gerente Profissional Usuário Profissional
	Falha no processo de importação: tente novamente Falha no processo de clonagem: tente novamente Falha no processo de propagação: tente novamente Falha ao copiar certificação: tente novamente	Quando um problema ocorre durante o processo de importação, clonagem, propagação ou cópia	Gerente Profissional Usuário Profissional
Avaliações automatizadas	Atualizações a avaliações automatizadas	quando avaliações de risco e de controle forem atualizadas por um driver de avaliação se qualquer driver de avaliação tiver sido desativado devido a um erro	Gerente Profissional Usuário Profissional
Revisão	nomeUsuário designou você como revisor	quando o próximo revisor é designado para revisar um dos seguintes: um arquivo de planejamento uma narrativa uma matriz de controle de riscos ou plano de projeto uma lista das orientações ou procedimentos de execução uma única orientação ou procedimento de execução uma lista de planos de teste um único plano de teste uma rodada de teste um único teste Um um problema (informações de detalhes, remediação ou de novo teste)	Gerente Profissional Usuário Profissional Executivo de Falhas
Tarefas	nomeUsuário atribuiu uma tarefa a você	quando uma tarefa é atribuída a você	Qualquer função
	nomeUsuário comentou em uma tarefa	quando uma pessoa posta um comentário em uma tarefa	Qualquer função
	Encerrar uma tarefa	quando uma pessoa apaga uma tarefa	Qualquer função
	nomeUsuário encerrou uma tarefa	quando uma pessoa encerra uma tarefa	Qualquer função
Ações, solicitações, certificações e atribuições	nomeDesignador designou um item de ação para nomeDesignado	quando você for indicado(a) para responder ou colaborar com uma ação	Qualquer pessoa (não só usuários do Diligent One)
	nomeUsuário atualizou um item de ação	quando alguém atualiza uma ação Esse e-mail é enviado para o criador da ação (Designado por). O criador da ação não recebe o e-mail se tiver atualizado a ação.	Gerentes Profissionais Usuários Profissionais
	nomeUsuário comentou em um item de ação	quando alguém posta um comentário em uma ação Esse e-mail é enviado ao criador da ação, ao proprietário da ação e a todos os usuários copiados (CC). A pessoa que fez o comentário não recebe o e-mail.	Qualquer pessoa (não só usuários do Diligent One)
	Responder a uma solicitação Observação O assunto do e-mail é personalizável.	quando você for indicado(a) para responder ou colaborar com uma solicitação	Qualquer pessoa (não só usuários do Diligent One)
	nomeUsuário atualizou uma solicitação	quando alguém atualiza uma solicitação Esse e-mail é enviado para o solicitante. O solicitante não recebe o e-mail se tiver atualizado a solicitação.	Gerentes Profissionais Usuários Profissionais
	nomeUsuário comentou em uma solicitação	quando alguém posta um comentário em uma solicitação Esse e-mail é enviado ao solicitante, ao proprietário da solicitação e a todos os usuários copiados (CC). A pessoa que fez o comentário não recebe o e-mail.	Qualquer pessoa (não só usuários do Diligent One)
	nomeUsuário atribuiu um(a) NomeItem a você	Quando um usuário foi designado Proprietário, Proprietário Executivo ou Usuário Designado para um objetivo, controle, teste ou problema publicado quando um usuário foi designado como Proprietário de um problema não publicado e esse problema é então publicado Observação Se um problema for designado e então publicado, as pessoas com função Profissional ou de Supervisão receberão notificações duplicadas: uma quando o problema for designado a elas e outra quando o problema for publicado. Pessoas com função de Colaborador só são notificadas depois que o problema é publicado.	Proprietário ou Proprietário ExecutivoQualquer função Usuário Designadoapenas Gerente Profissional, Usuário Profissional ou Testador Colaborador
	Você recebeu a função de proprietário(a) do procedimento com x tarefa(s)	quando um(a) usuário(a) recebe a função de Proprietário para vários controles de uma vez no Controle da Missão	Qualquer função
	Você recebeu a função de testador(a) do controle com x tarefa(s)	quando um(a) usuário(a) recebe a função de Usuário Designado(a) para vários controles de uma vez no Controle da Missão	Qualquer função
	Responder ao questionário Nomequestionário	quando uma tarefa de desempenho do controle é enviada a um executor do controle	Qualquer pessoa (não só usuários do Diligent One)
	Responder à pesquisa nomePesquisaavaliação	quando uma pesquisa de avaliação é enviada a um proprietário de controle	Qualquer pessoa (não só usuários do Diligent One)
	O userName requer o seu Certificação Observação O assunto do e-mail é personalizável.	quando uma solicitação de certificação é enviada a alguém	Qualquer pessoa (não só usuários do Diligent One)
Lembrete	Responder a itens de ação	quando o estado de uma ação é "Aberto", lembretes recorrentes são enviados com base nas configurações estabelecidas	Qualquer pessoa (não só usuários do Diligent One)
	Ação necessária em item de solicitação aberto Responder a várias solicitações	quando o estado de uma ação é "Aberto", lembretes recorrentes são enviados com base nas configurações estabelecidas	Qualquer pessoa (não só usuários do Diligent One)

Os e-mails do aplicativo Resultados

O aplicativo Resultados envia e-mails para notificar pessoas sobre:

• ações disparadas
• registros atribuídos, questionários, relatórios de eventos e pesquisas
• restrições e erros de importação de dados

Lista de notificações por e-mail

Assunto do e-mail	Ocorrência do e-mail
Revisar registros	Quando um gatilho definido para notificar você é executado.
Um gatilho atribuiu registros a você	Quando um gatilho definido para atribuir registros a você é executado. Se você não quiser receber notificação sempre que um gatilho lhe atribuir um registro, você ou um Administrador do Resultados pode editar esse gatilho e desativar a notificação por e-mail.
nomeUsuário atribuiu registros a você	Quando alguém atribui registros a você.
Responder ao questionário Nomequestionário Observação O assunto deste e-mail e o conteúdo da mensagem das solicitações são personalizáveis. Para obter mais informações, consulte Personalização de e-mails de questionário.	Quando um gatilho configurado para atribuir um questionário é executado.
	Quando alguém envia um questionário enquanto remedia registros.
	Quando você é proprietário de um controle e alguém envia uma pesquisa de avaliação do Projetos.
	Quando alguém envia uma pesquisa a você.
Falha na importação de dados para Nometabela: tente novamente	Quando o aplicativo Resultados não pode importar dados com base em valores faltantes ou conflitantes que existem dentro da chave principal.
Limite de métrica atingido	Quando um gatilho definido para notificar você de que um limite de métrica foi atingido é executado.

Os e-mails do aplicativo Storyboards

O aplicativo Storyboards envia e-mails para notificar pessoas sobre alterações no acesso a storyboards.

Assunto do e-mail	Ocorrência do e-mail
nomeUsuário adicionou você a um storyboard	Quando alguém concede a você acesso a um storyboard.
nomeUsuário compartilhou seu storyboard	Quando alguém compartilha um storyboard que você criou com outro usuário ou grupo de fluxo de trabalho.
nomeUsuário alterou seu nível de acesso a um storyboard	Quando alguém altera seu nível de acesso a um storyboard.

Os e-mails do aplicativo Robôs

Quando você cria uma tarefa agendada no aplicativo Robôs, pode optar por notificar um ou mais usuários específicos se a tarefa não for executada por algum motivo.

Para obter mais informações, consulte Criando e agendando tarefas.

Os e-mails do aplicativo Relatórios

Os e-mails são enviados do aplicativo Relatórios quando você compartilha um relatório ou painel com alguém ou transmite um relatório. Para obter mais informações, consulte os seguintes tópicos:

• Enviando relatórios por e-mail
• Enviando painéis por e-mail
• Transmitindo relatórios por e-mail