Criando programas de certificação

Envie solicitações de certificação para interessados em vários departamentos na organização.

Antes de começar

Antes de criar um programa de certificação, você precisa criar um projeto e definir qualquer um dos seguintes itens:

Fluxo de trabalho de plano de trabalho	Fluxo de trabalho de Controle Interno
Objetivos Riscos Procedimentos	Objetivos Narrativas Riscos Controles

Como funciona?

Um programa de certificação é um sistema de gerenciamento que define os grupos de pessoas que precisam certificar, os itens que precisam certificar e outras informações contextuais. Você pode criar vários programas de certificação em um único projeto.

Depois de criar um programa de certificação, você pode enviar solicitações de certificação (questionários do Resultados) do aplicativo Projetos para as partes interessadas apropriadas, monitorar o progresso e agregar respostas para análise.

Fluxo de trabalho

Status

Depois de criar um programa de certificação, você pode exibir o status de cada programa na seção Certificações no painel do projeto selecionado:

Status	Descrição
Rascunho	Você salvou a configuração do programa de certificação e optou por enviar questionários aos participantes depois.
Não iniciado(a)	Você enviou questionários aos participantes, mas não recebeu nenhuma resposta.
Em andamento	Os participantes começaram a responder ao questionário e salvaram as respostas. Pelo menos um questionário foi enviado.
Concluído(a)	Todos os participantes enviaram respostas ao questionário.
Vencido	O prazo do programa de certificação encerrou e pelo menos um participante enviou respostas a um questionário.

Progresso

A seção Certificações no painel do projeto também exibe o progresso geral de cada programa. Progresso representa o número de questionários concluídos em comparação com o total de questionários para o programa de certificação entre todos os grupos.

Tipos de certificação]

Você pode criar dois tipos de certificações:

• Sequencial exige que os participantes respondam em uma ordem especificada (padrão)
• Paralela permite que os participantes respondam ao mesmo tempo

Níveis de certificação]

O nível de certificação define o tipo de item no aplicativo Projetos que exige a certificação. Dependendo do fluxo de trabalho associado ao projeto, você pode incluir os itens a seguir em um programa de certificação:

Fluxo de trabalho	Item	Útil para...
Plano de Trabalho	Objetivos	Programas SOX que certificam vários procedimentos por objetivo
	Riscos	conduzindo avaliações de risco
	Procedimentos	Programas SOX que certificam procedimentos individuais
Controle Interno	Objetivos	Programas SOX que certificam vários controles por objetivo
	Narrativas	Programas SOX que certificam por narrativas de processo individuais
	Riscos	conduzindo avaliações de risco
	Controles	Programas SOX que certificam controles individuais

Dados de certificações

Para saber onde os dados das certificações são registrados e a quais dados os outros têm acesso, consulte Registro de certificações.

Limitações

• O número máximo de instâncias de questionários do Resultados para cada projeto é 100.000.

  Para enviar a certificação, reduza o número de participantes ou de itens especificados na certificação.

• O número máximo de objetivos, riscos, narrativas ou procedimentos/controles por grupo de certificação é 500.

Que mudanças no aplicativo Projetos afetam a forma como funcionam as certificações?

Dependendo da mudança que você fizer, há algumas coisas que afetam o funcionamento das certificações.

Alteração	Quando você pode fazer a alteração	Impacto
Você adiciona uma pessoa a um grupo de certificação	Somente se a certificação estiver em um estado de rascunho	Certificação sequencial A pessoa recebe um e-mail com um link do questionário somente depois que a pessoa antes dela na sequência tiver enviado uma resposta. Certificação paralela A pessoa recebe um único e-mail que lista todos os itens que precisam de certificação e os links dos questionários associados.
Você adiciona, renomeia ou remove um grupo de certificação	A qualquer momento	Adicionar grupo Os participantes do grupo podem começar a certificar os itens após o envio dos pedidos de certificação. Renomear um grupo Sem impacto. Remover grupo Interrompe o processo de certificação para o grupo. Todos os registros no Resultados são retidos. Observação Não é possível remover o último grupo restante em uma certificação enviada. Você pode excluir completamente a certificação ou adicionar um novo grupo antes de remover o grupo antigo.
Você substitui uma pessoa por outra pessoa em um grupo de certificação	A qualquer momento	As respostas da pessoa anterior são mantidas nos registros de certificação no Resultados. Certificação sequencial A nova pessoa recebe um e-mail com um link do questionário e a sequência de envio de resposta continua. Certificação paralela A nova pessoa recebe um único e-mail que lista todos os itens que precisam de certificação e os links dos questionários associados.
Você remove uma pessoa de um grupo de certificação	Somente se a certificação estiver em um estado de rascunho	Certificação sequencial A próxima pessoa na sequência (se aplicável) recebe um e-mail com um link do questionário. Certificação paralela A pessoa não pode mais responder ao questionário.
Você adiciona ou remove um item para certificação pelos participantes	Somente se a certificação estiver em um estado de rascunho	Os participantes podem certificar os itens especificados após o envio dos pedidos de certificação.
Você exclui um item que está incluído na certificação	A qualquer momento Observação Você deve remover o item da certificação ou excluir a certificação antes de poder excluir o item.	Todas as respostas ao questionário enviadas que pertencem ao item são mantidas no Resultados. Todos os links pendentes do questionário pertencentes ao item expiram e os e-mails deixam de ser enviados.
Você executa uma das seguintes ações: Desativa as certificações no projeto Arquivar o projeto Excluir temporariamente o projeto	A qualquer momento	Todos os links pendentes do questionário expiram e os e-mails deixam de ser enviados. A coleção é arquivada no Resultados.
Você desarquiva ou restaura um projeto excluído	A qualquer momento	A coleção correspondente no Resultados também é desarquivada ou restaurada e o processo de certificação é retomado.
Você exclui permanentemente um projeto	A qualquer momento	A coleção é arquivada no Resultados e não exibe mais um link para o projeto.
Você propaga o projeto	A qualquer momento	As certificações são copiadas para o novo projeto como rascunho. Os questionários não são enviados automaticamente para os participantes. Você deve enviá-los manualmente do novo projeto. Uma nova coleção é automaticamente criada no Resultados contendo todos os membros da coleção e questionários criados anteriormente. O novo projeto e a nova coleção são vinculados automaticamente.
Você copia uma certificação	A qualquer momento	Os detalhes do programa de certificação e todos os arquivos anexados são copiados. O programa de certificação é salvo como rascunho. As respostas das certificações (registros do Resultados) não são copiadas.
Você exclui uma certificação	A qualquer momento	A certificação é permanentemente removida do aplicativo Projetos. Todos os links pendentes do questionário expiram e os e-mails deixam de ser enviados. Os questionários e registros no Resultados são mantidos.

Exemplos

Permissões

Administradores do Sistema com uma assinatura Profissional no Launchpad podem ativar certificações.

Gerentes Profissionais e Usuários Profissionais têm acesso de leitura e gravação às certificações. Revisores de Falhas, Executivos de Falhas e Gerentes Colaboradores têm acesso somente leitura à certificação.

Ativar certificações

Ative certificações em um projeto para começar a criar um programa de certificação.

1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

   Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

   A página inicial do Projetos é exibida.

2. Abra um projeto.

   O painel do projeto é exibido.

3. Clique na guia de gerenciamento de projetos Configurações.

   A subguia Configurações abre.

4. Ao lado de Certificações, selecione Ativar.
5. Clique em Salvar.

   Resultado As certificações são ativadas no projeto. Você pode clicar no link da coleção do Resultados para criar um questionário. Para obter mais informações, consulte Criando questionários.

Criar um programa de certificação

Insira detalhes da certificação

Insira informações básicas da certificação, personalize o assunto e a mensagem do e-mail e forneça detalhes relevantes para as pessoas que participam do programa de certificação.

1. No projeto, clique na guia Painel.
2. Clique em Adicionar Certificação.

   O assistente Criar Certificação abre.

3. Insira informações nos seguintes campos:
   • Nome o título do programa de certificação

     O limite máximo de caracteres é 120.

   • Data de vencimento a data até a qual o programa de certificação deve ser concluído
4. Opcional. Expanda qualquer uma das seguintes seções e insira informações:

   Seção	Campo	Descrição
   E-mail personalizado	Assunto do e-mail	Defina uma linha de assunto personalizada para incluir no e-mail. Esse assunto é usado para o convite inicial, bem como para os lembretes de acompanhamento enviados, mas você também pode editá-lo posteriormente.
   	Mensagem de e-mail	Defina uma mensagem personalizada para incluir no e-mail. Essa mensagem é usada para o convite inicial, bem como para os lembretes de acompanhamento enviados, mas você também pode editá-la posteriormente. O limite de caracteres é 50.000.
   Informações adicionais	Informações adicionais	Forneça instruções adicionais às pessoas que participam do programa de certificação. Essas informações são exibidas no questionário enviado aos participantes do programa de certificação. O limite de caracteres é 50.000.
   Arquivos adicionais	Arquivos adicionais	Carregue arquivos para incluir documentação de suporte. Observação Se o questionário já incluir arquivos anexados, todos os arquivos anexados subsequentemente adicionados como parte da seção Arquivos adicionais serão anexados ao questionário. Observação Arquivos relacionados anexados ao programa de certificação não podem ser usados como referência no Modo de Citação. Observação Por motivos de segurança, o Diligent One não aceita anexos de arquivo com as seguintes extensões: .bat, .com, .dmg, .exe ou .scr. Baixando arquivos anexados Pessoas que participam do programa de certificação podem baixar arquivos anexados. Os participantes não podem baixar arquivos anexados quando: o projeto contendo o programa de certificação está arquivado o programa de certificação está concluído Os participantes podem baixar os arquivos anexados se: o projeto contendo o programa de certificação estiver desarquivado um novo grupo for adicionado a uma certificação concluída o projeto contendo o programa de certificação for propagado

5. Clique em Salvar e continuar.

Criar ou selecionar um questionário

Especifique o questionário para enviar para os participantes do programa de certificação.

1. Execute uma das seguintes ações:
   • Se você tiver criado um questionário no Resultados anteriormente Selecione um questionário.
   • Se você não tiver nenhum questionário no Resultados Clique em Criar questionário e crie o questionário no Resultados. Quando terminar, volte ao assistente, atualize a página e selecione o questionário.

     Para obter mais informações, consulte Criando questionários.

     Observação

     • O botão Criar questionário está disponível apenas para Administradores do Sistema com assinatura Profissional.
     • Você só pode selecionar um questionário por certificação.

     Dica

     Qualquer instrução e arquivo adicional especificado anteriormente é incluído no questionário enviado aos participantes.

2. Clique em Salvar e continuar.

   Como alternativa, você pode clicar em Salvar e fechar para salvar a certificação no estado atual e voltar a ela posteriormente.

Considere os dados que você deseja que os participantes vejam

Quando você pede a alguém para participar do processo de certificação, a pessoa tem várias oportunidades de ver os dados que está certificando.

• No e-mail de convite para participar
• No questionário que será respondido
• Na coleção do Resultados que armazena as respostas (se o acesso for liberado)

Antes de convidar alguém para participar, considere quais dados você podem e quais dados não podem ser visualizados. Preste atenção especial às questões de segurança ou privacidade, bem como ao contexto. Os participantes precisam de contexto suficiente para entender o que você está pedindo deles, mas muita informação pode confundi-los ou expor informações que não são para eles.

• Para obter ajuda sobre como controlar os campos que eles visíveis no e-mail de convite, consulte Personalização de e-mails de questionário.
• Para obter ajuda sobre como controlar os campos que eles visíveis no questionário, consulte Criando questionários.
• Para obter ajuda sobre como controlar o que as pessoas podem ver no Resultados, consulte.Configurações do aplicativo Resultados

Especificar participantes e itens

Especifique os participantes e itens a incluir na certificação. Você também pode definir se os participantes devem responder em uma ordem específica ou ao mesmo tempo.

1. Defina o seguinte:

   Campo	Descrição
   Tipo	define o fluxo de trabalho de certificação: Sequencial exige que os participantes respondam em uma ordem especificada O padrão é Sequencial. Paralela permite que os participantes respondam ao mesmo tempo Observação Depois de criar a certificação, você não poderá alterar este campo.
   Certificação nível	define o tipo de item no aplicativo Projetos que requer certificação Observação Depois de criar a certificação, você não poderá alterar este campo.

2. Crie um grupo de certificação para especificar os participantes do programa de certificação:
   1. No campo Nome do grupo, insira um nome descritivo para o grupo.
   2. No campo Pesquisar funcionários/digitar endereço de e-mail, informe um e-mail ou comece a digitar para escolher em uma lista de usuários na instância do Diligent One.

      Se você selecionou um fluxo de trabalho de certificação Sequencial, pode também reordenar os participantes no grupo para que respondam na ordem adequada.

      Dica

      Você pode criar vários grupos de certificação. Os questionários podem ser enviados a qualquer pessoa, inclusive para usuários não licenciados.

3. Especifique os itens que o grupo precisa certificar.

   Você pode exibir a IDs, títulos e descrições dos itens para identificar facilmente o que incluir no programa de certificação.

   Observação

   Se você selecionou um fluxo de trabalho de certificação Paralela e selecionar um item com um proprietário definido, o proprietário será automaticamente adicionado como participante no grupo. Isso permite que você identifique as partes interessadas mais rapidamente, sem ter que lembrar quem é o proprietário do quê.

   Se o proprietário for o mesmo para vários itens, apenas uma instância do proprietário será exibida. Os proprietários não são automaticamente removidos como participantes de um grupo quando todos os itens dos quais são proprietários são desmarcados.

   Dica

   Vários grupos podem certificar o mesmo item.

4. Clique em Salvar grupo.
5. Opcional. Clique em Adicionar outro grupo e repita as etapas de 2 a 4 para definir outros grupos de certificação.
6. Quando terminar, clique em Salvar e continuar.

Revisar e finalizar

Verifique a configuração da certificação e selecione enviar certificações posteriormente ou imediatamente.

1. Revise o programa de certificação que você definiu.
2. Execute uma das seguintes ações:
   • Fazer atualizações no programa de certificação Clique em Editar ao lado da seção apropriada.
   • Salvar a configuração do programa de certificação e enviar certificações posteriormente Clique em Enviar depois.
   • Enviar as certificações imediatamente Clique em Enviar Certificações e em Enviar agora na janela pop-up de confirmação.

     Os participantes recebem um e-mail por item que precisam certificar para cada grupo de certificação ao qual pertencem.

     Observação

     Depois que a certificação for enviada aos participantes, você não poderá:

     • mudar o tipo ou o nível de certificação
     • altere o questionário que você envia aos participantes

       O questionário em si, no entanto, ainda pode ser editado nos Resultados.

     • reorganizar os participantes ou removê-los de um grupo de certificação se eles tiverem enviado uma resposta ao questionário

Exibir ou atualizar um programa de certificação

Exiba a configuração do programa de certificação e atualize as configurações realizadas.

1. Na guia Painel em um projeto, vá para a seção Certificações.

   Todas as configurações são listadas em uma tabela e organizadas em ordem decrescente por data de vencimento.

2. Clique no botão de excesso ao lado da certificação apropriada e selecione Editar.

   O assistente Editar Certificação abre.

3. Clique em Editar ao lado da seção apropriada para fazer atualizações e salve as alterações.

Reenviar questionários a todos os participantes

Envie um e-mail de lembrete para todos os participantes que não enviaram uma resposta ao questionário.

1. Na guia Painel em um projeto, vá para a seção Certificações.
2. Clique no botão de excesso ao lado da certificação apropriada e selecione Enviar lembretes.

   Resultado Um e-mail de lembrete é enviado a todos os participantes que ainda precisam responder.

Exibir dados no Resultados

Exiba as respostas capturadas em uma tabela com cada pergunta definida como uma coluna distinta.

1. Na guia Painel em um projeto, vá para a seção Certificações.
2. Clique no botão de excesso ao lado da certificação apropriada e selecione Exibir resultados.

   Resultado A tabela do Resultados abre em uma nova guia. Se a certificação estiver no modo de rascunho, a coleção do Resultados abre em uma nova guia.

Copiar um programa de certificação

Copie um programa de certificação existente para reduzir o tempo de configuração.

1. Na guia Painel em um projeto, clique no botão  de excesso ao lado da certificação apropriada, selecione Copiar e clique em Copiar Certificação.

   Os detalhes do programa de certificação e todos os arquivos anexados são copiados. O programa de certificação é salvo como rascunho. "Cópia de" é adicionado ao início do nome da certificação copiada para facilitar a identificação.

   Observação

   As respostas das certificações (registros do Resultados) não são copiadas.

2. Opcional. Abra a certificação copiada, e no assistente Editar Certificação, atualize os detalhes.

   Dica

   Várias certificações podem ter o mesmo nome.

3. Envie as certificações posteriormente ou imediatamente.

   Resultado O programa de certificação é salvo como um rascunho para uso posterior ou as solicitações de certificação são enviadas imediatamente às partes interessadas.

Excluir um programa de certificação

Exclua um programa de certificação para removê-lo permanentemente de um projeto.

1. Na guia Painel em um projeto, clique no botão  de excesso ao lado da certificação apropriada e selecione Excluir.
2. Clique em Exclui Certificação na janela pop-up para confirmar.

   Resultado O Diligent One começa a excluir o programa de certificação. Pode levar algum tempo para o processo terminar.