Definire rischi e procedure
È possibile documentare e garantire che i rischi operativi siano mitigati dalle procedure- È possibile definire prima i rischi e poi le procedure o viceversa.
È possibile definire rischi e procedure in un flusso di lavoro del piano di lavoro, che consiste in una serie di fasi o procedure che il team di assurance eseguirà e nella documentazione del risultato di ciascuna fase.
Se è necessario eseguire tipi di progetti più complessi, è possibile definire rischi e controlli in un flusso di lavoro di controllo interno.
Cosa sono i rischi e le procedure?
Un rischio è un effetto dell'incertezza su un obiettivo, con una deviazione positiva o negativa rispetto a quanto previsto.
Una procedura è un insieme di misure o azioni intraprese per gestire il rischio e aumentare la probabilità che gli obiettivi stabiliti vengano raggiunti.
I termini per "rischio" o "procedura" possono variare a seconda delle configurazioni dell'organizzazione. Ad esempio, un rischio può essere chiamato requisito e una procedura controllo.
Prima di iniziare
Prima di definire i rischi e le procedure, è necessario:
A seconda del progetto o della configurazione del framework dell'organizzazione, gli obiettivi possono anche essere chiamati sezioni, processi, cicli, aree funzionali, sistemi applicativi o altri termini personalizzati.
Come funziona
Quando si associa un rischio a una procedura, si stanno specificando le misure o le linee di azione per come il rischio sarà mitigato. La combinazione dei rischi identificati e delle procedure corrispondenti è chiamata Piano del progetto.
Un rischio può essere associato a molte procedure e una procedura può essere associata a molti rischi. Per ogni procedura definita, viene creato automaticamente un test.
Definire le relazioni complesse tra procedure e test
Il Piano del progetto crea una relazione uno a uno tra ciascuna procedura e il test associato. Se si ha bisogno di definire relazioni più complesse tra procedure e test, sono disponibili due opzioni:
| Relazione | Descrizione | Come si ottiene? |
|---|---|---|
| Uno-a-molti |
Una relazione tra un test e molti risultati del testing. |
Applicare il test a più elementi (ad esempio sistemi applicativi aziendali) e registrare i risultati del testing da tutti gli elementi nello stesso test. |
| Molti-a-uno |
Una relazione tra un singolo risultato del testing e più test. |
Eseguire e registrare il risultato del testing nel primo test e collegarlo al risultato del testing da altri test. Nota
È possibile copiare l'URL dalla barra degli indirizzi del browser e incollarlo nel campo Risultati della procedura per gli altri test a cui si applicano i risultati. |
Limitazioni
Ogni obiettivo può contenere un massimo di 1.000 rischi e 1.000 procedure.
Esempio
Definire rischi e procedure
Scenario
Ipotizziamo di essere un Dirigente che è proprietario di un intero progetto di Indagine sulla conformità all'FCPA. Una delle lacune procedurali individuate è relativa a spese aziendali inappropriate ed è di proprietà delle risorse umane. Il Consiglio di amministrazione vuole sapere chi è il proprietario del rimedio.
Processo
La tabella seguente illustra i rischi e le procedure definiti come parte del Piano del progetto dell'organizzazione. Per dare seguito alla lacuna procedurale (T&E-01), assegnare il membro del personale HR appropriato come proprietario della procedura.
| Rischio | Procedure associate |
|---|---|
| T&E-A: le spese aziendali inappropriate vengono nascoste attraverso l'utilizzo di personale subordinato. | T&E-01: consente di ottenere un elenco dei dipendenti con carte di credito aziendali, incluso il titolo del dipendente. Scansionare l'elenco per identificare i dipendenti per i quali in genere non vengono emesse carte aziendali. Ad esempio, per il personale impiegatizio o amministrativo. |
| T&E-B: i dipendenti pagano funzionari stranieri e nascondono le spese nelle loro richieste di rimborso delle spese di viaggio. |
|
Risultato
- Il membro del personale HR riceve una notifica via e-mail ed è in grado di fornire assistenza nell'aggiornamento della definizione della procedura.
- È possibile segnalare al consiglio chi è proprietario del rimedio di T&E-01.
Autorizzazioni
I Gestori professionali e gli Utenti professionali possono definire e associare i rischi e le procedure.
Definire i rischi e le procedure
Nota
- I termini dell'interfaccia sono personalizzabili e i campi e le schede configurabili. Nell'istanza di Diligent One, alcuni termini, campi e schede potrebbero essere diversi.
- Se un campo richiesto è lasciato vuoto, verrà visualizzato un messaggio di avviso: Questo campo è obbligatorio. Alcuni campi personalizzati potrebbero avere valori predefiniti.
- Esegui una delle seguenti operazioni:
- Per definire i rischi e le procedure in un progetto:
Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.
- Aprire un progetto e fare clic sulla scheda Fieldwork.
- Per definire i rischi e le procedure in un framework:
- Aprire Framework.
- Aprire un framework e fare clic sulla scheda Sezioni.
- Per definire i rischi e le procedure in un progetto:
- Individuare l'obiettivo appropriato, fare clic su Vai a e selezionare Piano del progetto.
- Eseguire una delle seguenti operazioni:
- Per definire un rischio, fare clic su Aggiungi rischio, inserire le informazioni necessarie e fare clic su Salva.
- Per definire una procedura, fare clic su Procedura accanto all'etichetta Vista per, fare clic su Aggiungi procedura e inserire le informazioni necessarie, quindi fare clic su Salva.
- Per associare rischi e procedure, eseguire le operazioni seguenti:
- Assicurarsi di aver creato almeno un rischio e una procedura.
- Accanto al rischio o alla procedura, fare clic su Associa rischio o Associa procedura, definire le associazioni appropriate e fare clic su Salva.
Campi del rischio
I campi di testo RTF non possono superare i 524.288 caratteri.
Consiglio
Per abilitare il controllo ortografico sui campi di testo ricco, esegui una delle seguenti operazioni:
- Chrome, Firefox o Safari CTRL + tasto destro all'interno del campo su Windows o Command + tasto destro su Mac
- Internet Explorer o Microsoft Edge apri le impostazioni del browser e attivato il controllo ortografico/la sottolineature delle parole con errori ortografici
| Campo | Descrizione |
|---|---|
|
Titolo facoltativo |
Un titolo significativo per il rischio. La lunghezza massima è di 255 caratteri. |
| Descrizione |
Una dichiarazione sul rischio. |
|
ID di rischio facoltativo |
Il numero identificativo del rischio. La lunghezza massima è di 255 caratteri. |
|
Impatto facoltativo |
Una valutazione delle conseguenze del verificarsi del rischio. |
|
Probabilità facoltativo |
Una valutazione della probabilità che il rischio si verifichi. |
|
Fattori di punteggio del rischio personalizzati facoltativo |
Vengono specificati i fattori di punteggio del rischio personalizzati associati al rischio. Gli Amministratori di progetto e gli Amministratori del tipo di progetto possono definire attributi personalizzati per i rischi in Gestire i tipi di progetto. Consiglio
È possibile automatizzare le valutazioni del rischio per impatto, probabilità e fattori di punteggio del rischio personalizzati. Per maggiori informazioni, consultare Automatizzare le valutazioni del rischio operativo. |
|
Attributi facoltativo |
Vengono specificati gli attributi associati al rischio. Gli Amministratori di progetto e gli Amministratori del tipo di progetto possono definire attributi personalizzati per i rischi in Gestire i tipi di progetto. |
|
Prova a supporto facoltativo |
Consente di collegare i dati dei risultati alla documentazione in Progetti per consolidare le informazioni, confermare facilmente il completamento del rimedio e informare le valutazioni. Nota
Questa opzione è disponibile solo se l'organizzazione utilizza Risultati. |
|
Procedure associate a questo rischio facoltativo |
Consente di associare una procedura al rischio. |
|
Copertura di entità facoltativo |
Consente di contrassegnare il rischio per una o più entità per la creazione di rapporti. Nota
Solo i Gestori professionali e gli Utenti professionali possono contrassegnare una procedura con un'entità facendo clic su Mostra contenuto e selezionando ciascuna entità da associare alla procedura. Le modifiche vengono salvate automaticamente. |
| Cronologia |
Viene visualizzata una cronologia completa delle modifiche a livello di campo apportate al rischio. |
Campi della procedura
I campi di testo RTF non possono superare i 524.288 caratteri.
Consiglio
Per abilitare il controllo ortografico sui campi di testo ricco, esegui una delle seguenti operazioni:
- Chrome, Firefox o Safari CTRL + tasto destro all'interno del campo su Windows o Command + tasto destro su Mac
- Internet Explorer o Microsoft Edge apri le impostazioni del browser e attivato il controllo ortografico/la sottolineature delle parole con errori ortografici
| Campo | Descrizione |
|---|---|
|
Titolo facoltativo |
Un titolo significativo per la procedura. La lunghezza massima è di 255 caratteri. |
| Descrizione |
Una dichiarazione sulla procedura. |
| Numero di riferimento della procedura |
Il numero identificativo della procedura. La lunghezza massima è di 255 caratteri. Nota
Il numero viene aggiunto alla fine del prefisso dell'obiettivo. |
|
Proprietario facoltativo |
Consente di assegnare un utente con o privo di licenza come proprietario della procedura per scopi di monitoraggio e creazione di rapporti. Gli utenti a cui è assegnato il ruolo di Tester collaboratore o Utente collaboratore vengono in genere assegnati come proprietari di una procedura. I proprietari possono essere designati in base a un framework regionale, di business unit o correlato al progetto. Una volta che una persona viene assegnata come proprietario di una procedura, riceve un'e-mail di notifica con un link alla procedura, garantendogli l'accesso in scrittura alla procedura assegnata e accesso di lettura agli obiettivi e ai rischi. Le notifiche e-mail inviate da Progetti reindirizzano gli utenti Diligent One all'applicazione Valutazioni. Ogni scheda all'interno di Valutazioni ha un link che rimanda a Progetti. Gli utenti che non sono registrati su Diligent One riceveranno un URL pubblico. Nota
Se si caricano in massa le procedure e si specifica una persona nel campo Proprietario, il suo nome verrà visualizzato in Progetti, ma non gli verrà assegnata automaticamente la procedura e non riceverà una notifica via e-mail. |
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Attributi personalizzati della procedura facoltativo |
Vengono specificati gli attributi associati alla procedura. Gli Amministratori di progetto e gli Amministratori del tipo di progetto possono definire attributi personalizzati per le procedura in Gestire i tipi di progetto. |
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Asserzioni rilevanti facoltativo |
Consente di contrassegnare la procedura con una o più asserzioni rilevanti. |
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Principi COSO facoltativo |
Consente di contrassegnare la procedura con uno o più principi COSO. Nota
L'applicazione Progetti supporta il framework COSO 2013 che comprende 17 principi COSO. |
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Rischi associati a questa procedura facoltativo |
Consente di associare un rischio alla procedura. |
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Peso di procedura facoltativo |
Viene espressa la percentuale di rischio che la procedura mitiga. L'impostazione predefinita per il peso di procedura è 100%. È possibile inserire una percentuale del peso di procedura tra 0% e 100%. La somma dei pesi di procedura può sommarsi a qualsiasi numero. Per maggiori informazioni, consultare Componenti di assurance. |
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Copertura di entità facoltativo |
Consente di contrassegnare la procedura per una o più entità per la creazione di rapporti. Nota
Solo i Gestori professionali e gli Utenti professionali possono contrassegnare una procedura con un'entità facendo clic su Mostra contenuto e selezionando ciascuna entità da associare alla procedura. Le modifiche vengono salvate automaticamente. |
| Cronologia |
Viene visualizzata una cronologia completa delle modifiche a livello di campo apportate alla procedura. |
