Distribuire i questionari

Una volta creato un questionario, ci sono diversi modi per distribuirlo.

Modificare i dati che i destinatari vedono

Quando si invia un questionario da un record o come parte di una performance del controllo o di una certificazione, i dati delle colonne della tabella vengono visualizzati per il destinatario come dettagli del record insieme al questionario. Tutti i destinatari (inclusi coloro che non utilizzano Diligent One) possono visualizzare i dati del record e scaricare gli allegati. Questo include:

  • file di supporto (etichettati come File correlati per i destinatari)
  • allegati nei campi del record attuale
  • allegati nei campi di altri record (quando un questionario viene inviato per più record contemporaneamente)
  • allegati da precedenti intervistati che hanno risposto a quel questionario (incluse le bozze di risposta)

Per modificare i dati e gli allegati visualizzati nel questionario, è necessario modificare alcune impostazioni sul questionario che si sta inviando e sulla tabella da cui viene inviato.

Fase 1: considerare quali dati si desidera che i destinatari vedano

Prima di inviare i questionari, considerare quali dati si desidera che i destinatari vedano e quali no. Prestare particolare attenzione alle preoccupazioni relative alla sicurezza o alla privacy, nonché al contesto. I destinatari hanno bisogno di un contesto sufficiente per capire cosa si sta chiedendo loro, ma troppe informazioni potrebbero confonderli o esporre informazioni che non sono destinate a loro.

Fase 2: modificare le impostazioni del questionario

  1. Apri l'applicazione Risultati.
  2. Aprire la raccolta che contiene o conterrà il questionario che si desidera modificare.
  3. Aggiungere o modificare il questionario che si desidera inviare.
  4. Durante la configurazione del questionario, in Dettagli del questionario, scegliere Mostra i campi selezionati del record per la Vista dell'intervistato.

    Nota

    È possibile anche scegliere Nascondi tutti i campi del record. Tuttavia, in questo modo viene rimosso il contesto di cui il destinatario potrebbe aver bisogno per rispondere alle domande in modo efficace. Inoltre, ciò non impedisce necessariamente che i campi vengano visualizzati nell'e-mail che invita qualcuno a compilare un questionario. Si può modificare questo aspetto nella fase successiva.

  5. Salvare il questionario.

Fase 3: modificare le impostazioni della tabella

  1. Tornare alla raccolta che contiene la tabella da cui si sta inviando il questionario.
  2. Modificare le impostazioni per la tabella da cui si desidera inviare il questionario.
  3. Durante la configurazione della tabella, in Informazioni sui record di e-mail e questionari, scegliere i campi che si desidera includere nel questionario.
  4. Fare clic su Salva.

Fase 4: distribuire il questionario

Consultare Inviare un questionario da un record o Altre modalità di invio dei questionari, di seguito.

Inviare un questionario da un record

È possibile inviare un questionario da un record per raccogliere informazioni aggiuntive sui dati in quel record. È possibile farlo per un singolo record o per più record contemporaneamente.

Per record individuali

  1. Apri l'applicazione Risultati.
  2. Passare alla tabella appropriata in una raccolta.
  3. Nella tabella, fare clic sul record riguardo al quale si desidera inviare un questionario. Il pannello Elabora i record si apre sul lato destro dello schermo. È possibile scorrere i record utilizzando le frecce verso l'alto e verso il basso nell'angolo in alto a destra del pannello. Tuttavia, se sono stati selezionati record utilizzando la colonna a sinistra, queste frecce scorrono tutti i record visibili, non solo quelli selezionati.
  4. Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Elabora record n.n.
  5. Fare clic su Invia questionario. Si apre il pannello Invia un questionario.
  6. Nella sezione Destinatario, specificare l'utente che si desidera risponda al questionario. Specificando se stessi, non arriverà alcun invito via e-mail e il questionario si aprirà in una nuova scheda.
  7. Dall'elenco Questionario, selezionare il questionario da inviare.

    Nota

    Se sei un Dirigente di supervisione o un Utente collaboratore, puoi solo selezionare i questionari che sono già collegati alla tabella.

  8. Facoltativo. In Aggiungi file alle istruzioni, caricare uno o più file di supporto da allegare all'invio del questionario. I file sono inclusi in una colonna riservata nella tabella associata.

    Nota

    Per motivi di sicurezza, Diligent One non accetta file allegati con le seguenti estensioni: .bat, .com, .dmg, .exe o .scr.

  9. Facoltativo. Nella sezione E-mail del questionario, personalizzare il messaggio e-mail che il destinatario riceve quando si invia il questionario:
    1. Nel campo Oggetto dell'e-mail, inserire il testo della riga dell'oggetto.
    2. Nel campo Messaggio dell'e-mail, inserire il testo del messaggio e-mail.

    Nota

    Questa è una personalizzazione e-mail ad hoc. Il testo fornito viene utilizzato una volta e non influisce sul modello predefinito utilizzato con il questionario. Per personalizzare il modello predefinito per il questionario, consultare Personalizzare le e-mail del questionario.

  10. Esegui una delle seguenti operazioni:
    • Se si assegna il questionario a se stessi, fare clic su Apri. Il questionario si apre in una nuova finestra del browser.
    • Se si invia il questionario a un destinatario designato, fare clic su Invia.

    Le risposte vengono acquisite nella tabella specificata e ogni domanda definita come colonna distinta. Per maggiori informazioni, consultare Collegare tabelle ai questionari.

Per record in blocco

  1. Apri l'applicazione Risultati.
  2. Passare alla tabella appropriata in una raccolta.
  3. Per selezionare i record per i quali inviare questionari in blocco, eseguire una delle seguenti operazioni:
    • Per elaborare tutti i record visibili, selezionare la casella di controllo nell'intestazione della colonna.
    • Per elaborare un sottoinsieme di record visibili, selezionare due o più record.

    Il pannello Elabora i record si apre sul lato destro dello schermo. È possibile scorrere i record utilizzando le frecce verso l'alto e verso il basso nell'angolo in alto a destra del pannello. Tuttavia, queste frecce scorrono tutti i record visibili, non solo quelli selezionati.

  4. Nella parte inferiore del pannello Elabora i record, fare clic su Elabora n record selezionati. La Vista a tabella mostra solo i record selezionati ed è possibile vedere quali record sono soggetti a qualsiasi azione di elaborazione in blocco che viene eseguita. Si può uscire dalla revisione facendo clic su Torna a tutti i record nel pannello Elabora i record.
  5. Fare clic su Invia questionario. Si apre il pannello Invia un questionario.
  6. Nella sezione Destinatario, specificare l'utente che si desidera risponda al questionario. Specificando se stessi e un questionario per tutti i record, non arriverà alcun invito via e-mail e il questionario si aprirà in una nuova scheda.
  7. Dall'elenco Questionario, selezionare il questionario da inviare.

    Nota

    Se sei un Dirigente di supervisione o un Utente collaboratore, puoi solo selezionare i questionari che sono già collegati alla tabella.

  8. Facoltativo. In Aggiungi file alle istruzioni, caricare uno o più file di supporto da allegare a ogni invio del questionario. I file sono inclusi in una colonna riservata nella tabella associata.

    Nota

    Per motivi di sicurezza, Diligent One non accetta file allegati con le seguenti estensioni: .bat, .com, .dmg, .exe o .scr.

  9. Seleziona una delle seguenti opzioni:
    • Un questionario per record il destinatario deve rispondere a un questionario per ogni record selezionato. Ogni risposta viene registrata individualmente per ogni record.
    • Un questionario per tutti i record il destinatario deve rispondere a un questionario. La singola risposta viene registrata per tutti i record selezionati.
  10. Facoltativo. Nella sezione E-mail del questionario, personalizzare il messaggio e-mail che il destinatario riceve quando si invia il questionario:
    1. Nel campo Oggetto dell'e-mail, inserire il testo della riga dell'oggetto.
    2. Nel campo Messaggio dell'e-mail, inserire il testo del messaggio e-mail.

    Nota

    Questa è una personalizzazione e-mail ad hoc. Il testo fornito viene utilizzato una volta e non influisce sul modello predefinito utilizzato con il questionario. Per personalizzare il modello predefinito per il questionario, consultare Personalizzare le e-mail del questionario.

  11. Esegui una delle seguenti operazioni:
    • Se si assegna il questionario a se stessi, fare clic su Apri. Il questionario si apre in una nuova finestra del browser.
    • Se si invia il questionario a un destinatario designato, fare clic su Invia.

Inviare un questionario come sondaggio

I sondaggi sono tabelle che memorizzano le risposte ai questionari. È possibile inviare il questionario a un elenco di destinatari noti o distribuire un collegamento anonimo da compilare a intervistati sconosciuti. Ogni risposta viene memorizzata come record nel sondaggio ed è possibile elaborare o creare rapporti su questi record.

Prima di iniziare

Prima di distribuire un questionario come sondaggio, è necessario:

  1. Creare un questionario e aggiungervi domande consultare Creare questionari
  2. Creare una tabella del sondaggio consultare Lavorare con le tabelle

Quali dati vedono i destinatari

Quando si invia un questionario da una tabella di rapporto dell'evento, gli intervistati non vedono informazioni specifiche sui campi, anche se il questionario è impostato per mostrare i campi.

Opzioni di distribuzione

È possibile distribuire i questionari del sondaggio a un indirizzo e-mail o come collegamento anonimo.

Indirizzi e-mail

Deve essere fornito un elenco di destinatari noti, inclusi gli utenti non Diligent One, che ricevono un'e-mail contenente un collegamento sicuro e univoco al questionario. Gli intervistati possono rispondere una sola volta ed è possibile monitorare lo stato della risposta.

Nota

I rispondenti con un account Diligent One associato che sono membri dell'organizzazione devono autenticarsi quando fanno clic sul link per completare il sondaggio.

Collegamento anonimo

Viene reso disponibile un singolo collegamento sicuro ai potenziali intervistati in una posizione centrale, ad esempio un modulo Web. Gli intervistati accedono al questionario cliccando sul collegamento e possono rispondere al questionario più volte finché non viene disabilitato il ​​collegamento. Le risposte sono anonime e non è possibile monitorare lo stato degli intervistati.

Dopo aver fatto clic su Distribuisci sondaggio, il collegamento anonimo resta attivo finché non viene disabilitato.

Distribuire il sondaggio

Nota

Solo gli Amministratori di risultati, i Gestori professionali o gli Utenti professionali possono completare questa attività.

  1. Apri l'applicazione Risultati.
  2. Andare alla raccolta che contiene il sondaggio.
  3. Sotto il nome del sondaggio, fare clic su Distribuisci sondaggio.

    Nota

    Se invece si visualizza un pulsante Aggiungi domande, significa che il questionario collegato non ha domande. Aggiungere le domande prima di distribuire il sondaggio.

  4. Selezionare l'opzione utente con cui si desidera condividere il sondaggio:
    • Chiunque (anche i non utenti): chiunque abbia il collegamento può accedere al sondaggio, anche coloro che non hanno un account Diligent One.
    • Gruppi di utenti Selezionare i gruppi di utenti (Launchpad e Gruppi del workflow) con cui si desidera condividere il sondaggio. Solo gli utenti appartenenti a questi gruppi possono accedere al sondaggio.
  5. Distribuire il Sondaggio utilizzando uno dei seguenti metodi:
    • Per ottenere un collegamento anonimo che può essere reso disponibile ai potenziali intervistati, fare clic su Copia e incollare il collegamento nella propria posizione di distribuzione.

      Nota

      Quando si visita un collegamento di distribuzione, si viene reindirizzati a un'istanza univoca del sondaggio che ha il proprio URL. Assicurarsi di distribuire il collegamento che si copia direttamente dalla pagina di raccolta. Non condividere l'URL che viene visualizzato dopo aver cliccato sul collegamento di distribuzione.

    • Per inviare il Sondaggio a intervistati noti, nel campo Invia ai destinatari inserire un elenco di indirizzi e-mail separati da virgola, spazio o nuova riga, quindi fare clic su Invia.

Monitorare lo stato della risposta

  1. Apri l'applicazione Risultati.
  2. Andare alla raccolta che contiene il sondaggio.
  3. Sotto il nome del sondaggio, fare clic su Distribuisci sondaggio.
  4. Fare clic sulla scheda Monitora. Un messaggio Con risposta viene visualizzato accanto ai destinatari che hanno inviato risposte al sondaggio. Un messaggio Elemento in sospeso viene visualizzato accanto ai destinatari che non hanno ancora inviato risposte al sondaggio.
  5. Facoltativo. Per ricordare ai destinatari di rispondere al sondaggio, fare clic su Rinvia.

Disattivare un collegamento anonimo

  1. Apri l'applicazione Risultati.
  2. Andare alla raccolta che contiene il sondaggio.
  3. Sotto il nome del sondaggio, fare clic su Distribuisci sondaggio.
  4. Fare clic su Disattiva. Viene generato un nuovo collegamento e il collegamento originale viene disabilitato in qualsiasi posizione sia stato distribuito. Gli intervistati che fanno clic sul collegamento originale non possono più accedere al Sondaggio.

Inviare un questionario come rapporto dell'evento

I rapporti dell'evento sono tabelle che memorizzano le risposte ai questionari. È possibile inviare il questionario distribuendo un collegamento anonimo da compilare a intervistati sconosciuti. Ogni risposta viene memorizzata come record nel Rapporto dell'evento ed è possibile elaborare o creare rapporti su questi record.

Nota

Solo gli Amministratori di risultati, i Gestori professionali o gli Utenti professionali possono completare questa attività.

Prima di iniziare

Prima di distribuire un questionario, è necessario:

Quali dati vedono i destinatari

Quando si invia un questionario da una tabella di rapporto dell'evento, gli intervistati non vedono informazioni specifiche sui campi, anche se il questionario è impostato per mostrare i campi.

Distribuire il rapporto dell'evento

Dopo aver collegato il rapporto dell'evento al questionario, è possibile distribuire il rapporto dell'evento.

  1. Apri l'applicazione Risultati.
  2. Andare alla raccolta che contiene il rapporto dell'evento.
  3. Sotto il nome del rapporto dell'evento, fare clic su Distribuisci rapporto dell'evento. Il collegamento anonimo rimane attivo finché non viene disabilitato.

    Nota

    Se invece si visualizza un pulsante Aggiungi domande, significa che il questionario collegato non ha domande. Aggiungere le domande prima di distribuire il rapporto dell'evento.

  4. Selezionare l'opzione utente con cui si desidera condividere il rapporto dell'evento:
    • Chiunque (anche i non utenti): chiunque abbia il collegamento può accedere al rapporto dell'utente, anche coloro che non hanno un account Diligent One.
    • Gruppi di utenti Selezionare i gruppi di utenti (Launchpad e Gruppi del workflow) con cui si desidera condividere il rapporto dell'evento. Solo gli utenti appartenenti a questi gruppi possono accedere al rapporto dell'evento.
  5. Per ottenere un collegamento anonimo che può essere reso disponibile ai potenziali intervistati, fare clic su Copia e incollare il collegamento nella propria posizione di distribuzione.

    Nota

    Quando si visita un collegamento di distribuzione, si viene reindirizzati a un'istanza univoca del rapporto dell'evento che ha il proprio URL. Assicurarsi di distribuire il collegamento che si copia direttamente dalla pagina di raccolta. Non condividere l'URL che viene visualizzato dopo aver cliccato sul collegamento di distribuzione.

Disattivare un collegamento anonimo

  1. Apri l'applicazione Risultati.
  2. Andare alla raccolta che contiene il rapporto dell'evento.
  3. Sotto il nome del rapporto dell'evento, fare clic su Distribuisci rapporto dell'evento. Il collegamento anonimo rimane attivo finché non viene disabilitato.
  4. Per disattivare il collegamento anonimo esistente, fare clic su Disattiva. Viene generato un nuovo collegamento e il collegamento originale viene disabilitato in qualsiasi posizione sia stato distribuito. Gli intervistati che fanno clic sul collegamento originale non possono più accedere al Rapporto dell'evento.

Altre modalità di invio dei questionari

È possibile anche distribuire un questionario come parte di un sondaggio di valutazione, performance del controllo o certificazione, se si utilizzano queste funzionalità.