Lavorare con le tabelle

Le tabelle archiviano record di dati in righe e colonne. In casi specifici, le tabelle archiviano anche dati e metadati che supportano altre funzionalità in Diligent One. Dopo aver creato una Raccolta e un'Analisi per contenere una tabella, creare un tipo di tabella appropriato e importare i dati o distribuire il questionario associato per raccogliere le risposte.

Tipi di tabelle

Esistono diversi tipi di tabelle nell'applicazione Risultati. Ogni tipo è adatto a particolari tipologie di attività e dati, quindi è bene scegliere sempre quello che più si avvicina alle proprie esigenze.

• Analisi dei dati consente di archiviare i dati importati da Analytics o da un formato di file supportato. Questo tipo è ideale per gestire e automatizzare il rimedio dei record, per raccogliere maggiori informazioni sui record e per archiviare dati da utilizzare per creare visualizzazioni e rapporti.

• Sondaggio: consente di archiviare le risposte a un questionario che vengono distribuite tramite e-mail o un collegamento anonimo.

• Rapporto dell'evento: consente di archiviare le risposte a un questionario distribuito come collegamento anonimo.

• Progetti Queste tabelle consentono di archiviare dati e metadati che supportano le funzionalità nell'applicazione Progetti di Diligent One. Hanno un aspetto simile alle tabelle standard, ma presentano determinate funzionalità o limitazioni in base al proposito di una determinata tabella. Diligent One le genera autonomamente, quando necessario e non è possibile modificarle o eliminarle tramite l'applicazione Risultati. Per esempio:

  • Risultati utilizza queste tabelle per archiviare le risposte al questionario sulle performance del controllo o sulla certificazione per i progetti attivi. Queste tabelle vengono create automaticamente quando si abilitano le performance del controllo o le certificazioni nell'applicazione Progetti. È possibile identificarle tramite il collegamento ipertestuale Visualizza il progetto collegato nella raccolta a cui appartiene questa tabella.

• Sistema In casi specifici, le tabelle hanno un tipo diverso. Queste tabelle in genere archiviano dati e metadati che supportano altre funzionalità in Diligent One e possono avere determinate funzionalità o limitazioni in base al proposito di quella tabella. Diligent One genera queste tabelle autonomamente, quando necessario e non è possibile modificarle o eliminarle tramite l'applicazione Risultati. Per esempio:

  • Le tabelle di riferimento archiviano dati da un altro sistema, popolate da un robot, che è possibile visualizzare e utilizzare in Diligent One.

Limitazioni delle dimensioni della tabella

Ogni tabella contiene un massimo di:

• 100.000 record
• 500 colonne

  Nota

  È possibile importare fino a 100 colonne alla volta. Possono poi essere aggiunte più colonne utilizzando i questionari collegati o le esportazioni da Analytics che utilizzano una chiave primaria. Il numero combinato di colonne di dati e colonne di questionari non può superare 500. Le colonne dei metadati sono escluse da questo limite.

• 256 carattere per nome di campo, inclusi i caratteri vuoti (non si applica ai campi di dati individuali)

Prima di iniziare

Ogni tabella deve far parte di un'analisi e di una raccolta. Prima di iniziare a lavorare con le tabelle, assicurarsi che esistano queste strutture dati padre.

• Creare una raccolta
• Creare un'analisi

Creare una tabella

A seconda del flusso di lavoro della propria azienda, è possibile creare tabelle dall'applicazione Risultati o, nel caso di tabelle di analisi dei dati, anche da Analytics.

Creare una tabella da Risultati

1. Apri l'applicazione Risultati.

2. Accedere alla raccolta e all'analisi in cui si desidera che esista questa tabella.

3. Selezionare Aggiungi tabella > TableType. A seconda del prodotto Diligent One che si sta utilizzando, il pulsante Nuova tabella potrebbe essere Aggiungi sondaggio o Aggiungi rapporto dell'evento.

4. Immettere i dettagli della tabella:

   • Nel campo Nome, immettere un nuovo nome.

   • Facoltativo. Nella casella di testo Descrizione, immettere eventuali informazioni aggiuntive sulla tabella.

5. Completare i campi specifici per il tipo di tabella:

   Tipo di tabella	Campo	Descrizione
   Analisi dei dati	Nome dello script (facoltativo)	Il nome dello script o del processo utilizzato per generare il set di risultati. Non esiste alcuna associazione fisica tra il nome dello script in questo campo e l'elaborazione dello script in Analytics.
   Rapporto dell'evento	Questionario	Il questionario collegato che viene utilizzato per raccogliere le risposte archiviate nella tabella. È possibile selezionare un questionario esistente o fare clic su Crea nuovo per creare un nuovo questionario. Per maggiori informazioni, consultare Raccogliere le risposte dei questionari.
   Sondaggio

6. Fare clic su Crea.

   • Se si sta creando a partire da un'Analisi dei dati, si verrà reindirizzati alla pagina Importa dati dove si può iniziare il processo di importazione dei dati. Per maggiori informazioni, consultare Importare ed esportare dati.

   • Se si sta creando un Rapporto dell'evento o un Sondaggio, si verrà reindirizzati alla Raccolta dove è possibile distribuire il questionario per iniziare a raccogliere le risposte. Per maggiori informazioni, vedere Distribuire i questionari

Creare una tabella al di fuori di Risultati

È possibile creare un'Analisi dei dati da Analytics utilizzando il comando EXPORT. Consultare Esportare le eccezioni in Diligent One.

Modificare le impostazioni di una tabella

1. Apri l'applicazione Risultati.

2. Navigare alla raccolta e all'analisi che contiene la tabella che si desidera eliminare.

3. Per quella tabella, fai clic su e su Impostazioni.

4. Per aggiornare i dettagli della tabella:

   • Nel campo Nome, immettere un nuovo nome.

   • Nella casella di testo Descrizione, immettere eventuali informazioni aggiuntive sulla tabella.

5. Aggiornare i campi specifici per il tipo di tabella:

   Tipo di tabella	Campo	Descrizione
   Analisi dei dati e alcune tabelle di sistema (performance del controllo e certificazioni)	Nome dello script (facoltativo)	Il nome dello script o del processo utilizzato per generare il set di risultati. Non esiste alcuna associazione fisica tra il nome dello script in questo campo e l'elaborazione dello script in Analytics.
   	Chiave primaria	Il campo che identifica in modo univoco i record. Per maggiori informazioni, consultare Specificare una chiave primaria.
   	Informazioni sui record di e-mail e questionari	I campi che i destinatari possono vedere nei questionari e nelle notifiche e-mail di assegnazione dei questionari. È possibile selezionare qualsiasi dato importato, campi di metadati di Risultati e campi del questionario. È necessario selezionare almeno un campo. Per maggiori informazioni, consultare Personalizzare le e-mail del questionario e Inviare questionari dai record. Nota Se questa è una tabella di Certificazioni, i destinatari di certificazioni sequenziali vedono sempre le risposte precedenti, anche se si disattivano questi campi del questionario.
   Rapporti dell'evento	Gestire il questionario	Impostazioni per il questionario collegato che viene utilizzato per raccogliere le risposte archiviate nella tabella. Per maggiori informazioni, consultare Raccogliere le risposte dei questionari.
   Sondaggi

6. Facoltativo. Selezionare Pubblica automaticamente i dati di questa tabella come set di dati nel Centro attività per pubblicare continuamente i dati più aggiornati da utilizzare nella creazione della dashboard. Se si desidera mettere in pausa la pubblicazione automatica, deselezionare questa opzione.

Nota

Una volta che un set di dati viene creato, gli Amministratori di rapporti nell'applicazione Centro attività avranno accesso a tutti i record della tabella. La tabella dell'applicazione Risultati verrà pubblicata automaticamente a intervalli regolari, fissati per impostazione predefinita ogni 24 ore.

7. Fai clic su Salva.

Pubblicare i dati dell'applicazione Risultati sull'applicazione Centro attività

È possibile pubblicare i dati dei Risultati come set di dati nell'applicazione Centro attività, dove possono essere sfruttati dagli utenti con accesso come Amministratore di rapporti per creare dashboard personalizzate e, facoltativamente, pubblicarli sul sito Boards.

1. Apri l'applicazione Risultati.
2. Andare alla raccolta che contiene i dati che si desidera pubblicare nell'applicazione Centro attività e selezionarla. Si apre la tabella.
3. Per quella tabella, fare clic su e selezionare Pubblica nel Centro attività. Si apre la finestra di dialogo Pubblica nel Centro attività.
4. Fare clic su Pubblica. La finestra di dialogo viene chiusa e il set di dati diventa disponibile nell'applicazione Centro attività.
Nota

A seconda delle dimensioni del set di dati, potrebbe essere necessario del tempo prima che venga visualizzato nell'applicazione Centro attività. Una volta che il set di dati è stato creato/aggiornato, gli Amministratori di rapporti nell'applicazione Centro attività avranno accesso a tutti i record della tabella pubblicata.

Importante

Il set di dati nell'applicazione Centro attività non viene aggiornato automaticamente quando vengono apportate modifiche nella tabella Risultati corrispondente. Sarà necessario pubblicare nuovamente il set di dati nell'applicazione Centro attività per inviare le modifiche al set di dati per una creazione di rapporti aggiornata.

5. Facoltativo. Se si dispone dell'accesso come Amministratore di rapporti, è possibile creare e condividere dashboard personalizzate dall'applicazione Centro attività che possono essere collegate ai siti Boards. Consultare Gestire le dashboard nell'applicazione Centro attività e Diligent One: connettere le dashboard Centro attività con i siti Boards .

Pubblicare automaticamente dati dell'applicazione Risultati sull'applicazione Centro attività

Un Amministratore di risultati può garantire l'aggiornamento dei dati abilitando la pubblicazione automatica dei set di dati dell'applicazione Risultati. In questo modo, non è necessario pubblicare manualmente nuovi dati che devono essere condivisi con l'applicazione Centro attività per la creazione di dashboard aggiornate.

1. Apri l'applicazione Risultati.
2. Navigare alla raccolta e all'analisi che contiene la tabella che si desidera eliminare.
3. Per quella tabella, fai clic su e su Impostazioni.
4. Selezionare Pubblica automaticamente i dati di questa tabella come set di dati nel Centro attività per pubblicare continuamente i dati più aggiornati da utilizzare nella creazione della dashboard.
Nota

Una volta che un set di dati viene creato, gli Amministratori di rapporti nell'applicazione Centro attività avranno accesso a tutti i record della tabella. La tabella dell'applicazione Risultati verrà pubblicata automaticamente a intervalli regolari, fissati per impostazione predefinita ogni 24 ore.

5. Fai clic su Salva.

Mettere in pausa la pubblicazione automatica di dati dell'applicazione Risultati sull'applicazione Centro attività

Un Amministratore di risultati può mettere in pausa la pubblicazione automatica dei dati dell'applicazione Risultati nell'applicazione Centro attività in qualsiasi momento.

1. Apri l'applicazione Risultati.
2. Navigare alla raccolta e all'analisi che contiene la tabella che si desidera eliminare.
3. Per quella tabella, fai clic su e su Impostazioni.
4. Deselezionare Pubblica automaticamente i dati di questa tabella come set di dati nel Centro attività per mettere in pausa la pubblicazione automatica.
5. Fai clic su Salva.

Eliminare una tabella

Quando si elimina una tabella, tutti i trigger e i record associati vengono eliminati in modo permanente.

1. Apri l'applicazione Risultati.
2. Navi alla collezione e all'analisi che contiene la tabella che vuoi eliminare.
3. Per quella tabella, fai clic su e su Impostazioni.
4. In fondo alla pagina, esegui una delle seguenti operazioni:
   • Per eliminare tutti i record dalla tabella, fare clic su Elimina i record.
     Nota

     Questa opzione rimuove tutti i record dalla tabella e tutte le colonne di dati importate da un'altra origine. Non rimuove:

     • Le colonne generate da Diligent One come i metadati o quelle da questionari collegati
     • Le impostazioni di quella tabella
     • Le interpretazioni e le visualizzazioni (non riuscirai ad aprire nessuna interpretazione fino a quando i dati necessari per generare l'interpretazione sono disponibili).
     • Le metriche
     • Trigger
   • Per eliminare tutti i record dalla tabella, fare clic su Elimina tutto.
5. Fai clic su Elimina nella finestra di dialogo di conferma.

Mostrare o nascondere gli ID delle tabelle

A volte, è necessario conoscere l'ID di una tabella per poter interagire con essa tramite automazione, come quando si utilizza l'API di Diligent One, si scriver uno script o si imposta un robot. È possibile visualizzare questi ID accanto al nome di ogni tabella in qualsiasi raccolta in Risultati.

1. Apri l'applicazione Risultati.
2. Andare alla raccolta che contiene la tabella con un ID di cui si ha bisogno.
3. Nella parte superiore della pagina, fare clic su Mostra gli ID della tabella per attivarli o disattivarli. Quando questa opzione è attiva, l'ID di ogni tabella viene visualizzato accanto al suo nome.