Distribuindo questionários

Depois de criar um questionário, há várias formas de distribui-lo.

Altere o que os destinatários dos dados visualizam

Quando você envia um questionário de um registro ou como parte do desempenho do controle ou de uma certificação, os dados das colunas da tabela são exibidos para o destinatário como detalhes do registro, juntamente com o questionário. Todos os destinatários (incluindo pessoas que não usam o Diligent One) podem exibir dados de registro e baixar anexos. Isso inclui:

  • arquivos de apoio (rotulados Arquivos relacionados para destinatários)
  • anexos em campos do registro atual
  • os anexos em campos de outros registros (quando um questionário é enviado para vários registros ao mesmo tempo)
  • anexos de participantes anteriores do questionário (incluindo as respostas de rascunho)

Para alterar quais dados e anexos aparecem no questionário, é necessário alterar algumas configurações no questionário que você está enviando, bem como na tabela da qual ele é enviado.

Etapa 1: Considere quais dados você deseja que seus destinatários vejam

Antes de enviar questionários, considere quais dados você quer e quais não quer que os destinatários vejam. Preste atenção especial às questões de segurança ou privacidade, bem como ao contexto. Os destinatários precisam de contexto suficiente para entender o que você está pedindo deles, mas muita informação pode confundi-los ou expor informações que não são para eles.

Etapa 2: Alterar as configurações do questionário

  1. Abra o aplicativo Resultados.
  2. Abra a coleção que contém ou conterá o questionário que você quer modificar.
  3. Adicione ou edite o questionário que você deseja enviar.
  4. Ao configurar o questionário, em Detalhes do questionário, escolha Mostrar campos selecionados do registro para a Visualização do respondente.

    Observação

    Você também pode selecionar Ocultar todos os campos do registro. No entanto, isso removerá o contexto que o participante poderá precisar para responder as perguntas com eficácia. Além disso, isso não impede necessariamente que os campos apareçam no e-mail que convida alguém a responder a um questionário. Você mudará isso na próxima etapa.

  5. Salvar o questionário.

Etapa 3: Alterar as configurações da tabela

  1. Retorne à coleção que contém a tabela da qual você está enviando o questionário.
  2. Altere as configurações da tabela da qual você quer enviar o questionário.
  3. Ao configurar a tabela, em Informações de registro de e-mail e questionário, escolha os campos que você deseja incluir no questionário.
  4. Clique em Salvar.

Etapa 4: Distribuir uma pesquisa

Consulte Enviar um questionário a partir de um registro ou Outras formas de enviar questionários abaixo.

Enviar um questionário a partir de um registro

Você pode enviar um questionário a partir de um registro para coletar informações adicionais sobre os dados nesse registro. Você pode fazer isso para um único registro ou para vários registros ao mesmo tempo.

Para registros individuais

  1. Abra o aplicativo Resultados.
  2. Vá para a tabela apropriada em uma coleção.
  3. Na tabela, clique no registro sobre o qual você deseja enviar um questionário. O painel Registros do Processo abre no lado direito da tela. Você pode percorrer os registros usando as setas para cima e para baixo no canto superior direito do painel. No entanto, se você selecionou registros usando a coluna à esquerda, essas setas percorrem todos os registros visíveis, não apenas os registros que você selecionou.
  4. Na parte inferior do painel, clique em Processar registro nº n.
  5. Clique em Enviar Questionário. O painel Enviar um questionário abre.
  6. Na seção Destinatário, especifique o usuário que você quer que responda ao questionário. Se você selecionar você mesmo, não há convite por e-mail e o questionário abre em uma nova guia.
  7. Na lista Questionário, selecione o questionário para enviar.

    Observação

    Se você for um Executivo de Falhas ou Usuário Colaborador, pode selecionar apenas questionários já vinculados à tabela.

  8. Opcional. Em Adicionar arquivos de instruções, carregue um ou mais arquivos de apoio para anexar ao envio do questionário. Os arquivos são incluídos em uma coluna reservada na tabela associada.

    Observação

    Por motivos de segurança, o Diligent One não aceita anexos de arquivo com as seguintes extensões: .bat, .com, .dmg, .exe ou .scr.

  9. Opcional. Na seção Enviar o questionário por e-mail personalize a mensagem de e-mail que o destinatário recebe quando você envia o questionário:
    1. No campo Assunto do e-mail, insira o texto de assunto de e-mail.
    2. No campo Mensagem de e-mail, insira o texto da mensagem do e-mail.

    Observação

    Essa é uma personalização de e-mail ad-hoc. O texto fornecido é usado uma vez e não afeta o modelo padrão usado com o questionário. Para personalizar o modelo padrão do questionário, consulte Personalização de e-mails de questionário.

  10. Execute uma das seguintes ações:
    • Se tiver atribuído um questionário a você mesmo, clique em Abrir. O questionário abre em uma nova janela do navegador.
    • Se você enviar o questionário a um destinatário designado, clique em Enviar.

    As respostas são capturadas na tabela especificada, com cada resposta a cada pergunta definida como campo distinto. Para obter mais informações, consulte Vinculando tabelas a questionários.

Para registros em massa

  1. Abra o aplicativo Resultados.
  2. Vá para a tabela apropriada em uma coleção.
  3. Para selecionar os registros para enviar questionários em massa, execute uma das seguintes ações:
    • Para processar todos os registros visíveis, marque a caixa de seleção no cabeçalho da coluna.
    • Para processar um subconjunto dos registros visíveis, marque dois ou mais registros.

    O painel Registros do Processo abre no lado direito da tela. Você pode percorrer os registros usando as setas para cima e para baixo no canto superior direito do painel. No entanto, essas setas percorrem todos os registros visíveis, não apenas os registros que você selecionou.

  4. Na parte inferior do painel Registros do Processo, clique em Processarn registros verificados. A Exibição de Tabela exibe apenas os registros selecionados e você pode ver quais registros estão sujeitos a qualquer ação de processamento em massa que você fizer. Você pode sair da revisão clicando em Voltar para todos os registros no painel Registros do Processo.
  5. Clique em Enviar Questionário. O painel Enviar um questionário abre.
  6. Na seção Destinatário, especifique o usuário que você quer que responda ao questionário. Se você selecionar você mesmo e um questionário para todos os registros, não há convite por e-mail e o questionário abre em uma nova guia.
  7. Na lista Questionário, selecione o questionário para enviar.

    Observação

    Se você for um Executivo de Falhas ou Usuário Colaborador, pode selecionar apenas questionários já vinculados à tabela.

  8. Opcional. Em Adicionar arquivos de instruções, carregue um ou mais arquivos de apoio para anexar a cada envio do questionário. Os arquivos são incluídos em uma coluna reservada na tabela associada.

    Observação

    Por motivos de segurança, o Diligent One não aceita anexos de arquivo com as seguintes extensões: .bat, .com, .dmg, .exe ou .scr.

  9. Selecione um dos seguintes:
    • Um questionário por registro o destinatário deve responder a um questionário para cada registro que for selecionado. Cada resposta é gravada individualmente para cada registro.
    • Um questionário para todos os registros o destinatário deve responder a um questionário. A resposta única é gravada para todos os registros selecionados.
  10. Opcional. Na seção Enviar o questionário por e-mail personalize a mensagem de e-mail que o destinatário recebe quando você envia o questionário:
    1. No campo Assunto do e-mail, insira o texto de assunto de e-mail.
    2. No campo Mensagem de e-mail, insira o texto da mensagem do e-mail.

    Observação

    Essa é uma personalização de e-mail ad-hoc. O texto fornecido é usado uma vez e não afeta o modelo padrão usado com o questionário. Para personalizar o modelo padrão do questionário, consulte Personalização de e-mails de questionário.

  11. Execute uma das seguintes ações:
    • Se tiver atribuído um questionário a você mesmo, clique em Abrir. O questionário abre em uma nova janela do navegador.
    • Se você enviar o questionário a um destinatário designado, clique em Enviar.

Enviar um questionário como pesquisa

As Pesquisas são tabelas que armazenam respostas a questionários. Você pode enviar o questionário a uma lista de destinatários conhecidos ou distribuí-lo como um link anônimo para preenchimento por participantes desconhecidos. Cada resposta é armazenada como um registro na Pesquisa. Esses registros podem ser processados ou exibidos em relatórios.

Antes de começar

Antes de implantar um questionário como uma pesquisa, você deve:

  1. Criar um questionário e adicionar perguntas a ele consulte Criando questionários
  2. Criar uma tabela de Pesquisa consulte Trabalhando com tabelas

O que os destinatários dos dados visualizam

Quando você envia um questionário a partir de uma tabela de relatório de eventos, os participantes não veem informações de campo específicas, mesmo que o questionário esteja definido para mostrar campos.

Opções de distribuição

Você pode distribuir questionários de pesquisa para um endereço de e-mail ou como um link anônimo.

Endereços de e-mail

Você fornece uma lista de destinatários conhecidos, incluindo usuários que não são do Diligent One, que recebem um e-mail contendo um link seguro exclusivo para o questionário. Os participantes podem responder uma única vez, e você pode rastrear o status da resposta.

Observação

Participantes com uma conta do Diligent One associada que forem membros da organização deverão fazer a autenticação ao clicar no link para responder à pesquisa.

Link anônimo

Você cria um único link seguro, disponível para possíveis participantes em um local central como um formulário na web. Os participantes acessam o questionário clicando no link e podem responder esse questionário várias vezes, até que o link seja desativado. As respostas são anônimas e não é possível rastrear o status do participante.

Depois que você clica em Distribuir Pesquisa, o link anônimo fica ativo até você desativá-lo.

Distribuir a pesquisa

Observação

Somente Administradores, Gerentes Profissionais ou Usuários Profissionais do aplicativo Resultados podem concluir essa tarefa.

  1. Abra o aplicativo Resultados.
  2. Vá para a coleção que contém a pesquisa.
  3. Abaixo do nome da pesquisa, clique em Distribuir pesquisa.

    Observação

    Se você vir um botão Adicionar perguntas, significa que o questionário vinculado não tem perguntas. Adicione perguntas antes de distribuir a pesquisa.

  4. Selecione a opção de usuário com o qual deseja compartilhar a pesquisa:
    • Qualquer pessoa (mesmo não usuários) Qualquer pessoa com o link pode acessar a pesquisa, inclusive aquelas sem uma conta da Diligent One.
    • Grupos de usuários Selecione os grupos de usuários (grupos de Fluxo de Trabalho/Launchpad) com os quais deseja compartilhar a pesquisa. A pesquisa só pode ser acessada por esses grupos de usuários.
  5. Distribua a pesquisa por meio de um destes métodos:
    • Para obter um link anônimo que você pode disponibilizar para os participantes, clique em Copiar e cole o link em seu local de distribuição.

      Observação

      Quando você acessa um link de distribuição, é redirecionado para uma instância exclusiva da pesquisa que tem sua própria URL. Distribua o link copiado diretamente da página de coleção. Não compartilhe a URL que vir após clicar no link de distribuição.

    • Para enviar a Pesquisa a destinatários conhecidos, no campo Enviar para Destinatários, insira uma lista de endereços de e-mail separados por vírgula, espaço ou nova linha e clique em Enviar.

Rastrear status da resposta

  1. Abra o aplicativo Resultados.
  2. Vá para a coleção que contém a pesquisa.
  3. Abaixo do nome da pesquisa, clique em Distribuir pesquisa.
  4. Clique na guia Rastrear. Uma mensagem Respondeu aparece ao lado dos destinatários que enviaram respostas à pesquisa. Uma mensagem Pendente aparece ao lado dos destinatários que ainda não enviaram respostas à pesquisa.
  5. Opcional. Para lembrar os destinatários de responderem à Pesquisa, clique em Reenviar.

Desativar um link anônimo

  1. Abra o aplicativo Resultados.
  2. Vá para a coleção que contém a pesquisa.
  3. Abaixo do nome da pesquisa, clique em Distribuir pesquisa.
  4. Clique em Desativar. Um novo link é gerado e o link original é desativado em todos os locais onde foi implementado. Os participantes que clicarem no link original não conseguirão acessar novamente a Pesquisa.

Enviar um questionário como relatório de evento

Os Relatórios de eventos são tabelas que armazenam respostas a questionários. Você pode enviar o questionário distribuindo um link anônimo para preenchimento por participantes desconhecidos. Cada resposta é armazenada como um registro no Relatório de eventos. Esses registros podem ser processados ou exibidos em relatórios.

Observação

Somente Administradores, Gerentes Profissionais ou Usuários Profissionais do aplicativo Resultados podem concluir essa tarefa.

Antes de começar

Antes de implementar um questionário, você precisa:

O que os destinatários dos dados visualizam

Quando você envia um questionário a partir de uma tabela de relatório de eventos, os participantes não veem informações de campo específicas, mesmo que o questionário esteja definido para mostrar campos.

Distribuir o relatório de evento

Depois de vincular o relatório de evento ao questionário, você pode distribuí-lo.

  1. Abra o aplicativo Resultados.
  2. Vá para a coleção que contém o relatório de eventos.
  3. Abaixo do nome do relatório de eventos, clique em Distribuir relatório de eventos. O link anônimo permanece ativo até que você o desabilite.

    Observação

    Se você vir um botão Adicionar perguntas, significa que o questionário vinculado não tem perguntas. Adicione perguntas antes de distribuir o relatório de eventos.

  4. Selecione a opção de usuário com o qual deseja compartilhar o relatório de eventos:
    • Qualquer pessoa (mesmo não usuários) Qualquer pessoa com o link pode acessar o relatório de eventos, inclusive aquelas sem uma conta da Diligent One.
    • Grupos de usuários Selecione os grupos de usuários (grupos de Fluxo de Trabalho/Launchpad) com os quais deseja compartilhar o relatório de eventos. O relatório de eventos só pode ser acessado por esses grupos de usuários.
  5. Para obter um link anônimo que você pode disponibilizar para os participantes, clique em Copiar e cole o link em seu local de distribuição.

    Observação

    Quando você acessa um link de distribuição, é redirecionado para uma instância exclusiva do relatório que tem sua própria URL. Distribua o link copiado diretamente da página de coleção. Não compartilhe a URL que vir após clicar no link de distribuição.

Desativar um link anônimo

  1. Abra o aplicativo Resultados.
  2. Vá para a coleção que contém o relatório de eventos.
  3. Abaixo do nome do relatório de eventos, clique em Distribuir relatório de eventos. O link anônimo permanece ativo até que você o desabilite.
  4. Para desativar o link anônimo existente, clique em Desativar. Um novo link é gerado e o link original é desativado em todos os locais onde foi implementado. Os participantes que clicarem no link original não conseguirão acessar o Relatório de Eventos.

Outras formas de enviar questionários

Você também pode distribuir um questionário como parte de uma pesquisa de avaliação, desempenho do controle ou certificação, se estiver usando esses recursos.