Veelgestelde vragen over Projecten

Projecten is een app waarmee u het werk in uw team en organisatie kunt plannen, beheren, uitvoeren en rapporteren. De Projecten-app biedt u een volledig geautomatiseerde oplossing voor werkpapieren, die bedoeld is voor auditbeheer, nalevingsbeheer, operationeel risicobeheer, en monitoring van risico's en controles.

Zie Aan de slag met Projecten voor meer informatie.

Workflows definiëren de componenten die beschikbaar zijn in een project. Bij het kiezen van een workflow moet u rekening houden met:

• het type project dat u wilt maken
• of het project eenvoudig of complex is

Projecttypen definiëren de structuur van een project, inclusief de terminologie die in het project gebruikt wordt. De standaard termen die in Projecten worden gebruikt, zijn afhankelijk van het projecttype dat u selecteert.

Zie Workflows en projecttypen voor meer informatie.

Verschillende groepen professionals gebruiken verschillende woorden om hetzelfde concept te omschrijven. Zo noemt de ene groep een 'test' een 'procedure', terwijl de andere groep een 'bevinding' een 'observatie' noemt.

U kunt de terminologie die gebruikt wordt in projecttypes aanpassen, de bestaande projecttypes die beschikbaar zijn in de Projecten-app wijzigen, of nieuwe projecttypes aanmaken.

Zie Termen, velden en meldingen aanpassenvoor meer informatie.

Ja. U kunt projecten hergebruiken of een op maat gemaakt projectsjabloon aanmaken door projecten door te sturen.

Zie Projecten doorsturen voor meer informatie.

U kunt inhoud in bulk naar de Projecten-app uploaden indien u een van de volgende handelingen moet uitvoeren:

• tijdrovende handmatige gegevensinvoer vermijden
• gegevens vanuit een ander systeem migreren
• additionele websites gebruiken om gegevens in te voeren

Zie Content in bulk uploaden of importeren voor meer informatie.

Met behulp van Raamwerken kunt u een gestructureerde set van informatie onderhouden die u kunt gebruiken om projecten aan te maken.

Zie Overzicht Raamwerken voor meer informatie.

Ja. U kunt beoordelingsfactoren aanmaken op basis van een metriek in Resultaten om beoordelingen van risico's en controles te automatiseren en belangrijke belanghebbenden op de hoogte te stellen wanneer er wijzigingen optreden.

Zie Operationele risico- en controlebeoordelingen automatiseren voor meer informatie.

U kunt Nalevingskaarten gebruiken om industrienormen en voorschriften te koppelen aan uw controleraamwerk.

Nalevingskaarten is een nalevingsbeheerfunctionaliteit en een contentsysteem dat een centrale locatie biedt om:

• toepasselijke voorschriften en normen te identificeren
• een lijst met vereisten te harmoniseren voor alle toepasselijke voorschriften en normen
• controles in raamwerken in kaart te brengen met voorwaarden
• testresultaten en problemen samen te voegen om de nalevingsstatus in realtime te volgen en erover te rapporteren

Zie Overzicht van nalevingskaartenvoor meer informatie.

U kunt Missiecontrole gebruiken om controles in alle projecten te bekijken, inzicht te krijgen in het concept, de effectiviteit en de prestaties van controles, en om gemakkelijk informatie over controles te kunnen updaten binnen één centrale locatie.

Missiecontrole is een app die controle-informatie vanuit Projecten in een vereenvoudigde en gecentraliseerde weergave presenteert.

Zie Overzicht van Missiecontrolevoor meer informatie.

Ja. Gebruikers met een rol als Bijdrager-beheerder, Bijdrager-tester of Bijdrager-gebruiker binnen een project kunnen met teams samenwerken via het Bijdragerdashboard.

Zie Bijdragersrollen in Projecten meer informatie .

• Om details over het controleconcept vast te leggen, kunt u de pagina Stapsgewijze beschrijvingen gebruiken.
• Om testresultaten vast te leggen, kunt u de pagina Testen gebruiken.

  Zie Procedures uitvoeren en controles testen voor meer informatie.

U kunt omissies of deficiënties in controles vastleggen zodra u die vaststelt.

Voor meer informatie raadpleegt u Problemen vastleggen.

U kunt acties bij problemen toevoegen met behulp van het subtabblad Opvolging & correctie op de pagina Probleemdetails, en acties toewijzen aan belanghebbenden om de opvolgingsmaatregelen te identificeren bij het corrigeren binnen een bepaald zakelijk onderwerp. Ook kunt u herinneringen voor uzelf instellen om problemen te hertesten of de uren die aan het hertesten zijn besteed bij te houden door acties aan uzelf toe te wijzen.

Zie Acties vastleggen voor meer informatie.

U kunt backups maken van uw rapporten en een efficiënt beoordelingsproces faciliteren met behulp van de Verwijzingsmodus.

Zie Bewijs aanvoeren voor meer informatie .

U kunt documentatie aanvragen bij bedrijfseigenaren of andere belanghebbenden door een aanvraag toe te voegen in de Projecten-app en deze toe te wijzen aan de relevante beantwoorder. De beantwoorder ontvangt een melding per e-mail met een link waarmee de aanvraag geopend kan worden, waarbij hij/zij de optie heeft om een bijlage bij te voegen en/of een opmerking te posten.

Zie Documentatie verzoeken voor meer informatie.

U kunt taken gebruiken als een samenwerkingsmiddel tussen teamleden en beoordelaars. U kunt ook taken aan uzelf toewijzen om herinneringen voor uzelf aan te maken.

Als u een taak aan een persoon toewijst, dan wordt die persoon daar per e-mail van op de hoogte gesteld. Het taakitem wordt dan aan uw takenlijst en aan de takenlijst van de toegewezene toegevoegd.

Zie Taken toewijzen voor meer informatie.

Als u eenmaal alle relevante informatie op een pagina hebt gedocumenteerd, dan kunt u uw werkzaamheden goedkeuren en een andere persoon binnen uw team aanwijzen om uw werkzaamheden te beoordelen.

Zie Werkzaamheden beoordelen en goedkeuren voor meer informatie.

Ja. U kunt Offline projecten gebruiken om werkzaamheden binnen de Projecten-app voort te zetten in een offline omgeving.

Zie Offline projecten gebruiken voor meer informatie.

Ja, u kunt Diligent HighBond voor iOS of voor Android gebruiken om bewijsmateriaal vast te leggen. Bij het verzamelen van informatie kunt u een foto maken, geluidsfragmenten en filmpjes opnemen en documenten inscannen. Ingescande documenten kunnen als PDF's gegenereerd en gedownload worden met behulp van de camera op de iPad.

Zie Diligent HighBond voor iOS of Android meer informatie.

U kunt de Planner gebruiken, een interactieve Gantt-grafiek waarmee u op een gemakkelijke manier projecten kunt aanmaken en de tijdslijnen en datums van projecten kunt beheren.

Zie Projecten plannen voor meer informatie.

U kunt de Planner gebruiken om overzicht te krijgen over de werkopdrachten en beschikbaarheid van uw team en om er al vroeg voor te zorgen dat teams niet te veel werk toegewezen krijgen of te weinig teamleden bevatten.

Zie Bronnen inplannen voor meer informatie.

U kunt de informatie die op de Projecten-startpagina beschikbaar is, beoordelen om alle projecten te volgen binnen de Diligent One-instantie en gedetailleerde informatie over de projectvoortgang te bekijken in het projectbeheertabblad Voortgang.

Zie de Projectvoortgang volgen voor meer informatie.

Organisaties die met Audit, SOX, Naleving en professionele dienstverlening te maken hebben, dienen vaak omwille van rapportagedoeleinden de tijd bij te houden die ze zowel binnen als buiten het project hebben besteed. De meest efficiënte manier om tijd bij te houden en tijdpagina's te beheren is de Urenregistratie-app.

Zie Overzicht van Urenregistratie voor meer informatie.

Ja. Om een project op uw lokale computer of netwerk buiten de Projecten-app op te slaan, kunt u een back-up maken van uw project en het exporteren. U kunt de Back-up/Export-functie gebruiken om uw projectresultaten te delen met andere teamleden, externe auditors en toezichthouders.

Zie voor meer informatie Back-ups maken van projecten en ze exporteren.

Ja. U kunt uw project archiveren als het voltooid is, of als u de instellingen hebt afgerond van een project dat u als een projectsjabloon wilt gebruiken. Als u specifieke projectitems wilt terughalen of bekijken, kunt u het project dearchiveren.

Zie Projecten archiveren en dearchiveren voor meer informatie.

U kunt rapporten downloaden om gemakkelijk informatie uit de Projecten-app te halen, de projectvoortgang en goedkeuringen te bekijken en informatie naar externe belanghebbenden te sturen.

Er zijn diverse soorten rapporten die u kunt downloaden:

• Vooraf opgestelde rapportenStandaardrapporten die u met één klik kunt aanmaken en die zich automatisch ontwikkelen naarmate het project vordert.
• Aangepaste probleemrapportenAanpasbare rapporten waarmee u over problemen kunt rapporteren binnen alle projecten in de Diligent One-instantie.
• ImpactrapportenEen op abonnementen gebaseerde service waarmee u een éénklikrapportsjabloon kunt definiëren, aangepast aan uw behoeften.

Voor meer informatie raadpleegt u Vooraf opgestelde en aangepaste rapporten downloaden.

U dient een abonnement en een ondersteunde browser te hebben om de Projecten-app te kunnen openen.

Zie Systeemvereisten voor meer informatie.

Voordat u de Projecten-app gebruikt, dient een Systeembeheerder gebruikers aan de startpagina van Platform toe te voegen en gebruikers de juiste toegang toe te wijzen in de Projecten-app.

Zie Machtigingen Projecten-app voor meer informatie.

Er bestaat een reeks aan keuze-instellingen die u te allen tijde kunt configureren:

• de termen aanpassen die in de Projecten-app worden weergegeven
• rapportkleuren en logo's aanpassen
• projectinstellingen wijzigen
• entiteitstagging instellen

Zie Instellingen van Projecten-app voor meer informatie.